Флешмоб «Доделать ВСЁ». День 1. Ранжируем список
Привет всем! Начинаем наш предновогодний флешмоб «Доделать все!».
20 декабря 2016
Флешмоб «Доделать ВСЁ». День 2. Стратегическое планирование
6140 просмотров
-
- Евгения Харитонова
- Эксперт по личной эффективности, поиску призвания, началу своего дела. Автор проекта «Вдохновение перемен», помогающего привести в порядок все сферы жизни. Автор книги «Самые смелые мечты сбываются» и двадцати тренингов по саморазвитию. Дауншифтер, увлекается садоводством и спортом, проповедует минимализм и зож.
Приветствую вас, друзья! Вчера мы с вами проранжировали список дел, которые хотим успеть завершить до конца года.
Сегодня продолжаем активную работу с нашим списком недоделок.
Задание 1. Делим многоходовки на шаги
Продолжаем двигаться по списку сверху вниз, выполняя те дела, которые занимают менее 15 минут.
А также начинаем выполнять первые шаги длинных дел-проектов, которые также занимают менее 15 минут.
Давайте разберем, что такое проект. Дело, состоящее более, чем из одного шага — это проект.
Пример дела-проекта: вылечить зуб. Это многоходовая задача,включающая несколько этапов — найти подходящего врача, позвонить и назначить дату первого визита, сходить на прием, потом еще раз записаться и сходить (при необходимости).
Разобрать гардероб — это тоже проект. Купить всем подарки — проектище!
Подзадание. Проверьте ваш список на наличие проектов. Может быть, стоит переформулировать дела-проекты, взяв обязательство выполнить только кусочек от них до Нового года? Например, вам нужно написать диссертацию. Наивно вписывать этот проект целиком в список того, что нужно сделать за две предновогодние недели. А вот встретиться с научным руководителем для обсуждения темы — реально. Вычлените для ваших дел-проектов первые шаги, которые реально успеть сделать, и впишите их в свой список.
Сегодня в рамках продвижения по списку мы начинаем выполнять не только целые короткие дела (менее 15 минут), но и первые шаги из таких вот дел-проектов. Например, ищем информацию в интернете, звоним и записываемся куда-то, созваниваемся со знакомым насчет долга и т.д.
Источник фото: www.pexels.com
Выполнили все короткие дела и шаги, занимающие менее 15 минут? Переходите к выполнению остальных дел из красного списка. Работаем 15-25 минутками. Засекайте таймер на 15 или 25 минут и «откусывайте кусок» любого красного дела. После небольшого перерыва — следующий кусок.
Если у вас есть десять минут на то, чтобы написать письмо или отобрать фото для печати, вы справитесь за десять минут.
Если ограничения нет, вы можете сидеть целый час, но так и не закончить. Поэтому, прежде чем взяться за дело, скажите себе: «Я выполню это дело за десять минут».
Засекайте таймер, и вперед! Не страшно, если дело «растянется» на 15 минут. Со временем вы научитесь более точно прогнозировать длительность своей работы над одной задачей. А пока что в этой игре «успеть за столько-то минут» вы задействуете мощные ресурсы внутреннего ребенка, которым движет веселье и азарт.
Просто так выполнять дела скучно, а вот соревноваться с самим собой за время — очень даже весело! Также вы убьете второго зайца: дела будут выполняться в разы быстрее.
Не поддавайтесь перфекционизму. Делайте все максимально быстро, с 80% уровнем качества. Этого достаточно.
Задание 2. Узнать и записаться
Если у вас есть дела, которые связаны с различными учреждениями — сходить к врачу, в налоговую, в парикмахерскую, вам нужно заранее записаться туда.
Сегодня вам нужно выполнить ВСЕ звонки, связанные с предварительной записью.
По итогам проделанной работы занесите в ежедневник все даты и время, на которые вы записались куда-то.
