— Как ты всё успеваешь? — спросила я главного юриста нашей компании. Не выдержала и расплакалась у него в кабинете. Тогда я работала главным бухгалтером и руководила отделом из 25 человек.

— У меня такое количество дел, что я ничего не успеваю! Возникает ощущение бессилия!  Я не успеваю выслушать всех людей, которые приходят с вопросами! Документы копятся на утверждение. А еще собрания. Плюс текучка и стратегические задачи. Как ты умудряешься все успевать и оставаться таким невозмутимым?

Он выслушал меня так спокойно, как будто ничего не происходило:
— Ирин, я делаю по одному делу в один промежуток времени. Это все, что я могу.
— А как же тайм-менеджмент? Может быть, какие-то техники, приемы?

Тогда, 12 лет назад, я принялась читать книги и статьи по управлению временем, но они казались такими сложными, что мне хотелось спать (к тому же на чтение тоже не хватало времени). Тогда я решила, что мой тайм-менеджмент будет простым и легким. Теперь, публикуя ежемесячные отчеты в соцсетях, читаю: «Как?! Как ты успеваешь столько всего сделать за месяц?» Расскажу вам про свою систему, помогающую перейти от планов к делам.

Эта статья:

• Для фрилансеров, которые ушли с офисной работы и не понимают, как организовать свой день.
• Для руководителей, у которых несколько проектов, десятки и сотни подчиненных и голова идет кругом от того, что хочется все успеть
• Для людей, которые не работают, зато у них есть сто тысяч пятьсот миллионов увлечений типа «драмкружок, кружок по фото, мне ещё и петь охота».

Также эта статья для вас:

• Если вы пишете свои планы в блокнотах, на листочках, в специальных приложениях на телефоне и на компьютере.
• Если вам нравится ставить цели, разбивать их на маленькие задачи и вычеркивать, подчеркивать, обводить уже сделанное.
• Если вы любите списки дел или не любите списки дел вовсе.

И самое главное — эта статья для вас, если вы планируете, но не делаете. То есть переписываете и переписываете одни и те же задачи изо дня в день, из года в год. А жизнь идет…

Кстати, с тех пор как я уволилась из компании, я организовала тренинг-центр, продала его, объездила полмира, поучилась в Лондоне. Сейчас живу в Барселоне, говорю по-английски и по-испански, пишу книги и делаю ещё тысячу пятьсот дел, которые меня воодушевляют.

Раньше я тонула в текучке. И плыла, не высовывая головы, не вдыхая воздуха. Куда? Куда-то. Стратегических задач на десять лет, на три года, на год у меня не было. Сейчас мои мечты расписаны и связаны с планами на все периоды моей жизни.

Знаете, как в той истории про английские газоны:

Однажды турист из Америки, решивший посетить Англию, прогуливался по графству Эссекс. Его внимание привлёк англичанин, занимавшейся стрижкой газона в своем дворе. Подойдя к изгороди, американец был сразу по-английски облаян псом хозяина. После того как маленький, но гордый охранник успокоился, спросил:
— Не будете ли вы так любезны раскрыть секрет ваших чудесных английских газонов? Как вы добиваетесь того, чтобы они выглядели столь идеально?
Англичанин молчал целую минуту. Турист подумал, что пожилой джентельмен его не расслышал или попросту проигнорировал. Он уже собирался прокричать свой вопрос повторно, с удвоенной силой голоса. Но тут англичанин в спокойной сдержанной манере ответил:
— Секрет идеальных газонов весьма очевиден. Мы просто поливаем, стрижем и раскатываем наши газоны. Ежедневно. 600 лет подряд.

Так и я планирую свою жизнь уже 12 лет. Успеваю отдыхать, работать и получать кайф от жизни каждый день.

Секрет первый. Десять «Зачем»

Чтобы радоваться процессу и результату проекта, я рисую майндмэпы.

Рисую его на обычном белом листе.
Рисую на окне.
Рисую на флипчарте.
Рисую на стеклянной стене.
Рисую в специальных программах mind-map.

Зачем рисовать майндмэпы?

Больше трех рабочих проектов одновременно я не тяну. Как только появляется ещё один, я решаю — что оставить на какое-то время или отказаться.
Поэтому рисую майндмэпы всех своих проектов. К каждому проекту прописываю десять «Зачем?»

Десять причин: зачем мне это, лично мне, а не всему человечеству?  Люблю заниматься проектом, вскакивая в пять утра и придумывая новые идеи. Танцую, прыгаю и делюсь своими результатами только тогда, когда там есть моя энергия. Поэтому ищу свои десять «Зачем?».

И если не нахожу, не берусь за проект или отказываюсь от тех, за которые взялась эмоционально, из серии: «А давай? — Да, давай!»

