2 мая 2018

Марафон «ДеХВОСТинг». Сезон весна-лето 2018. День 3. Оптимизация и «хвосты-минутки»

4937 просмотров

Светлана Покровская
Создатель проекта «ДеХВОСТинг». Работаю генеральным директором ООО «Система Турбизнеса». Занимаюсь бухгалтерским обслуживанием организаций с различными видами налогообложения. Провожу семинары и курсы по обучению менеджеров по туризму и обучаю бухгалтеров в турагентской деятельности.
  • dexvosting.ru
  • Добрый день, Друзья! В понедельник и вторник вы уже составили список «хвостов», дали им «шуточные имена» и возможно уже уменьшили количество «хвостов» из списка.

    Надеюсь, ваш «Дневник по зачистке хвостов»  начинает превращаться в настоящий «штаб-инструмент» по тотальной зачистке «хвостов».

    Сегодня мы приступим к зачистке «хвостов-минуток», а также подумаем, как можно оптимизировать процессы.

    Это дела, которые не занимают много времени. Но если их не делать, в итоге (дня, недели, месяца) может скопиться огромная гора, которую невозможно выполнить за несколько минут.

    Очень удобно такими «хвостиками» заниматься во время «переменок», или когда чувствуешь спад энергии.

    Список «хвостов-минуток» спасает меня от ощущения перегрузки и хаоса. Отдельный список (лучше его распечатать) позволяет быстро определить, каким делом можно заняться прямо сейчас.

    Принцип работы с «хвостами-минутками» такой же, как и по всем остальным «хвостам».

    1.    Копируем их из общего списка в отдельную вкладку.

    2.    Делаем цветное распределение по действиям (план/сделано/отменено/перенесено/делегирование).

    3.    Определяем сроки исполнения.

    4.    Если ваши «хвосты-минутки» имеют обыкновение регулярно повторяться, попробуйте фиксировать их дополнительно в «таблице маленьких шагов». Это предотвратит появление новых «хвостов-гигантов» и поможет равномерно распределить нагрузку.

    Для более результативного процесса по «зачистке», выберите день-интенсив, в который вы будете заниматься исключительно «хвостами-минутками». Например, по средам это можно делать в группе «Что можно успеть за 100 дней» вместе с приверженцами метода Pomodoro из ПРОДУКТИВНАЯ СРЕДА.

    Главное, отбросить все отговорки и причины, чтобы не «слиться». Для дел, которые занимают меньше 15 минут, существует высокий риск «откладывания».

    Еще сегодня хотелось бы подумать и поговорить об ОПТИМИЗАЦИИ.

    Сделайте ОПТИМИЗАЦИЮ «словом месяца» на май. И мозг сразу даст нужный посыл к выполнению дел. Я это практикую не только на себе, но и на своих сотрудниках. Мы договорились взять такое слово на апрель - и результаты действительно не заставили себя ждать.

    Предлагаю взглянуть на «Общий список хвостов» и подумать, что и как можно оптимизировать, чтобы сократить время на «зачистку».

    Делегирование —  это тоже элемент оптимизации.

    Если во время обработки списка вам будут приходить идеи, которые нужно потом продумать, запишите их сразу в «Ловушку идей»:

    Устройте себе небольшой «мозговой штурм» проанализируйте «Общий список» и ответьте на дополнительные вопросы:

    - Сколько времени потребуется на то, чтоб полностью закрыть каждый «хвост».

    - Если задача объемная и требует более одного месяца, распределите нагрузку и напишите, сколько времени сможете уделять ей в течение месяца?

    - Какие задачи можно делегировать? Сколько это будет «стоить»?

    - Как можно сделать то же самое более эффективно?

    Изучите материалы по типам ваших «хвостов-минуток», возможно, есть лайфхаки, о которых вы не знали и которые значительно сократят время и исключат появление новых хвостов. Их можно добавлять в «ловушку идей».

    Например: Под контролем: 10 советов по работе с электронной почтой

    Сегодня в группе «Что можно успеть за 100 дней»  проходит «Продуктивная среда». Можно в игровой форме устроить зачистку «хвостов» с командой любителей Pomodoro.

    Успешной вам «зачистки»!

    Все задания марафона «ДеХВОСТинг» — в разделе «Проекты»

     

    Саморазвитие#Инструменты#Минимализм#Планирование