1 октября 2021

Как я планирую день. Система на базе гугл-таблиц

2561 просмотр

Владимир Булгаков
Предприниматель в сфере IT и телеком. Бизнес-консультант и коуч. Практик тайм-менеджмента и личной эффективности с большим стажем.
  • Для достижения целей очень важно настроить систему эффективного планирования. Особенно когда проектов, целей и задач много.

    Планирую я давно и много чего перепробовал как на бумаге, так и с использованием разных программ и приложений. Прошел немало разных тренингов по личной эффективности.

    Одной из лучших считаю методику, описанную в книге Стивена Кови «Главное внимание — главным вещам».

    В книге Кови это выглядит так:

    Я больше десяти лет планирую таким способом и усовершенствовал его под свои задачи — оцифровал и геймифицировал. Добавил кое-то из методик из гуру ТМ Глеба Архангельского. Сначала сделал в экселе, потом перевел в облака — гугл-таблицы, что гораздо удобнее.

    Почему не программа или приложение? Много я их разных перепробовал — не подошли под мои цели. У меня план дня четко связан с дневником-хронометражом, а этого нигде нет.

    Мало где есть бюджетирование времени, а без этого невозможно проверить план на реалистичность. Ну и в гугл-таблицах — я полный хозяин — нет никаких ограничений. Могу быстро реализовать любой функционал, расчеты и отчеты.

    Моя таблица для планирования дня выглядит так (реальный скрин — часть инфо затер):

    На год заводится одна гугл-таблица.

    Новый день — новая закладка в файле — делается копированием в один клик.

    Структура таблицы

    Слева — расписание для под «жесткие» задачи (привязанные ко времени).

    Справа — общий список задач по категориям:

    ●      Главные цели дня (ГЦД)

    ●      Вторичные цели дня (ВЦД)

    ●      Дополнительные цели дня (ДЦД)

    Использую формулу 3 х 3 х 5. Три главных задачи, три вторичных и три дополнительных.

    В главных целях дня (ГЦД) у меня три пункта:

    Главная Цель Дня (срочно и очень важно)

    БАЦ (Большая Амбициозная Цель) (не срочно и важно).

    «Лягушка» — задачи из списка лягушек (неприятные мелкие задачи, делать которые не хочется, но надо).

    Внизу блок для резервных задач — «Может быть выполнено».

    Как происходит планирование

    1. Заполняю список задач в левой части согласно приоритетам.
    2. Задачи бюджетируются по времени (Колонка dTц:  d — длительность, Т – время, ц — цель ), в том числе для оценки «трезвости планирования». Автоматически рассчитывается общее плановое время дня — нужно следить, чтобы оно не выходило за плановый общий бюджет времени дня.
    3. Заполняю левую часть — расписание дня: задачи, привязанные ко времени — встречи, созвоны и др.
    4. В расписание вносятся Главные задачи, даже если они не привязаны ко времени. Это важно!
    5. Затем распределяю по сетке расписания остальные задачи, которые планирую выполнять в это время, но тут допускается гибкость.

    Как отслеживается выполнения плана

    1. В колонке Вып при подведении итогов проставляю процент выполнения данного пункта (0 — 100%).
    1. По каждой категории задач подсчитывается средний процент выполнения задач.

    И внизу общая цифра выполнения по всем пунктам по всем группам.

    Один из показателей учитывает весовые коэффициенты задач/целей — сколько «весит» та или иная задача относительно других задач на день. Эти показатели в процентах проставлены в колонке «Вес цели».
    Для Главной Цели Дня я выставил вес 40%. Вы можете выбрать другой процент.

    Как определяется процент выполнения плана по задаче

    Для процессных целей — по освоению бюджета времени. Например, если на задачу было запланировано два часа, а по факту я занимался ею час, то процент выполнения — 50%. Если 10 минут — 8%. Даже если удается сделать только один микрошаг, стараюсь оцифровать и его. Это помогает сохранять ощущение движения вперед и поддерживает мотивацию. Нельзя же сказать, что задача совсем не выполнена?

    Для целей-результатов — субъективная оценка, насколько был получен нужный результат. Поэтому важно при планировании осознавать какой результат должен быть получен.

    1. В итоге можно увидеть итоговый процент выполнения плана дня. Он подвергается оценке — как в целом прошел день, почему получился такой результат, как можно его улучшить. Этот итог попадает в статистику по дням, на основе которой строится график, и можно визуально оценить динамику выполнения планов.

    Еще ниже — ППД — Плановый Подвиг Дня (часто совпадает с Главной целью дня, но не всегда). Плюс пункты по отработке привычек и навыков.

    «Мемуарник» — главное событие дня для вашей летописи/истории.

    «Подарок за день» — что вы себе подарили в случае успешного дня.

    Эта таблица плана связана у меня с таблицей дневника-хронометража. То есть автоматически считается фактическое время, затраченное на цели, и разница между планом/бюджетом и фактом. Так же есть связь с таблицей недельного плана (тоже модифицированный Кови).

    Может показаться сложным, но если разобраться, система очень понятная, и много времени не занимает. План на день составляю в среднем за 10 минут. Развернутый отчет и анализ дня с цифрами — 25 минут.

    Скачайте шаблон и попробуйте применить на своих целях на следующей неделе. Поверьте, оно того стоит!

    Саморазвитие#Google#Планирование#Приоритеты#Тайм-менеджмент