14 сентября 2022

Швабра 2.0, или Как, выполняя меньше, чем планируешь, оставаться продуктивным

1446 просмотров

Юлия Дараган
Фрилансер. Переводчик и редактор в области локализации компьютерных игр. Тайм-менеджмент и лайф-хакинг — давнее увлечение.
  • sites.google.com/view/tm-in-bunnies
  • Есть такой непроговариваемый миф, поддерживаемый картинками в интернете, будто тайм-менеджмент — это планирование, а планирование — это жесткое расписание, когда день под завязку забит красивыми разноцветными записями в Outlook или Google Calendar.

    В жизни такие расписания работают крайне редко, а если планировать не только работу, но и другие стороны жизни, то не работают с гарантией. Зато отлично подливают масла в позицию «тайм-менеджмент — это для мужчин, работающих в офисе с девяти до пяти, а для меня они не работает».

    На деле мало кто из гуру тайм-менеджмента будет всерьез советовать составлять поминутные планы и жестко их придерживаться в ситуациях высокой непредсказуемости. Аксиома тайм-менеджмента — планировать не больше 60% доступного времени.

    Для меня план на день — не догма. Его не обязательно выполнять досконально. Это скорее меню, из которого я могу выбрать себе наполнение дня — в зависимости от настроения, самочувствия и обстоятельств.

    Работающая альтернатива жесткому расписанию в планировании — метод швабры. Так его называет Александр Горбачев в книге «Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2».

    Метод отсылает к легенде о диалоге Чарльза Шваба и Айви Ли (Шваб+Ли = «Швабра»). Цитирую:

    Реальная история. Англия, 50-й год прошлого века. Вице-президент Бетл-Хим Шваб вызывает консультанта Ли и просит дать совет по лучшему управлению делами. Недолго думая, Ли предлагает следующее:

    – Напишите список дел, которые собираетесь делать завтра. Теперь выберите из них самое важное, самое ценное. Завтра утром приступите к нему. Ни на что не отвлекайтесь, пока его не завершите. После выполнения снова пересмотрите список. Возможно, появились новые задачи, которые требуют решения. Выберите на этот раз самую важную задачу и незамедлительно приступайте к ее выполнению. И в такой последовательности работайте до конца дня.

    Даже если вы не дойдете до конца списка, вы выполните самые важные задачи. Работайте так каждый день, и результаты не заставят себя ждать.

    «Насколько сочтете этот совет ценным, столько мне и заплатите», — с этими словами Ли удалился.

    Через две недели Ли получает чек на сумму 25 000 долларов. На чеке внизу мелкой строчкой было написано: «Это был самый лучший совет по менеджменту, который я услышал за последние 20 лет!»

    Классическая Швабра предполагает в конце дня выписывать шесть самых важных задач с вечера и с утра работать в порядке приоритета, но мне ближе интерпретация именно Горбачева:

    Для меня эти слова пересеклись с ключевым словом agile в системе Джей Ди Мейера Agile Results (книга Getting Results the Agile Way на русский не переводилась, но в сети можно найти немало пересказов и обзоров системы).

    Agile-планирование — это планирование без наследования задач. Задачи не переносятся из плана в план автоматически. Каждый день, каждую неделю, каждый месяц, каждый год формируются три ключевых результата — исходя из текущего положения дел, а не накопившихся «хвостов». Новый день — новый лист. Если экстраполировать этот принцип на планирование дня, то метод Швабры приобретает восхитительную гибкость.

    Швабра 2.0 удобна тем, что планирует не время, а последовательность дел, причем при каждом обращении к плану порядок действий можно безболезненно поменять.

    Важные моменты:

    ★ Планируется не время действий, а их последовательность.

    ★ Принцип «важное сначала» позволяет повысить шансы, что самое важное так или иначе сделано будет.

    ★ Порядок и приоритет действий определяется не раз и навсегда, а при каждом обращении к Швабре (вот она, гибкость).

    Процедура:

    Выбрать из списка дел самое приоритетное, сделать его. За это время список может пополниться, а приоритеты — поменяться.
    Повторить процедуру с обновленным списком.

