11 января 2021

Stickers, Rocks & Frogs: эффективная и простая система планирования

2064 просмотра

Павел Колодяжный
Digital-дизайнер, дизайн-директор. Борюсь с хаосом в бизнесе, командах, процессах и головах. Похудел на 40 кг, бегаю марафоны, поднимаюсь на вершины, круглогодично плаваю в море. Выступаю и преподаю. Пишу книгу о творческой эффективности.
  • pavel.live
  • instagram.com/iderins
  • t.me/creativegenerator
  • Простыни задач, списки незавершенных дел. С утра ныряешь в такую простынь, весь день пашешь, как дурной, поглощая пункт за пунктом. Затем кто-то позвонил, написал, пришли правки, тебя пригласили на встречу.

    Ты героически выполняешь задачи из своего списка плюс кучу тех, что прилетели. К концу дня, переделав прорву дел, ты выжат, как лимон, но заглядываешь в свой планировщик — а там будто ничего не изменилось. Все тот же бесконечный список. Даже добавилось. Вздыхаешь и чувствуешь себя унылой какахой. День за днем.

    Знакомо?

    Я перепробовал 100500 систем планирования, но прижилась только одна. За пять лет она прошла неплохую проверку практикой. Эффективная и простая, как топор.

    Я ее рекомендую, как один из инструментов на моем курсе «Импульс» по постановке и достижению целей. Она апробирована и хорошо себя зарекомендовала на сотнях участников.

    Может и вам пригодится.

    Лучший в мире инструмент планирования дня.

    Это часть моего утреннего ритуала. Мое утро начинается с двух чашек кофе. Пока пью первую, подвожу итоги вчерашнего дня. Записываю в дневнике произошедшие события и достигнутые результаты. Затем, за второй чашкой кофе, оттолкнувшись от итогов как от трамплина, принимаюсь за планирование наступающего дня.

    Открываю календарь и ежедневник, бегло смотрю, что там. Прокручиваю в голове остальные дела, что предстоят мне сегодня. Затем беру в руки стикер. Обычный желтый листочек с клейким краем. Кусок бумаги, размером с ладонь. Ставлю в верхнем углу дату и день недели. И пишу список дел на сегодня. Коротко, тезисно, в одну колонку. Только с одной стороны листка. Не мельчу, обычным почерком.

    Размер бумаги и почерка позволяет записать буквально 5–7 пунктов. Такое ограничение творит …магию! Мозг каким-то очень естественным и органичным способом проводит сортировку, расставляет очередность и приоритеты. Выделяет то, что действительно важно. Мой внутренний фокус. Те дела, выполнив которые, я могу себе сказать: «День был прожит не зря».

    Пять минут. Ручка, стикер, кофе. Вот и все планирование. Клеишь стикер на видное место. На монитор или в ежедневник, если работаешь не из дома. Сделал дело — вычеркиваешь.

    В конце дня, глядя на выполненный список, удовлетворенно понимаешь, что день прожит не зря. Все самое важное — сделано. С хрустом комкаешь листок и кидаешь его через комнату в корзину. Бац! Кто молодец? Я молодец!

    Вот и весь метод.

    Пояснения для дотошных

    Backlog & Sprint

    Конечно, у меня есть календарь, куда приходят встречи. Есть бумажный ежедневник. Есть рабочие списки задач по различным проектам. Есть личные списки дел. Есть графики тренировок. Есть семейное планирование. Ведение таких списков — отдельная тема.

    Прежде чем планировать текущий день я их просматриваю. Говоря языком Agile, все перечисленное выше — это Backlog, одна большая база всех дел и задач, которые следует выполнить. А стикер — это Sprint. То, что мы взяли из бэклога и назначили задачами одного конкретного дня. На сегодня.

    Тезисные записи и группировка

    Когда мы пишем на стикер тезисно, мы естественным путем сокращаем формулировки и группируем мелкие задачи внутри проекта. Допустим, у меня есть проект — написание книги. Внутри проекта есть рабочий план с множеством этапов и задач различного размера. Более того, над творческими задачами я обычно работаю раундами Помодоро. Мало кто может удерживать концентрацию часами, не теряя в качестве. Потому я работаю отрезками по 25 минут с перерывами между ними.

    Но утром, во время планирования, на стикер отправится запись «8–12:00, работа над главой такой-то». А уже приступая к этому пункту, я обдумываю, какие задачи поместить в имеющийся слот и очередность их выполнения. И далее работаю по плану, таймеру Pomodoro, с паузами и перерывами.

    Камни, щебень, песок и лягушки

    Многие слышали о такой системе планирования временем.
    Лягушки — важные, но неприятные дела, вызывающие внутреннее сопротивление. И рекомендуют ставить в самое начало дня, как стимулирующее средство. Если мы их «победили» в начале дня, все остальные дела кажутся проще и легче. 
    Камни — большие, важные и неповоротливые дела, от часа и более. Часто это то, что привязано к расписанию и времени. Например, встречи. 
    Щебень — средние по важности и размеру дела, на полчаса-час, без привязки к конкретному времени. Их мы расставляем вокруг камней, заполняя пустоты. 
    Песок — это мелочевка. Короткие и простые задачи, до 20 минут длиной. Ими мы заполняем пустоты между камнями и щебнем. Например, так я распихиваю по дню свои привычки.

    Так вот, стикер — для камней и лягушек. Прелесть в том, что благодаря ограниченному размеру листка, мозг «вытаскивает» в план дня именно такие дела не через рациональное взвешивание и анализ приоритетов, а интуитивно.