Задание 3. Запланируйте день для выездных дел
В вашем списке могут скопиться дела, которые требуют выезда «в город». Это различные покупки, посещение сервисных центров, банков, почты, аптеки и т.д. Отметите в списке все «выездные» дела. Посмотрите на свое недельное расписание и выберите день и время, когда вы отправитесь «в город», чтобы сделать все эти дела скопом.
Если же с вашим расписанием вам удобнее делать каждый день понемножку выездных дел, распределите их порциями на разные дни недели и выполните кусочек таких дел на сегодня.
Обязательно продумайте для таких выездов всю цепочку маршрута — куда вы поедете сначала, куда потом, хватит ли вам времени. Также подумайте: можно ли использовать время прогулки с ребенком или обеденный перерыв на работе для выполнения некоторых «выездных» дел. А может, можно еще что-нибудь делегировать?
Действуйте!
Я очень рада вашим отчетам. Пишите о том, что вы успели сделать за второй день. В отчете, кроме всего прочего, напишите, сколько дел было в первоначальном списке, сколько вы полностью сделали и сколько осталось. Обязательно измеряйте ваш прогресс! Удачи вам!
Интересные комментарии
Не новая, но почему-то всегда забываемая фишка - лопать слона кусочками. Спасибо, что напомнили! Когда я о ней вспоминаю, дела сразу начинают сдвигаться с мертвой точки. Вот и в этот раз помогло. Только я не просто разбила большие долгосрочные дела на более мелкие, я размолотила их в песок - вплоть до "включить ноутбук. Открыть браузер. Завести в поиск организацию #1. Переписать их номер телефона. Завести в поиск организацию #2. Переписать их номер телефона. Позвонить в #1. " и т.д. В результате дело в одну строчку заняло 2 страницы, и о-чудо! уже сегодня несколько пунктов были выполнены!
А вот планирование выездных дней и проработку маршрута я практикую уже полгода - очень сильно экономит и время, и силы, и нервы, плюс увеличивается в разы КПД.
Ух, какой классный прогресс у вас! Здорово!
Оказалось, что 17 дел это не "когда-нибудь", а проекты!))) Азарт появился сразу, как прочла задание на этот день. Расписала все проекты, обзвонила кого надо. Пусть по некоторым пунктам я не записалась, но я узнала цены и сроки проведения работ, а это уже хорошо, потому что знаю на что мне надо рассчитывать. Подведу итог этого второго дня.
Сделала звонки по 4 делам: 2 - записалась, 2 - запись только в январе узнавать. 5 дел - выездные по магазинам, узнать что почем, вполне можно успеть за 1 день, запланировано! 1 дело перенесли с мужем на январские каникулы. Сделано: 1 проект и 2 зелёных дела. 2 проекта начато и 2 пока не охвачены никак.
Хочу сказать Вам, Евгения, огромное СПАСИБО за волшебный пендель! Так продуктивно я работала только пробовала писать планы для себя на день. Дел свершалось больше, но надолго меня не хватило((( А теперь снова вспомнился тот азарт и желание жить и чувствовать себя нужной)
Хороший прогресс, вы отлично поработали! Эмоции свершений - особые, я сама их очень люблю!
Классная идея сразу позвонить куда можно и записаться)
Но все таки, чем дальше - тем больше я понимаю, что мне такой марафон надо было начинать гораздо раньше, потому что многое ну совершенно не стыкуется с рабочим днем. Это, наверное, удобно для тех, кто работает дома или в декрете. Тогда можно и выездной день запланировать на один из будних дней, это будет удобно. А мне остается только суббота. Когда тысячи таких же, как я, пойдут по магазинам-почтам и т.д. Целый день в толпе, ожидании и очередях. Очень не продуктивное время на мой взгляд) Поэтому для себя я выездные дела наоборот раскидала по одному в день после работы.
Но не смотря на это я многое уже выполнила. Особенно короткие дела минут на 15. И от парочки еще отказалась совсем и одно перенесла на январь.
