29 июля 2022

Notion помогает мне разгружать голову

2437 просмотров

Наталья Кокорина
Автор проекта «Жизнь со смыслом». Помогаю людям организовать жизнь и работу бережно и без надрыва с помощью Notion и коучингового подхода к планированию.
  • so-smislom.ru
  • vk.com/organised
  • t.me/natalykokorina
  • В Notion я не просто работаю, я там живу. Фраза, может, и неоднозначная, но очень хорошо отражает роль этой программы в моей жизни.

    Для меня Notion — это своего рода филиал мозга, который позволяет максимально разгружать голову и не беспокоиться, что что-то потеряется или будет безвозвратно забыто. Таким тревожным натурам, как я, это особенно важно для счастья.

    Конечно дело тут не только в Notion. Все-таки инструмент сам по себе не решает проблем. Залог отличного результата — удобная продуманная под вас система. И именно Notion дает для этого такой функционал, равных которому мне пока найти не удалось.

    Я много лет проработала в крупном музее, где одним из основных моих рабочих инструментов была база данных КАМИС для учета музейных предметов. Возможно, поэтому я сразу смогла оценить все преимущества баз данных и гибких фильтров в Notion. Именно они позволили построить систему, которая отвечает моим текущим потребностям. И они же дают возможность быстро адаптировать эту систему под меняющиеся обстоятельства.

    Как устроена моя система сегодня

    Notion я открыла для себя в 2018 г., когда в русскоязычном пространстве он был еще почти неизвестен. Изначально он покорил меня возможностью удобно организовать базу контента и CRM-систему для нашей с мужем реставрационной мастерской. А еще, конечно, своей эстетикой и гибкостью. С этого и началось освоение.

    До этого я совмещала в работе Evernote, Trello и Todoist. Notion позволил мне объединить все в одном месте. Но в какой-то момент, я осознала, что мой Notion стал представлять собой огромное количество разрозненных страниц по самым разным направлениям. Находить нужное и быстро понимать, куда положить новую информацию, становилось все сложнее. Я стала думать, как организовать это удобно и функционально, смотрела примеры других, анализировала свои задачи. Так появилась система, которая оказалась очень жизнеспособной и работает у нас уже два года без перебоев.

    ★ Отдельные пространства для больших направлений

    Поскольку у меня есть два больших рабочих направления, каждое из которых я веду в партнерстве, мой Notion разделен на три больших блока: первый — это «Личное» (оно же семейное), а два других соответствуют названиям бизнес-проектов — «АРТ-ИКОНА» (реставрационная мастерская) и «Жизнь со смыслом» (проект об осознанности и самоорганизации), соответственно.

    Все три блока организованы по общему принципу. Сейчас в каждом из них есть три ключевых составляющих:

    • хранилище
    • входящие
    • одна или несколько рабочих страниц — dashboards (в зависимости от количества участников)

    ★ Хранилище

    Название этого раздела говорит само за себя. Это основа. Она позволяет мне не путаться, легко принимать решения, куда положить ту или иную информацию, и потом быстро находить нужное. Образно, я представляю это как некий стеллаж, где вся информация упорядочена по определенному принципу.

    Технически хранилище — это отдельная страница, на которой размещено несколько баз данных (в основном в виде таблиц) и все они связаны друг с другом. Набор этих баз в разных блоках отличается, но не сильно.

    Три самые активно используемые базы везде — это «Проекты», «Задачи» и «Контент».

    Все, что можно определить как проект, я вношу в базу «Проекты» отдельной карточкой. Дальше я могу присваивать проекту разные свойства (сроки, ссылки, тематические теги и т.п.) и хранить всю необходимую информацию по нему внутри карточки.

    База проектов в разделе «Жизнь со смыслом».
    Пример карточки проекта внутри.

