11 февраля 2022

Как найти первопричину спада продуктивности с помощью метода 5 «Почему?»‎

1349 просмотров

Karine Bengualid
Писатель, копирайтер, автор блога superhuman.com.
  • linkedin.com/in/bengualid
  • Мы все стремимся быть более продуктивными. Но значит ли это, что мы должны просыпаться с рассветом на утреннюю тренировку, выкраивать три часа на дополнительный проект, и все это до начала рабочего дня?

    Определенно нет! Как минимум, не каждому из нас это нужно.

    Быть продуктивным — значит разумно использовать свое время. Это значит успевать больше в отведенное время, браться за приоритетные задачи вместо того, чтобы тратить время на маловажные задачи, отнимающие кучу времени.

    Быть продуктивным — также значит доводить дела до конца. Нет ничего лучше ощущения, когда ты вычеркиваешь что-то из списка задач. И, конечно, быть продуктивным — значит больше времени отводить для того, что приносит вам удовольствие — проводить время с семьей и друзьями, оттачивать навык, заниматься хобби или углубляться в изучение профессии.

    Когда ваша продуктивность падает, это усиливает чувство беспокойства и повышает уровень стресса, поскольку у вас не хватает времени на достижение своих целей и на то, что для вас действительно важно. Понимая причины спада, вы сможете вернуться на правильный путь.

    Что такое метод 5 «Почему?»‎, и как он может вам помочь

    Техника 5 «Почему?»‎  была разработана в 1930-х годах Сакиши Тойода, основателем автомобильной компании Toyota Industries. Идея проста: задавайте себе вопрос «Почему?» не менее пяти раз.

    Вы будете похожи на любопытного ребенка-почемучку, надоедающего родителям, но преобразующую пользу от такого действия ощутите вне всякого сомнения.

    Решения устраняют симптомы и часто являются временным спасением, тогда как контрмеры — это превентивные действия, которые предотвратят повторение ситуации в дальнейшем.

    Как с помощью 5 «Почему?»‎ разобраться в спаде продуктивности

    Шаг 1: Сформулируйте проблему

    Ваша цель — добраться до первопричины. Первый шаг на пути — это сформулировать проблему. Например, я постоянно занят, но не чувствую, что провожу время с пользой.

    Шаг 2: Спросите себя «Почему?» 5 раз

    Перефразируйте только что сформулированную проблему в виде вопроса, начинающегося с «Почему»:

    Почему 1: Почему я постоянно занят, но не чувствую, что провожу время с пользой?
    Ответ: Потому что я постоянно отвлекаюсь на электронную почту.

    Почему 2: Почему я постоянно отвлекаюсь на электронную почту?
    Ответ: Потому что у меня все время возникает соблазн проверить электронную почту, вместо того чтобы работать над важными проектами.

    Почему 3: Почему у меня все время возникает соблазн проверить электронную почту, вместо того чтобы работать над важными проектами?
    Ответ: Я хочу быть всегда на связи.

    Почему 4: Почему я хочу быть всегда на связи?
    Ответ: Потому что я не хочу пропустить важное письмо, не хочу, чтобы срочные сообщения висели в почте непрочитанными.

    Почему 5: Почему я не хочу пропустить важное письмо, не хочу, чтобы срочные сообщения висели в почте непрочитанными?
    Ответ: Потому что я не хочу, чтобы мой менеджер или коллеги думали, что я не справляюсь со своей работой.

    Почему 6: Почему я переживаю, что мой менеджер или коллеги думают, что я не справляюсь со своей работой?
    Ответ: На этот квартал наша команда поставила очень амбициозные цели, и я переживаю, что мы не справимся.

    Шаг 3: Устраните первопричину проблемы

    Как только вы определили первопричину спада продуктивности — свои сомнения насчет того, что вы как команда сможете достичь квартальных целей — вы можете предпринять контрмеры, чтобы минимизировать давление, что мешает вам сосредоточиться на работе.