    Щебень — делаем по желанию, ситуативно, по остаточному принципу, когда появляется время. Песок (в моем случае это 45 ежедневных привычек) планирования не требует вовсе. Их я учитываю в отдельном приложении.

    Время

    В физическом мире любое дело требует времени. Мы ограничены временем бодрствования и не можем выполнить больше определенного количества дел.

    Задачи, у которых есть привязка ко времени (например, встречи), записываем в хронологическом порядке в виде диапазонов. Смотрим, чтобы они не пересекались, оставляем люфты между событиями.

    Для дел, у которых нет строгого времени выполнения, задаем диапазон сами. Оцениваем грубо, сколько времени потребуется на выполнение этой задачи. Если это непонятно и сложно оценить сразу — указываем, сколько времени мы можем выделить на задачу.

    Бывают задачи «плавающие»: нужно выполнить сегодня, но не важно, когда именно. Например, у меня так с беговыми тренировками: по плану сегодня, потребует час, но в какое конкретно время — не важно. Могу устроить пробежку с утра, могу в обед, могу вечером — главное, что сегодня.

    Ах, да. Задачи, которые мы себе пишем, должны быть выполнимы в течение дня. В противном случае, из большой задачи нужно выделить кусок, который планируем выполнить за сегодня.

    Энергия

    При планировании на стикере, я не разделяю задачи на личные и рабочие. Время в сутках, ментальная и физическая энергия, — это ограниченные ресурсы, которые нужно потратить и на работу, и на деловые встречи, и на тренировку, и на свидание. Наивно полагать, что, вымотавшись на работе, а потом еще и на тренировке, ты найдешь вечером силы для свидания.

    В течение дня мы расходуем энергию. Накапливается утомление и усталость. Потому я стараюсь располагать творческие, тяжелые и энергозатратные задачи в начале дня. И делать их в первую очередь. Чтобы по мере того, как нарастает утомление, задачи становились легче. Когда совсем устал и уровень энергии низкий, я занимаюсь простыми и рутинными задачами.

    План — только в начале дня

    На «Импульсе» я рекомендую строго придерживаться этого правила:
    Мы планируем свой день только один раз. С утра.
    Мы не корректируем его в процессе дня.

    На деле это означает сразу две вещи:

    Во-первых, все те задачи, которые по какой-то причине норовят влезть в план в течение дня, мы игнорируем. Точнее мы их принимаем, но не на текущий день, ведь он уже распланирован, а заносим в бэклог и календарь, на последующие. Таким образом источником своих планов и действий остаетесь вы и только вы. Вы следуете плану и сами формируете свой день, а не импульсивно реагируете на все, что нам день текущий принесет. Если вы не работник МЧС — никакой катастрофы не случится.

    Исключения можно сделать лишь для коротких задач из категории «щебень и песок», которые не требуют большого времени и нужно просто взять и сделать. Но только при условии, что не мешает основному плану.

    Во-вторых, бывает так, что день еще не закончился, а все задачи из плана выполнены. Велик соблазн взять из бэклога еще пару-другую задач.
    С этим пагубным желанием нужно всячески бороться. Ещё раз: план составляется только один раз — с утра. План составлен? Да. План выполнен? Да! Не досыпай задач.

    Мозг не дурак, увидит, что его старания приносят лишь только больше работы, и начнет тебя саботировать прокрастинацией. Хорошо поработал — расслабься и порадуйся. Отдохни, сходи на прогулку, проведи время с семьей. Ты заслужил! Таким образом мы формируем позитивное подкрепление. Дофамин, позитивная обратная связь и все такое.

    Переносы

    Пару лет назад подсмотрено у Макса Бурцева и дополнено в метод.

    Бывает так, что одна-две из задач остались не выполненными. Не те, что начал и не успел закончить, а такие, что даже не прикоснулся. Тогда это дело вносится первым пунктом в список следующего дня, с пометкой ‘>’ в начале текста. Это нам говорит о том, что мы дело перенесли.

    Сделали? Вычеркнули и забыли. Снова не сделали? Опять переносим, добавляя в начале стрелку. Теперь оно начинается с ‘>>’. Снова не сделали — ‘>>>’. Это уже три переноса. Но если мы «важное и нужное» дело перенесли уже три дня подряд, то на четвертый день — самое время задуматься. Что с ним не так? И нужно ли мне вообще это дело?

    Тут есть три пути:

    • Я понимаю, что именно с задачей не так. Изменяю, чтобы в ней не было того, что меня останавливало. Или декомпозирую, дробя на меньшие куски. В обоих случаях она меняет свою форму.

    • Понимаю, что спокойно проживу без этой задачи. Значит она была недостаточно важной и нужной. Прощаюсь с ней, вычеркиваю и забываю.

    • Если жаба «сделать все дела в мире» не позволяет вычеркнуть переносимую задачу, помещаю ее в список дел «когда-нибудь в лучшие времена». Иногда его пересматриваю. На практике, это такое кладбище идей, откуда мало какая задача выбирается.

    Вот и всё.
    При всей подробной расшифровке, на практике метод прост, живуч, универсален и эффективен.

    P.S.

    Метод хорошо подойдет тем, кто сам хозяин своего времени: предпринимателям, руководителям, самозанятым и фрилансерам. В случаях, где вы работаете наемным сотрудником в офисе, могут быть значительные оговорки.

    P.P.S.

    Оказалось, что метод, который я выработал и несколько лет шлифовал на практике, достоин не статьи, а целой книги — прочтите «Новый взгляд на список важных дел» С. Дж. Скотта. Возможно, подсмотрите, чем дополнить методику.

    Саморазвитие#Инструменты#Минимализм#Планирование#Приоритеты#Тайм-менеджмент