Секрет второй. Крупные мазки

Когда все нарисовано, мне легче планировать. Как художник делает набросок картины. Так же и я. Рисую ещё один майндмэп и/или пишу задачи на цветных листах формата А4 по каждому проекту. Сначала крупными мазками. Пишу имена партнеров, основные этапы проекта. И те шаги, которые вижу сейчас.

Все остальное — детали. И они появляются только во время пути.

Вешаю эти листы на стену, на видное место. Как только сделаю какой-то пункт из плана, с удовольствием вычеркиваю его. Вот где оно — детское удовольствие! Сказать себе: «Yes! Да! Я сделала это! Я крута!»

Секрет третий. Арбуз по кусочкам

Многие знают про способ «съесть слона по кусочкам». Есть слона мне кажется негуманным, так что я «ем арбуз»:) Когда большое дело становится прозрачным, понятным и разложено на мелкие задачи, его легче сделать. Когда арбуз нарезан, сажусь, смотрю на море и ем его маленькими кусочками.

Зачем резать арбуз?

Для ясности! Это главный секрет списков. Когда я четко понимаю, практически вижу картинку — как это сделать — то делаю это легко и быстро. Поэтому в самом начале я представляю, чего и как я хочу, и описываю это в мечтах. Затем перевожу мечты в цели и списки задач. Все просто!

Почему этот способ не у всех срабатывает?

Представьте, у вас есть большой проект. Например, диссертация или книга, которую вы никак мне закончите. У вас есть крупные мазки: введение, первая глава, основная часть, заключение. Чтобы быстрее приступить к выполнению задач я рекомендую писать время их выполнения рядом с каждым пунктом — 3 часа, 1 час, 15 минут. Тогда задача кажется не такой сложной.

Когда вы не можете приступить к выполнению задачи и прокрастинируете, обычно оказывается, что вам вдруг срочно нужно сходить в магазин, или прочитать что-то очень важное в соцсетях. А потом вы резко устали или захотели поесть. То есть вы делаете всё что угодно, только не пишете диссертацию.

Что делать?

Когда ловлю себя на саботаже, то сажусь переписывать задачи ещё раз — режу ещё мельче, то есть не просто на маленькие шаги, а на совсем малюсенькие. Делаю так, чтобы задача стала совсем прозрачной, промежуток времени составлял не более 10-15 минут. Тогда прокрастинации не возникает.

Секрет четвертый. Время

Рядом с каждой задачей на год или на месяц у меня стоят даты или промежутки дат. Это совершенно не значит, что я выполню задачу в конкретные даты. Однако это дает мне внутренний импульс успеть к намеченному времени.

В планах на день я указываю количество минут, которое я потрачу на каждое запланированное дело. Это легко и не занимает слишком много времени. Задачи, над которыми нужно работать больше одного часа, разбиваю на малюсенькие и ясные шаги.

Подумайте, что проще сделать? Задачу, которая займет у вас 2 дня, 2 часа или 15 минут?

Это всё игры ума, и естественное сопротивление, которое возникает, когда вы видите большое дело и неосознанно его саботируете.

А 15 минут? Любая задача, на которую нужно потратить 15 минут, кажется легкой! И это работает.

Кстати, когда вы научитесь точно оценивать, сколько примерно времени нужно на решение какого-то дела из списка на день, вы перестаете писать в план дела, которые просто физически не успеете сделать. И учитесь разбивать большие задачи на этапы, маленькие шаги. Время, списки, осознанность — всё связано.

Секрет пятый. Берись и делай

Если задача никак не движется, и я переписываю ее из списка в список, что делать в таких случаях?

Когда я понимаю, что это именно мое, и у меня прописаны десять «Зачем?», просто берусь и делаю! Перед этим я встаю посредине комнаты и вслух говорю себе: «Сейчас я пойду в кладовку, возьму землю, горшки, лопатку и пересажу 10 цветов за 40 минут». Встаю и делаю. Это магическое произнесение фразы вслух даёт большой импульс. Не верите?! Проверьте!

- А как же вдохновение? — спросите Вы. Как говорит японский режиссёр-аниматор Хаяо Миядзаки: «Вдохновение можно найти даже в прогнозе погоды».

Секрет шестой. Добавьте в свои списки радость

Во все свои списки я добавляю радостные моменты. Они же моменты празднования. Празднование — это отмечание, подведение итогов, анализ проекта.

Делюсь радостью о том, что сделано, или тем, что никак не получается сделать. Рассказываю всем — родным, близким, друзьям в соцсетях и в жизни о своих проектах. Дарю себе подарки, балую себя мелкими или крупными покупками. Например, еду в маленькое путешествие в горы или на море отдыхать или покупаю курсы по рисованию, которые давно хотела купить.

Тема праздника изучена вдоль и поперек. Своим клиентам я рекомендую составить список из 100 радостей. Затем каждую радость вырезать, завернуть и бросить в стеклянную банку. Как только захотите порадовать себя, достаете бумажку и делаете то, что там написано.