    С помощью базы задач у меня организовано текущее планирование. Помимо описания того, что необходимо сделать, я могу присваивать задачам сроки выполнения, привязку к конкретной неделе, приоритет и ответственного, когда дело касается совместной работы. Кроме того, у меня настроены внутренние связи базы задач с базами проектов и сфер, и я могу отмечать, к какой сфере или проекту относится та или иная задача. Все это, во-первых, дает мне возможность фильтровать и группировать задачи по перечисленным параметрам, а во-вторых, позволяет видеть картину своей загруженности очень отчетливо и ёмко.

    Задачи на текущий период в виде кан-бан доски.

    Контент — это вообще то, что в Notion невероятно удобно вести и организовывать. Самое ценное для меня, что планирование контента, черновики и все сопутствующие ссылки живут в одном месте. Я могу отсматривать их в виде календаря, кан-бан доски по темам или площадкам, таблицы или галереи с картинками. Раньше меня очень сильно рассеивало, что контент-план в одном приложении, сами тексты — в другом, а картинки — в третьем. Особенно это усложняет жизнь при совместной работе. Поэтому именно контент у меня переехал в Notion в первую очередь.

    База контента: отображение в формате календаря.
    База контента: отображение в формате галереи

    База «Сферы» позволяет мне, прежде всего, четче структурировать жизнь и работу. Для меня это очень удобно — мыслить сферами/направлениями.

    Кроме того, внутри карточки каждой из сфер я храню связанную с ней информацию, которая не образует никакого проекта. Например, в карточке «Финансы» у меня находятся таблицы учета доходов, расходов и сбережений, в карточке «Клиенты» — таблица со всеми моими клиентами, в карточке «Сотрудничество» — таблицы партнеров, приглашенных авторов, подборки партнерских ссылок, в карточке «Саморазвитие» — подборки книг, фильмов, курсов, вебинаров и т.п.

    «Рабочие материалы» — это база, куда мы складываем какие-то документы, списки, инструкции, чек-листы, которые разработали мы сами и которые требуются нам по ходу работы.

    Почему мы не храним такие вещи в карточках проектов, а завели для этого отдельную общую базу? Потому что, по нашему опыту, один и тот же документ или инструкция могут пригождаться сразу в нескольких проектах или даже сферах. Когда они в отдельной базе, это дает возможность быстро прикреплять их к разным проектам и всегда иметь все нужное в оперативном доступе.

    В «Справочной» мы сохраняем все полезные и интересные ссылки, которые могут пригодиться в дальнейшем. Привязку к конкретной сфере или проекту удобно настраивать с помощью все тех же внутренних связей. В единой справочной есть очень большое преимущество: если попалось что-то ценное, но сходу сложно решить, к какому направлению это отнести, не нужно долго раздумывать — просто сохраняешь это в справочную и потом точно знаешь, что искать это нужно только там и нигде больше.

    Ну а «Идеи» — это просто идеи, любые и разные. Решили сделать для них тоже отдельную базу, поскольку когда идея приходит в голову, не всегда сразу понятно, куда именно ее отнести, к какой сфере или проекту. А если сразу не сохранить, то она может улетучиться.

    В «Личном» есть еще база «Купить», чтобы сохранять туда идеи покупок, ссылки и картинки. Все больше думаю сейчас о том, что и в рабочих разделах такая база нам не помешает.

    Входящие

    Это такая пустая страница-накопитель, предназначенная для того, чтобы быстро записывать что-то на бегу: номер телефона, расписание терапевта, внезапно пришедшую мысль, ссылку на фильм, который порекомендовала подруга, и т.п. Основные плюсы тут в оперативности и едином месте для такой разноплановой оперативной информации. Плюс Notion тут еще в том, что на страницу можно легко добавить как текст, так и фото или любую ссылку. Главное, не забывать регулярно чистить «Входящие». Я стараюсь делать это не реже одного раза в неделю. Информацию, потерявшую актуальность, просто удаляю. А то, что может потом пригодиться помещаю в соответствующей раздел «Хранилища».

