Работа с электронной почтой — неотъемлемая часть нашей жизни. К сожалению, редко кто может похвастаться устраивающим его количеством получаемых писем и временем, которое тратится на их обработку.

Скорее, можно услышать, что писем во входящих слишком много, а соотношение полезной информации к информационному шуму удручающе мало.

Не претендуя на решение, которое бы подошло всем и сразу, хочу поделиться своими принципами организации эффективной обработки электронной почты. Следуя этим простым советам, вы, наверняка, сможете уделять больше времени действительно важным задачам, не испытывая лишнего стресса по поводу своего почтового ящика.

Отключите оповещения о новых письмах

Пожалуй первый номер в списке того, что разрушает наши концентрацию и фокус — это оповещения о пришедших письмах. Ваше внимание и сосредоточенность — конечный ресурс. Не стоит тратить его на то, что бы узнавать, что нового появилось в вашем почтовом ящике. Настоятельно советую выключить оповещения почтовой системы на копьютере и смартфоне.

Проверяйте почту по вашему личному графику от одного (в идеале) до трех-четырех раз в день. Если боитесь пропустить действительно важное письмо, есть способы получать выборочные уведомления о действительно важных письмах.

Не проверяйте почту утром

Ваши входящие наполнены стараниями и задачами других людей. Верный способ отложить собственные важные проекты и задачи «на потом» — начать свой день с проверки почты. Так же у многих утро — это период высокой работоспособности. Берегите его и тратьте на что-нибудь действительно ценное.

Отпишитесь от рассылок

Интерес ко всему новому — нормальное качество любого человека. Однако количество новостей в современном мире давно превысило человеческие возможности следить за ними даже поверхностно. Избавьтесь от чувства вины по поводу количества непрочитанных сообщений из RSS лент, новостных рассылок и социальных сетей. Меньшее количество писем позволяет вам тратить меньше времени на работу с почтой. Важные новости найдут вас сами, поверьте.

Используйте фильтры

Какую бы почтовую систему вы не использовали, наверняка в ней есть возможность автоматической фильтрации и сортировки входящей почты. Сделайте себе подарок — разберитесь с этой функцией, она способна сэкономить вам немало времени и концентрации внимания.

Массовые рассылки, сообщения информационных систем и подобные вещи можно автоматически отфильтровывать в отведенные им папки и читать по мере возможности. В особо тяжелых случаях можно отфильтровывать письма, в которых вы стоите в копии.

Кроме раскладывания по папкам, фильтры способны и на другие действия: полезным может, например, оказаться автоматическая пересылка.

Освойте методику Inbox Zero

Многие привычки требуют первоначальных инвестиций вашего времени, усилий и других ресурсов. «Пустые входящие» или как говорят на западе Inbox Zero — одна из эффективных методик работы с почтой, освоение которой, по моему глубокому убеждению, однозначно окупается. Огромный плюс этой методики — она позволяет обращаться к одному письму лишь один раз, в разы увеличивая вашу продуктивность.

Выучите горячие клавиши

Выучите клавиатурные команды вашей почтовой системы. Начать можно с базовых вещей, таких, как создание и отправка письма, ответ, пересылка, открытие следующего непрочитанного письма.

Помимо экономии времени (надо признать, не очень большой), использование горячих клавиш позволяет вам беречь состояние потока, поступательного момента обработки почты, прерываемого пусть небольшой, но критичной паузой для поиска мышью подходящей кнопки на экране.

Наш мозг «ухватывается» за эту паузу, считая ее завершением задачи, и, чтобы начать работу со следующим письмом, вам требуется очередное микро-усилие, расходующее конечный запас вашей работоспособности.

Пишите короткие письма

По моему опыту, длинные письма никто не любит (и многие не читают). Если же ваше письмо никак не получается коротким (лимит вы можете установить сами — для меня, например, это пять предложений), то лучшая стратегия в этом случае — прислать ссылку на страницу портала.

Ваше письмо с самым лучшим и понятным объяснением тихо умрет в чужом почтовом ящике. Размещенная же в сети инструкция будет приносить пользу вашим коллегам постоянно.

При затруднениях — меняйте среду коммуникации

Если речь идет о запутанном вопросе — лучше сразу перенести общение из почты в другую среду. Телефон, видеозвонок или личная встреча и помогут вам найти решение, и сэкономят время, которое уйдет на написание письма у одной стороны и чтение и прояснение вопросов (а это очередной виток переписки) у другой.

Используйте расширенные возможности поиска

Довольно много времени можно сэкономить, изучив систему поиска вашей почтовой системы. Расширенные возможности поиска позволят вам быстро находить любые сообщения, казалось бы, безнадежно затерявшиеся в вашем почтовом ящике.

Вам пригодится возможность искать по отправителю, наличию и типу приложения, ключевым словам как в заголовке, так и в теле письма, и так далее.

Используйте письма для автоматизации ваших календарей, списков задач и других систем

Во многих почтовых системах есть возможность создавать на основе писем календарные события и задачи — это отличная возможность экономить усилия на создании напоминаний о сроках выполнения по присланному письму. Такая привычка поможет вам не забывать о назначенных сроках.

Так же вы можете автоматизировать ряд задач с помощью простой пересылки писем на специальные адреса. Создание карточек в Evernote и Trello, загрузка прикрепленных файлов в Dropbox или Google Drive, пересылка документов для отложенного чтения в Kindle — вот далеко неполный список действий, которые можно выполнять, не покидая вашей почтовой системы.

Конечно, тема эффективной работы с почтой на этом не исчерпывается. Буду рад вашим замечаниям и вопросам в комментариях.

Все статьи #Интернет #Лайфхак #Продуктивность