Предприниматель в сфере IT и телеком. Бизнес-консультант и коуч. Практик тайм-менеджмента и личной эффективности с большим стажем.
Для достижения целей очень важно настроить систему эффективного планирования. Особенно когда проектов, целей и задач много.
Планирую я давно и много чего перепробовал как на бумаге, так и с использованием разных программ и приложений. Прошел немало разных тренингов по личной эффективности.
Одной из лучших считаю методику, описанную в книге Стивена Кови «Главное внимание — главным вещам».
В книге Кови это выглядит так:
Я больше десяти лет планирую таким способом и усовершенствовал его под свои задачи — оцифровал и геймифицировал. Добавил кое-то из методик из гуру ТМ Глеба Архангельского. Сначала сделал в экселе, потом перевел в облака — гугл-таблицы, что гораздо удобнее.
Почему не программа или приложение? Много я их разных перепробовал — не подошли под мои цели. У меня план дня четко связан с дневником-хронометражом, а этого нигде нет.
Мало где есть бюджетирование времени, а без этого невозможно проверить план на реалистичность. Ну и в гугл-таблицах — я полный хозяин — нет никаких ограничений. Могу быстро реализовать любой функционал, расчеты и отчеты.
Моя таблица для планирования дня выглядит так (реальный скрин — часть инфо затер):
На год заводится одна гугл-таблица.
Новый день — новая закладка в файле — делается копированием в один клик.
Структура таблицы
Слева — расписание для под «жесткие» задачи (привязанные ко времени).
Справа — общий список задач по категориям:
● Главные цели дня (ГЦД)
● Вторичные цели дня (ВЦД)
● Дополнительные цели дня (ДЦД)
Использую формулу 3 х 3 х 5. Три главных задачи, три вторичных и три дополнительных.
В главных целях дня (ГЦД) у меня три пункта:
— ГлавнаяЦельДня (срочно и очень важно)
— БАЦ (Большая Амбициозная Цель) (не срочно и важно).
— «Лягушка» — задачи из списка лягушек (неприятные мелкие задачи, делать которые не хочется, но надо).
Внизу блок для резервных задач — «Может быть выполнено».
Как происходит планирование
Заполняю список задач в левой части согласно приоритетам.
Задачи бюджетируются по времени (Колонка dTц: d — длительность, Т – время, ц — цель ), в том числе для оценки «трезвости планирования». Автоматически рассчитывается общее плановое время дня — нужно следить, чтобы оно не выходило за плановый общий бюджет времени дня.
Заполняю левую часть — расписание дня: задачи, привязанные ко времени — встречи, созвоны и др.
В расписание вносятся Главные задачи, даже если они не привязаны ко времени. Это важно!
Затем распределяю по сетке расписания остальные задачи, которые планирую выполнять в это время, но тут допускается гибкость.
Как отслеживается выполнения плана
В колонке Вып при подведении итогов проставляю процент выполнения данного пункта (0 — 100%).
По каждой категории задач подсчитывается средний процент выполнения задач.
И внизу общая цифра выполнения по всем пунктам по всем группам.
Один из показателей учитывает весовые коэффициенты задач/целей — сколько «весит» та или иная задача относительно других задач на день. Эти показатели в процентах проставлены в колонке «Вес цели». Для Главной Цели Дня я выставил вес 40%. Вы можете выбрать другой процент.
Как определяется процент выполнения плана по задаче
Для процессных целей — по освоению бюджета времени. Например, если на задачу было запланировано два часа, а по факту я занимался ею час, то процент выполнения — 50%. Если 10 минут — 8%. Даже если удается сделать только один микрошаг, стараюсь оцифровать и его. Это помогает сохранять ощущение движения вперед и поддерживает мотивацию. Нельзя же сказать, что задача совсем не выполнена?
Для целей-результатов — субъективная оценка, насколько был получен нужный результат. Поэтому важно при планировании осознавать какой результат должен быть получен.
В итоге можно увидеть итоговый процент выполнения плана дня. Он подвергается оценке — как в целом прошел день, почему получился такой результат, как можно его улучшить. Этот итог попадает в статистику по дням, на основе которой строится график, и можно визуально оценить динамику выполнения планов.
Еще ниже — ППД — Плановый Подвиг Дня (часто совпадает с Главной целью дня, но не всегда). Плюс пункты по отработке привычек и навыков.
«Мемуарник» — главное событие дня для вашей летописи/истории.
«Подарок за день» — что вы себе подарили в случае успешного дня.
Эта таблица плана связана у меня с таблицей дневника-хронометража. То есть автоматически считается фактическое время, затраченное на цели, и разница между планом/бюджетом и фактом. Так же есть связь с таблицей недельного плана (тоже модифицированный Кови).
Может показаться сложным, но если разобраться, система очень понятная, и много времени не занимает. План на день составляю в среднем за 10 минут. Развернутый отчет и анализ дня с цифрами — 25 минут.
Скачайте шаблон и попробуйте применить на своих целях на следующей неделе. Поверьте, оно того стоит!