Секрет седьмой. Глаголы

Списки я пишу в том же формате, в котором формулирую цель — от первого лица, с глаголом, ясно, четко, конкретно. Использую маленькую хитрость — пишу в прошедшем или настоящем времени. Например:

• Свободно говорю на испанском с продавцами в. магазинах на своей улице к июлю 2020 года.
• В среду провели планерку на 30 минут в 20-00 по мск.
• В четверг встретилась с Мигелем в 15-00 в Zoom на 1 час.
• Закончила книгу про счастье в июле 2020 года.

Дела, записанные таким образом, а не в формате «To-do list», двигаются гораздо быстрее. Иногда подглядываю в список, который написала в начале месяца и удивляюсь, как работает этот способ. Все происходит как будто бы само собой!

Секрет восьмой. Пиши планы с вечера

Буквально все — планы, идеи, незавершенные дела — отдаю бумаге и ничего не держу в голове. Вообще ничего. Моя голова пуста в буквальном смысле слова. Всё выписываю! Я не думаю о том, что мне делать, я просто беру в руки свои записи и делаю.

Помогает привычка, выработанная за последние 12 лет. Я составляю план всех своих дел на завтра с вечера. Когда просыпаюсь утром, мой день уже расписан по шагам. И, конечно, я могу импровизировать с порядком, со временем, и добавлять праздника! Иначе жизнь по спискам будет слишком скучной и предсказуемой! :)

Секрет девятый. Три задачи

Ежедневно в списке дел я пишу всего три задачи. Остальные остаются в общем списке к каждому проекту. И даже в трех задачах одна всегда главная. Как в тройке лошадей — одна коренная и две пристяжные.

Почему именно три?

Во-первых, я пишу в план только те задачи, которые точно сделаю. И никогда не пишу те, что НЕ сделаю! Таким образом, у меня к вечеру есть ощущение, что я «герой, умница и молодец!» Если я напишу список из девяти задач и выполню восемь из них, а девятую перенесу на завтра, останется чувство неудовлетворенности.

И так каждый день. Оба чувства — и чувство «я — супер» и чувство «опять не сделала» имеют особенность накапливаться. С каким из них вы выбираете жить каждый день?

Во-вторых, три задачи на день — это легко! Подумайте, всего три задачи! Вы с легкостью сделаете их, даже если это «слоны» или «арбузы». И тогда можно сделать что-то ещё из остальных списков по проектам. Вы вдвойне умница и молодец!

Секрет десятый. Два списка на день

Первый список — это общий план на день, то есть те самые три задачи. Я могу использовать для этого и ежедневник, и флипчарт, и обычный лист бумаги.

Второй — это тетрадь, которая почти всегда со мной, когда я работаю.  В ней я пишу всего одно дело, которое сейчас собираюсь сделать! И рядом пишу время выполнения. Например:
1. Опубликовала пост в Инстаграм — 15 минут.
Делаю. Чаще всего это занимает более 15 минут. Норм.
Далее выбираю следующую задачу.

2. Сняла 2 видео для Клуба — 30 минут.
Делаю. Опять выбираю следующую задачу:

3. Море. Купалась с Николь — 2 часа.

Пока я не сделаю задачу, которую записала в тетради, не перехожу к следующей, не отвлекаюсь на другие дела. Это закон. Список помогает мне быть в фокусе и даже мысленно не переключаться на другие дела. Если задумалась о чем-то другом, смотрю в тетрадь и возвращаюсь к тому, что надо доделать. 

Некоторых пугает такое скрупулезное планирование. Кому-то наоборот, мой подход импонирует, так как порядок в проектах снижает уровень тревоги и позволяет спокойно спать, ни о чем не думая.

А как же отдых? — спросите вы.

В каждом дне у меня есть два часа на утренний ритуал и четыре часа свободного времени для встреч с друзьями, любимыми, для прогулок с собакой, йоги и ничегонеделания.

Так как я работаю на себя, в любой день могу взять и отменить вообще все дела. И перенести все на другой день. Или решить, что больше не хочу этого делать. Такое бывает. Я могу отказаться от проекта, если вдруг понимаю, что не хочу его делать. Могу сообщить всем партнерам, что я передумала. Такое бывает, если я ввязалась в проект и не прописала свои десять «Зачем?» заранее.

Зачем я веду все эти списки?

Ценю своё и чужое время. Практически всегда прихожу на встречи вовремя. В то же время, я позволяю себе гулять, отдыхать, заниматься ничегонеделанием, или устраивать дни без списков и задач. Я живой человек :) Но списки помогают мне быть более сфокусированной, активной, мотивируют меня на действия.

Надеюсь, что моя система вдохновит и вас! И вы найдете в этой статье что-то полезное! Буду благодарна за любую обратную связь.

Всем три чуда в день и ромашек!

Саморазвитие #Планирование #списки #Тайм-менеджмент