    Рабочие страницы (dashboards)

    Эта часть системы — моя любимая! Если структура «Хранилища» довольно статична, то на рабочих страницах все, наоборот, очень гибко. По сути, это своего рода виртуальные рабочие кабинеты.

    Пример рабочей страницы для одного из моих бизнес-проектов.

    Технически это отдельные страницы, на которых почти ничего не хранится, информация выводится туда с помощью виджетов и внутренних ссылок. Это невероятно удобно. Например: разных проектов у нас может быть очень много, но в текущий момент мы активно работаем только с некоторыми из них — их можно вывести на свою рабочую страницу и иметь к ним быстрый доступ. А когда они перестанут быть актуальными, убрать. В «Хранилище» при этом они останутся и к ним всегда можно будет вернуться. Там же на своей рабочей странице можно отобразить базу задач, отфильтровав только свои собственные или задачи по определенному направлению. А другой человек на своей рабочей странице может вывести ту же самую базу, но настроив ее отображение так, как нужно ему. Например: я люблю работать с задачами в виде карточек, а мой муж — в виде таблицы.

    В целом, рабочие страницы у меня обычно содержат:

    • Список активных проектов с возможностью быстро перейти к любому из них
    • Ссылки на часто используемые материалы
    • Задачи на текущий период
    • Редакционный календарь с контентом

    Таким образом, я всегда вижу общую картину на текущий момент. Это дает мне ощущение спокойствия и контроля.

    Моя личная рабочая страница.

    А еще я любою менять обложку страницы в зависимости от сезона и добавлять какие-то детали, чтобы мой виртуальный кабинет был не только удобным, но и уютным.

    ★ Дополнительные элементы

    В этой статье я не делаю обзора всех возможностей Notion — это сделало бы материал безразмерным. Хочу отметить только некоторые, которыми сама активно пользуюсь и которые делают мою работу с системой удобнее и эффективнее.

    ★ Избранное

    Любую страницу можно добавить в избранное, и она будет отображаться вверху на боковой панели — раздел Favorites. Это может быть полезно, когда страниц много и нужно поместить какие-то из них в наиболее быстром доступе. Но для меня добавление в избранное особенно ценно в связке со следующим пунктом.

    ★ Виджет на телефоне

    Виджет Notion есть и для IOS, и для Android. У виджет существует несколько вариантов вывода информации: одну конкретную страницу, последние использованные или раздел «Избранное». Вот этот последний вариант я использую очень активно. В виджете отображается максимум три строки, поэтому я вынесла туда свою личную рабочую страницу и раздел «Входящие». Благодаря этому я всегда могу попасть на эти две самые востребованные страницы в один клик. Третьей строкой я время от времени могу добавить что-то актуальное в текущий момент.

    ★ Комментарии и упоминания

    Возможность писать комментарии к любой странице и любому блоку на странице — незаменимый инструмент для работы в команде. Если в комментарии вы упоминаете другого пользователя через символ @, то ему приходит уведомление (внутри Notion или на почту — в зависимости от выбранных настроек). Это позволяет обсуждать разные рабочие моменты.

    За что я люблю и ценю Notion

    Notion для меня — это про свободу. А свобода — одна из ключевых моих ценностей. Наверное, поэтому мы с ним так прочно подружились. Он позволяет мне не разбрасываться на множество приложений, организовывать все в одном месте так, как нравится мне, и гибко адаптировать систему к переменам.

    Считаю ли я, что Notion подходит всем? И да, и нет. В плане работы с уже созданной системой, я думаю, что он подойдет большинству. Но кому-то лучше создавать свою систему самостоятельно, а кому-то с помощью человека, который уже отлично владеет Notion.

    Notion — это конструктор, который сам по себе не дает вам готовой структуры для организации дел или какой-то информации. Он дает блоки и функции, которые позволяют вам создать свою собственную уникальную систему, адаптированную именно под ваши потребности. Для кого-то это плюс, для кого-то минус. Здесь все очень индивидуально.

    Саморазвитие#Notion#организация информации#порядок#Приложения