Если вы ответственно относитесь к своей работе (или даже к своему хобби), нетрудно представить такой сценарий.

Вы хотите, чтобы все шло хорошо. Вы хотите все делать качественно и в срок. Вы хотите быть человеком, которого люди приводят в пример, когда говорят о профессионале, чья работа впечатляет.

Очевидно, что для достижения такой цели, вы стараетесь с самого начала все делать «на отлично». Добившись успеха благодаря своим усилиям, вы рискуете впасть в беспокойство — технически все ок, но перфекционизм – штука коварная. Вы знаете, что ещё многое можно улучшить. Всё силы вы отдаете этой задаче. Больше часов работы над тем, что вы считаете «очень важным».

Возможно, вы начнёте присматриваться к другим нишам и направлениям своей работы, которые тоже можно усовершенствовать. Возьмите на себя часть обязанностей коллеги, с которыми он вечно не справляется вовремя.

Отправьте боссу электронное письмо с вопросом, можете ли вы еще что-нибудь для него сделать. Теперь вы тот, к кому можно обратиться. Человек, который отвечает на каждое электронное письмо, как только оно получено. Который затем становится тем, кто делает это в 23:38 вечера, а потом и по выходным.

Ваша рабочая нагрузка критически увеличивается. Ваша голова начинает мелко трястись.

Вскоре вы уже не можете сказать, что из того, чем вы заняты, действительно важно.

Попасть в эту спираль очень легко.

И — вот мысль, которую вы, возможно, не захотите слышать: в конечном счете, это непродуктивно. На самом деле, если вы не остановитесь, вам достанется только незавершенная работа и беспокойство. А повышение получит ваш медлительный и безынициативный коллега.

Какой кошмар, правда?

Так проявляется странное очарование синдрома «важно всё». Когда подготовка квартального отчета требует такого же рвения, как и вызов службы безопасности из-за того, что стажер заблокировал доступ к архиву с документами.

И это даже не увлекательное хобби, которое занимает ваши мысли и свободное время. Оно тоже важно, но на фоне рабочих задач явно отходит на второй план, правда?

Но не волнуйтесь, у проблемы есть решение: маленькая штука, называемая расстановкой приоритетов. И это просто способно изменить вашу жизнь.

Правильно расставляем приоритеты

Эффективное управление временем зависит от расстановки приоритетов. А расстановка приоритетов заключается в том, чтобы вывести важные задачи на первое место в вашем списке дел.

Но, как бы просто это ни звучало, это трудно сделать правильно. Если вы не будете расставлять приоритеты, это может быстро подорвать вашу продуктивность. Вы должны оценить все возможные виды деятельности и тщательно отобрать те, которые заслуживают вашего внимания сегодня.

Однако то, что казалось чрезвычайно актуальным вчера, завтра может оказаться неважным. Возможно, вы посвятили несколько недель написанию новой функции только для того, чтобы обнаружить, что она не войдет в следующий релиз.

Отмена приоритетов предполагает активное удаление задач из вашего списка. Вы просматриваете свой набор задач и говорите: «Это больше не имеет для меня значения».

Тут есть психологическая ловушка: легко отменить приоритетность задач, которые пока не имеют для вас ценности. Но как насчет тех, что когда-то считались важными, или тех, на которые вы потратили много времени и сил?

Как надежно распознавать приоритеты

Сколько бы методов расстановки приоритетов вы ни испробовали, к сожалению, часто случается, что неважные задачи каким-то образом оказываются приоритетными в вашем списке дел.

Чтобы изменить свои приоритеты, первым шагом является понимание того, как эти неважные задачи оказались на первом месте.

Давайте рассмотрим некоторые типичные ошибки в расстановке приоритетов и способы их выявления.:

Ставим срочность превыше важности
Иногда выполнение важных задач откладывается просто потому, что другие кажутся более срочными. Исследования показали, что мы склонны расставлять приоритеты в задачах с приближающимися сроками, даже если они не так уж важны или полезны.

Симптомы: 
Ваш список дел переполнен задачами, которые нужно выполнить немедленно. Несмотря на ощущение, что вы постоянно в движении, кажется, что ничего существенного не делается.

Неуправляемое масштабирование
Неясно, над чем именно нужно работать.

Это происходит, когда проект или задача начинает выходить за свои первоначальные границы, что случается чаще, чем нам хотелось бы. Но что мы часто упускаем из виду, так это важность переоценки приоритета задачи, когда она отклоняется от курса.

Симптомы: 
задача не покидает вашем список дел неделями или превратилась в расплывчатый пункт вроде «завершить [гигантскую задачу]» или «работать над [огромным проектом]».