Очень здорово, вы молодец! Работающим да, труднее. Но можно научиться использовать время после работы и иногда даже обеденный перерыв!
Выездной день использую давно - в силу обстоятельств (то бишь декрета) - это правда очень удобно! Разрезать слона - да, хороший прием и ... забытый, спасибо, что напомнили, уже пар кусочков от слонищ отъела и это радует. Узнать и записаться - тоже использую, обычно составляю список звонков и пока ребенок спит или занят звоню разом всем, очень удобно. Приятно видеть, как мой список из 70 дел уменьшается за счет сделанных дел. неприятно видеть, как мой список из 70 дел увеличивается за счет разрезания слонов.
Главное, у вас есть прогресс! Это важнее всего:)
Очень хорошее задание на этот день. Во-первых, я обожаю закон Мерфи! После рождения второй дочери, которой сейчас 1 годик, я все делаю по 15 минут, и это - реально. Я вообще не понимаю, как я могла так транжирить раньше этот невосполнимый ресурс - ВРЕМЯ, моясь по 40 минут в душе, или посвящая весь день уборке.... Всё можно делать гораздо быстрее.
Мне больше понравился совет "сказать НЕТ перфекционизму". Вот с чем у меня сложности. И именно поэтому за многое я не берусь (.."чего садиться за диссертацию, всё равно 30 минут - ничего не напишу", или "придут гости, надо испечь Наполеон. Шарлоткой никого не удивишь" ).
Еще хочу добавить свой лайфхак про проработку маршрута в гипермаркетах(я жуть как не люблю туда ходить - меня это выматывает): я составляю список продуктов группами по признакам, например, Молочка/Мясное/Бытовая химия и т.п. И трачу на поиски минимум времени (не сочтите меня за параноика, но я и таймер ставлю - на 30 минут).
А возвращаясь к анализу дня... сделать удалось немногое, так как младшая как обезьянка на лиане, повисла на моей ноге...Но я настроена оптимистично, и завтра нагоню.
Отличный лайфхак, принимается! Вы молодец, с маленьким ребенком трудно что-то делать по списку, но вы двигаетесь!
Ксения, таймер для похода в магазин — супер идея! Буду пробовать обязательно! Спасибо.
В рамках этого дня вычеркнула одно дело, сделала еще одно (как обычно - нужно, но лень и руки не доходят), и существенно продвинулась в одном большом проекте, который хочу успеть до Нового года. Мой органайзер на компьютере автоматически высчитывает, на сколько процентов завершен проект (по количеству завершенных действий из этого проекта), и когда я отмечаю выполненные подзадания и вижу свой прогресс, чувствую тот самый азарт :)
После прочтения данного урока решила переписать список оставшихся дел, наметив последовательность действий, если это проект, или когда я собираюсь выполнить "красное" дело. Заметила, что когда нет такой вот конкретики, то и справиться с огромным to-do списком нереально.
Да, это очень полезное замечания, иногда стоит прописывать даты, как в вашем случае.
Вы двигаетесь по списку и это главное!
Евгения, я не поняла только один момент - про список "отложенных" дел, то, что я точно не успеваю до Нового года. Этот список нужно действительно оставить в стороне, реализовывать уже в новом году и сосредоточиться только на том, что осталось, или не откладывать, а пытаться выполнить часть и из него тоже?
Нет, отложенные это действительно, когда-нибудь совсем потом, когда будет желание и время.
Здравствуйте!
С подобной концепцией дел-проектов знакома по книгам Дэвида Аллена. Мне нравится назвать дела, состоящие из нескольких шагов, проектами. Это придает им солидности. ))) Поэтому сразу поделила проекты на шаги.
Я почему-то звонки часто откладываю. Не знаю почему. Сегодня сделала большинство звонков, записалась туда, куда получилось.
В один день все выездные дела сделать не смогу, так как это нецелеобразно и невозможно. Но делаю их постепенно.