    Пошагово:

    ★ Просмотреть список задач для текущего временного «окошка» (это может быть целый день или, например, отрезок с утра до обеда или с обеда до поездки в банк в 16:00 или «пока дети в школе»).

    ★ Выбрать самую приоритетную.

    ★ Сделать ее (или поделать: задачи в дневной план лучше разбивать на блоки не дольше 30 минут).

    ★ Если задача не закончена, оставить ее в списке (или переписать в новой формулировке). Если закончена, вычеркнуть.

    ★ Если с предыдущего просмотра пришли новые задачи, записать их в список.

    ★ Выбрать новую самую приоритетную задачу.

    Теперь интересное: как приоритет определять.

    Матрицу Эйзенхауэра не видел только ленивый:

    Я честно скажу: что точно «для меня не работает», — так это вот эта матрица. Потому что важность от срочности отличить — особенно в запарке — очень сложно. Да и важность — понятие относительное. Поэтому я эту матрицу слегка допилила напильником.

    По горизонтали таблицы по-прежнему идет степень срочности. Вот такая:

    ★ Дедлайн сегодня

    ★ Делать каждый день

    ★ Можно не сегодня

    По вертикали — обязательность по Дж. Д. Мейеру (перевод мой, вольный):

    ★ Базис (below the line — ниже ватерлинии): сделал — нормально, не сделал — плохо.

    ★ Надстройка (above the line — выше ватерлинии): сделал — молодец, не сделал — ничего страшного.

    1 = НЕОТЛОЖНЫЙ БАЗИС
    2 = НЕОТЛОЖНАЯ НАДСТРОЙКА
    3 = ЕЖЕДНЕВНЫЙ БАЗИС
    4 = ЕЖЕДНЕВНАЯ НАДСТРОЙКА
    5 = НЕСРОЧНАЯ НАДСТРОЙКА
    6 = НЕСРОЧНЫЙ БАЗИС
    Обратите внимание на финт в последнем столбце. Если остались силы на несрочное, то тратить их в первую очередь лучше на надстройку. Базис никуда не денется, так или иначе мы его сделаем, а вот надстройку можем упустить.

    Получается вот так:

    Минимум

    1. Неотложный базис: сегодня дедлайн сдачи проекта.

    2. Неотложная надстройка: в 20:00 часовой вебинар, на который давно хочу попасть.

    3. Ежедневный базис: с утра приготовить завтрак и принять лекарства.

    100%

    4. Ежедневная надстройка. Написать полторы тыcячи слов на NaNoWriMo.

    Максимум

    5. Несрочная надстройка. Вчера дали ссылку на интересную статью — прочитать.

    6. Несрочный базис. Надо бы на этой неделе коммуналку заплатить.

    Пример плана на день и того, что получилось сделать по факту

    Система приоритетов выглядит сложной (аж из шести уровней!). Но она достаточно прозрачная, чтобы быстро присвоить приоритет любому делу.

    Если что-то из списка не будет сделано (скорее всего, так и будет) — это не просто не страшно, это норма. Первых трех пунктов достаточно, чтобы не страдать про «я ничего не успеваю», первых четырех — чтобы чувствовать себя молодцом. А все шесть — это на тот случай если у вас полно сил и времени.

    Отсюда мораль: выписывая дела в ежедневный план, откусывайте заведомо больше, чем прожуёте. Чтобы было из чего выбирать, если останется ресурс.

    И еще одно. Планируйте воздух. На стадии заполнения списка дел — из расчета примерно 3:1. Четверть планируемого окошка (будь то 1 час, 8 или 16 часов) должен занимать запланированный отдых. Поесть, выпить стакан воды, посмотреть в окно (правило 20-20-20: каждые 20 минут нужно в течение 20 секунд смотреть на предмет в 20 метрах от себя — глаза спасибо скажут). Иначе работоспособность будет падать по экспоненте. Проще говоря, ловите моменты, когда самой приоритетной задачей становится отдых.

    Саморазвитие#Планирование#Тайм-менеджмент