Нет инструмента для корректировки приоритетов
Вам не хватает определенного процесса, личного или профессионального, чтобы корректировать приоритеты.

У большинства из нас есть какой-то метод организации наших задач, будь то структурированный подход вроде Матрицы Эйзенхауэра или что-то более неформальное. Однако у очень немногих из нас есть четкая стратегия отмены приоритетов при необходимости.

Симптомы: 
ваш список задач продолжает расширяться, несмотря на ощущение, что вы постоянно заняты.

Сложности с оценкой реальной ценности задач
Ключ к эффективной расстановке приоритетов заключается в понимании истинной ценности каждой задачи и соответствующем управлении своим временем для достижения максимальных результатов. Мы часто ошибочно завышаем ценность одних задач и упускаем реальную важность других. Этим особенно «грешат» те, кто занимается творчеством, таким как дизайн, программирование или написание текстов, — они часто закапываются в деталях и тратят слишком много времени на то, чтобы «вылизать» нюансы. И одновременно недооценивают такие аспекты, как исследования и экспериментирование.

Симптомы: 
вы работаете над задачей весь день, но к концу дня вам сложно, ответить на вопрос: «Чего я на самом деле достиг сегодня?»

Неясные цели компании
Расстановка приоритетов на рабочем месте — дело не одного человека. Ваши действия отражаются на всей вашей команде, влияя на усилия каждого. По опросам, 90% работающих людей не знают стратегии своей компании и своей роли в достижении ее целей.

Не слишком правильно полагаться на начальство в определении личных приоритетов, но и не взваливать на себя все бремя действий по расстановке приоритетов тоже не стоит.

Симптомы: 
члены команды не знают, какие задачи для них важнее, а руководство не может наметить четкое направление.

Парадокс отмены приоритетов

Даже когда вы осознаете, что тратите время на задачи, которые не служат вашим целям, может показаться сложным нажать на тормоза и перенаправить свои усилия. Мы все слышали эти шаблонные советы:

«Легко сдаться ...»

«Отказ от курения становится привычкой, как только вы делаете первую попытку бросить...»

«Настоящие испытания начинаются, когда ты пытаешься остановиться ...»

Несмотря на то, что отказ от определенных проектов высвободит драгоценное время для более важных начинаний, часто возникает мучительное чувство вины и стыда, побуждающее вас продолжать.

Овладеть искусством отмены приоритетов означает распознать, когда ваш разум ведет себя как восторженный завсегдатай вечеринок, подталкивающий вас к очередному раунду пивного баттла, даже когда очевидно, что пора заканчивать.

Эти предубеждения и заблуждения привязывают нас к задачам, от которых следует отказаться. К ним относятся:

• Логика неоправданных затрат: зацикливаемся на задачах просто потому, что потратили на них время, игнорируя тот факт, что важнее всего наши будущие действия.
• Предвзятое отношение к завершению: приоритетность простых для выполнения задач, потому что вычеркивание их из нашего списка вызывает выброс дофамина, из-за чего трудно расслабиться, даже когда пришло время.
• Эффект Зейгарника: склонность нашего мозга зацикливаться на незавершенных задачах часто заставляет нас считать их более приоритетными, чем новые. Это похоже на первый закон Ньютона, применяемый к производительности: задачи в движении, как правило, остаются в движении.
• Страх неудачи: возможно, самая мощная сила, удерживающая нас от отмены приоритетов. Никто не хочет, чтобы на него навесили ярлык человека, который уклоняется от ответственности или сдается при первых признаках неприятностей.

Всё это в комплексе заставляет нас служить задачам, которые когда-то были важными, но больше не являются таковыми.

Итак, как нам вырваться из их тисков и направить нашу энергию на то, что действительно важно?

Как снизить приоритетность работы: 5 стратегий

Тратить бесконечные часы на то, чтобы выяснить, что должно быть вашим главным приоритетом, — не самое продуктивное использование вашего времени. Но и решить, какие задачи пора вычеркнуть из списка «важное» и забыть о них — тоже непросто.

Сложность заключается в организации продуманного и последовательного процесса переоценки ваших приоритетов. Таким образом, вы можете продолжать фокусироваться на том, что эффективно, и отодвигать на второй план всё остальное.

Вот несколько стратегий, которые помогут запустить этот процесс:

1. «Привязывайте» свои задачи ко времени

Чем больше времени вы посвящаете ошибочному приоритету, тем сложнее с ним расстаться. Устанавливая временные ограничения, вы создаете естественные возможности для паузы и переоценки.