    Например:

    ●       поговорите с менеджером насчет того, чтобы ставить реалистичные цели;
    ●       или пересмотрите цели, поставленные в начале квартала;
    ●       обсудите с командой общие правила коммуникации, чтобы вы не ощущали необходимость постоянно проверять почтовый ящик.

    Шаг 4: Устраните вторичные факторы

    Техника 5 «Почему?» помогает определить как первопричину проблемы, так и вторичные факторы.

    В нашем примере электронные письма не являются первопричиной проблемы, но значительно отвлекают героя от работы и пожирают его время. Есть несколько способов справиться и с этим отвлекающим элементом.

    Социальные сети — другой широко распространенный пожиратель времени. Есть несколько способов справиться и с ним:

    ●       Посчитайте, сколько времени вы проводите в социальных сетях. Пусть это послужит вам мотивацией пересмотреть свои привычки. Ваш телефон отслеживает экранное время, а для ноутбука или компьютера можете использовать приложение RescueTime.
    ●       Отключите оповещения и поставьте ограничение по времени, чтобы вы могли заходить в соцсети только в определенное время или на ограниченное количество минут в день. Целенаправленная прокрастинация поможет вам стать более продуктивным… только если ограничивать себя по времени.
    ●       Приложения вроде Offtime блокируют отвлекающие приложения, такие как социальные сети. Приложение Flipd может заблокировать ваш телефон на определенное время, чтобы вы могли сосредоточить свое внимание на работе или семье.

    Как избегать пожирателей времени

    Даже при полном понимании первопричины, вы можете столкнуться с пожирателями времени, которые значительно замедлят ваш прогресс.

    Например, социальные сети могут быть приятным отдыхом для мозга, но иногда вы проваливаетесь в кроличью нору из мемов и веселых видео и проводите в сети больше времени, чем планировали. В среднем мы ежедневно проводим 145 минут в сети — это почти 2,5 часа.

    Итог? Вы еще сильнее ощущаете давление дедлайнов, и остаетесь еще дальше от своих целей.

    Шесть пожирателей времени

    Вот список из шести распространенных пожирателей времени и что с ними делать.

    1. Встречи без намеченного плана

    Мы все застревали на встрече или звонке, с каждой минутой уходили все дальше и дальше от намеченного плана. Чтобы провести встречу максимально продуктивно, всегда приходите с намеченной целью или повесткой.

    2. Бесполезная работа

    Бесполезная работа занимает много времени, но не приближает вас к своей цели. Пересмотрите процессы, чтобы минимизировать объем бесполезной работы или, делегируйте эти задачи.

    3. Плохая коммуникация

    Когда вы плохо доносите информацию или упускаете важно письмо, вы крадете у себя время. Научитесь доносить свое сообщение коротко и лаконично.

    4. Бесконечное планирование

    Поймали себя за бесконечным планирование? Разбейте цели и задачи на легко измеримые цели на неделю, месяц, квартал.

    5. Отвлечения

    Это естественно — искать умственной передышки, скролить социальные сети или смотреть одно видео за другим. Но ограничивайте себя по времени и придерживайтесь намеченного.

    6. Постоянные отвлечения

    Уведомления (новое письмо, сообщение в Slack или соцсети, мессенджеры) заставляют вас переключить фокус внимания каждый раз, как вы слышите звук уведомления. Поменяйте настройки, чтобы вас ничего лишний раз не отвлекало.

    Для многих чрезмерная коммуникация находится в начале списка пожирателей времени. Да, вам необходимо ответить на письма от менеджера, коллег, клиентов. Но открывая рассылки и рекламные предложения, вы убиваете свою продуктивность.

    «Почему?»  — часть решения

    Если в последнее время ваша продуктивность снизилась, метод 5 «Почему?» поможет проанализировать ситуацию и добраться до первопричины. Устранив первопричину, вы сможете успевать гораздо больше.

    Саморазвитие#Вопросы#Осознанность#Продуктивность#Тайм-менеджмент