1 октября 2021

Как я планирую день. Система на базе гугл-таблиц

5549 просмотров

Владимир Булгаков
Предприниматель в сфере IT и телеком. Бизнес-консультант и коуч. Практик тайм-менеджмента и личной эффективности с большим стажем.

Для достижения целей очень важно настроить систему эффективного планирования. Особенно когда проектов, целей и задач много.

Планирую я давно и много чего перепробовал как на бумаге, так и с использованием разных программ и приложений. Прошел немало разных тренингов по личной эффективности.

Одной из лучших считаю методику, описанную в книге Стивена Кови «Главное внимание — главным вещам».

В книге Кови это выглядит так:

Я больше десяти лет планирую таким способом и усовершенствовал его под свои задачи — оцифровал и геймифицировал. Добавил кое-то из методик из гуру ТМ Глеба Архангельского. Сначала сделал в экселе, потом перевел в облака — гугл-таблицы, что гораздо удобнее.

Почему не программа или приложение? Много я их разных перепробовал — не подошли под мои цели. У меня план дня четко связан с дневником-хронометражом, а этого нигде нет.

Мало где есть бюджетирование времени, а без этого невозможно проверить план на реалистичность. Ну и в гугл-таблицах — я полный хозяин — нет никаких ограничений. Могу быстро реализовать любой функционал, расчеты и отчеты.

Моя таблица для планирования дня выглядит так (реальный скрин — часть инфо затер):

На год заводится одна гугл-таблица.

Новый день — новая закладка в файле — делается копированием в один клик.

Структура таблицы

Слева — расписание для под «жесткие» задачи (привязанные ко времени).

Справа — общий список задач по категориям:

●      Главные цели дня (ГЦД)

●      Вторичные цели дня (ВЦД)

●      Дополнительные цели дня (ДЦД)

Использую формулу 3 х 3 х 5. Три главных задачи, три вторичных и три дополнительных.

В главных целях дня (ГЦД) у меня три пункта:

Главная Цель Дня (срочно и очень важно)

БАЦ (Большая Амбициозная Цель) (не срочно и важно).

«Лягушка» — задачи из списка лягушек (неприятные мелкие задачи, делать которые не хочется, но надо).

Внизу блок для резервных задач — «Может быть выполнено».

Как происходит планирование

  1. Заполняю список задач в левой части согласно приоритетам.
  2. Задачи бюджетируются по времени (Колонка dTц:  d — длительность, Т – время, ц — цель ), в том числе для оценки «трезвости планирования». Автоматически рассчитывается общее плановое время дня — нужно следить, чтобы оно не выходило за плановый общий бюджет времени дня.
  3. Заполняю левую часть — расписание дня: задачи, привязанные ко времени — встречи, созвоны и др.
  4. В расписание вносятся Главные задачи, даже если они не привязаны ко времени. Это важно!
  5. Затем распределяю по сетке расписания остальные задачи, которые планирую выполнять в это время, но тут допускается гибкость.

Как отслеживается выполнения плана

  1. В колонке Вып при подведении итогов проставляю процент выполнения данного пункта (0 — 100%).
  1. По каждой категории задач подсчитывается средний процент выполнения задач.

И внизу общая цифра выполнения по всем пунктам по всем группам.

Один из показателей учитывает весовые коэффициенты задач/целей — сколько «весит» та или иная задача относительно других задач на день. Эти показатели в процентах проставлены в колонке «Вес цели».
Для Главной Цели Дня я выставил вес 40%. Вы можете выбрать другой процент.

Как определяется процент выполнения плана по задаче

Для процессных целей — по освоению бюджета времени. Например, если на задачу было запланировано два часа, а по факту я занимался ею час, то процент выполнения — 50%. Если 10 минут — 8%. Даже если удается сделать только один микрошаг, стараюсь оцифровать и его. Это помогает сохранять ощущение движения вперед и поддерживает мотивацию. Нельзя же сказать, что задача совсем не выполнена?

Для целей-результатов — субъективная оценка, насколько был получен нужный результат. Поэтому важно при планировании осознавать какой результат должен быть получен.

  1. В итоге можно увидеть итоговый процент выполнения плана дня. Он подвергается оценке — как в целом прошел день, почему получился такой результат, как можно его улучшить. Этот итог попадает в статистику по дням, на основе которой строится график, и можно визуально оценить динамику выполнения планов.

Еще ниже — ППД — Плановый Подвиг Дня (часто совпадает с Главной целью дня, но не всегда). Плюс пункты по отработке привычек и навыков.

«Мемуарник» — главное событие дня для вашей летописи/истории.

«Подарок за день» — что вы себе подарили в случае успешного дня.

Эта таблица плана связана у меня с таблицей дневника-хронометража. То есть автоматически считается фактическое время, затраченное на цели, и разница между планом/бюджетом и фактом. Так же есть связь с таблицей недельного плана (тоже модифицированный Кови).

Может показаться сложным, но если разобраться, система очень понятная, и много времени не занимает. План на день составляю в среднем за 10 минут. Развернутый отчет и анализ дня с цифрами — 25 минут.

Скачайте шаблон и попробуйте применить на своих целях на следующей неделе. Поверьте, оно того стоит!

Саморазвитие#Google#Планирование#Приоритеты#Тайм-менеджмент