Интеграция этих временных ограничений в ваши более масштабные проекты является ключевой. Например, вы можете дать себе неделю или две для работы над задачей. Установите ограничение по времени, отметьте напоминание в своем календаре или инструменте управления проектами и установите четкие критерии для оценки его приоритетного статуса.

Например:
«Мы попробуем это в течение двух недель, а затем оценим. Вот на что мы посмотрим, чтобы понять, сработало ли это».

Другой вариант — использовать систему обратной связи 0-30-90.

Это требует от вас привлечения других людей, которые помогут вам оценить перспективу задачи на самом старте. Попросите повторить оценку задачи, когда вы выполните её на 30%. Когда будете готовы на 90%, запросите более конкретную обратную связь.

2. Составьте список «Чего не надо делать»

Определение того, что вы не делаете, не менее важно, чем определение того, на чем вы хотите сосредоточиться.  Однако хитрость заключается в том, чтобы рассматривать список «не делать» скорее как руководство по выполнению задач, которые следует отложить на время.

Независимо от того, какой метод организации рабочей нагрузки вы предпочитаете, полезно выделить отдельный раздел для задач — или типов задач, — которые в данный момент не являются приоритетными.

У вас может быть сильное желание погрузиться в личный проект, но нет времени или энергии, чтобы сделать его приоритетом прямо сейчас. В таком случае запись в вашем списке дел о том, что вы вернетесь к этому проекту в следующем месяце, может внести ясность и сфокусировать внимание.

3. Еженедельный обзор для переоценки ваших приоритетов

С учётом всех ментальных ловушек, о которых мы говорили ранее, часто в моменте бывает трудно отложить выполнение задач, которые перестали быть важными. Однако регулярные проверки дают передышку, необходимую для оценки того, по-прежнему ли текущие задачи заслуживают вашего внимания.

Еженедельный обзор выделяется как один из наиболее эффективных методов для этой цели.

Вот его ключевые шаги:

• Выделите 5-10 минут, чтобы поразмыслить над своим списком дел за прошедшую неделю.
• Каждой выполненной задаче присвойте оценку от 1 до 5 (1 — низкий приоритет, 5 — высокий приоритет).
• Включите все задачи, набравшие 1-3 балла, в список «не делать».
• Повторите процесс для любых задач, оставшихся нетронутыми или частично выполненными.
• Вычеркните из приоритетных задач любые незавершенные задания, которые не набрали 4 или 5 баллов.

4. Сосредоточьтесь на ключевых компонентах важных задач

Иногда вам не обязательно браться за всю задачу или проект сразу. Попробуйте уменьшенную версию вашей цели — возможно, лишь часть от ее первоначального размера. Такой подход делает цель более достижимой и подчеркивает ее основную важность.

Например, вместо составления всеобъемлющего стратегического документа, который может казаться сложным и пугающе большим, сделайте в первую очередь план этого документа. Аналогичным образом, вместо того чтобы обновлять весь маркетинговый веб-сайт, начните с целевой страницы. Сосредоточив внимание на важных элементах, вы сможете эффективно управлять своей рабочей нагрузкой и откладывать менее важные задачи на потом.

5. Выберите то, что является наиболее важным, в рамках вашего подразделения

В случае с командной работой, важно взаимодействовать с коллегами, клиентами или начальством, чтобы учесть их точку зрения на то, что они считают наиболее важным. Иногда, когда вы решаете сместить фокус с проекта, над которым, как знают другие, вы работали, это может вызвать чувство сожаления о том, что вы вообще взялись за эту задачу.

Однако совершенно нормально корректировать свои приоритеты, не беспокоясь о том, что вас осудят. Открытое обсуждение задач, которые вы лишили приоритета, может положить начало ценным дискуссиям о том, что действительно важно как для вас, так и для вашей компании.

Общая картина — это самое важное

Когда вы решаете отменить приоритетность задач, вы, по сути, возвращаете себе контроль над своим временем. Как отмечает в своей книге Грег МакКеон, автор книги «Эссенциализм», «если вы не берете на себя ответственность за свой график, кто-то другой с радостью сделает это за вас».

Когда вы погружены в неотложные задачи; трудно держать в голове общую картину. Простая еженедельная проверка того, чем вы были заняты в рабочее время, может пролить свет на то, сосредотачиваетесь ли вы на правильных вещах или есть задачи, которые можно сдвинуть вниз по списку приоритетов.

Оригинал статьи на Rescuetime.com

Саморазвитие #перевод #Планирование #Продуктивность #Тайм-менеджмент