25 сентября 2019

Чтобы повысить продуктивность, замените список задач на промежуточное ведение дневника

6015 просмотров

Вы сейчас скажете, «кто о чем, а лысый о расческе», но тут именно такой случай:)

Создатель проекта Coach.me Тони Стабблбайн расписал преимущества приема, который уже давно используют участники «Стодневки»: чтобы не удерживать внимание на запланированных задачах, придерживаться приоритетов  и не тратить время впустую, они в течение дня делают записи в Дневник Стодневки, а вечером на основе этих записей подводят итоги.

Тони Стабблбайн считает, что такая тактика ведения дневника помогает бороться с прокрастинацией и находить новые решения для текущих задач.

Идея очень проста: вместо того, чтобы отслеживать выполнение задач по списку, используйте дневник.

Не важно, ведете вы дневник в блокноте, в заметках на телефоне или в Evernote. Это дело вкуса. Выбирайте удобный для вас формат, это поможет быстрее сформировать привычку.

Каждый раз, как вы переключаетесь с одного проекта на другой, откройте дневник и запишите, что вы сделали и что собираетесь делать.

Например, когда вы переключаетесь с проверки почты на подготовку презентации, потом спешите на встречу и затем возвращаетесь к письмам. Все это разные проекты в течение дня. И моменты между ними — промежуточные этапы, когда и стоит взяться за блокнот.

Приведу пример.

Это требует гораздо больше времени, чем просто вычеркнуть пункт из списка.

Но вот объяснение, как такая тактика влияет на продуктивность, прокрастинацию и креативность.

Этого объяснения достаточно. Если хотите, закрывайте статью и начинайте пробовать. Но так как я энтузиаст, расскажу вам подробнее о методе, способах подстроить технику под свой рабочий процесс, об исследованиях, которые стоят за всем этим.

История: Pomodoro на стероидах

В методе Pomodoro вы переключаетесь между интервалами: работа и отдых 25/5. После двадцати пяти минут работы следуют пять минут отдыха.

Отдых — вознаграждение за проделанную работу. Можно без зазрения совести листать ленту, перекусить или написать сообщение другу.

Меня всегда интересовало, можно ли как-то более продуктивно провести эти пять минут?

В то время, как у меня возник этот вопрос, я практиковал утренние страницы по книге Джулии Кэмерон, исследовал разнообразные способы, как можно использовать дневники для личного роста. И я соотнес одно с другим.

Что если в эти пять минут отдыха взяться за дневник? Эксперимент принес много положительных результатов.

Вы можете записать и больше, со временем вам будет что написать. Но это база — то, с чего стоит начать.

Очистите голову

  • Какую задачу я только что выполнил? Если ли что-то в этой задаче, о чем я все еще думаю?

Очистив голову от лишних мыслей, вы сможете полностью сфокусироваться на новой задаче.

Мое любимое высказывание о гениях принадлежит ученому Эдсгеру Дейкстру:

«Компетентный инженер полностью осознает ограниченность своих возможностей. Поэтому он подходит к задаче с полным смирением и избегает хитроумных уловок, как чумы».

Многие подходят к проблемам с высокомерием, в полной уверенности, что их мозг придет к новому, креативному решению. Зачастую они перегружают мозг чрезмерным обдумыванием. Мозг отвечает тем, что в ответ выдает лишь ошибки.

Наблюдение Дейкстра — наиболее прагматичный подход, правило упрощать проблемы.

Зачастую, закончив работу над задачей, мы не перестаем о ней думать. Запишите эти мысли, очистите мозг. Таким образом, приступая к следующей задаче, вы сможете в полной мере на ней сконцентрироваться и не будете полагаться лишь на часть своих способностей.

Первый шаг vs. Следующий шаг

  • С какого действия я начну работу над следующей задачей?

Я испытывал такой подход на группе. Это была группа из 500 человек, для которых продуктивность — это и цель, и хобби. Честно говоря, они слишком серьезно подходят к вопросу эффективного использования своего времени. Но они всегда открыты для нового.

Я попытался уговорить их по-новому взглянуть на концепцию «следующего шага» из системы Дэвида Аллена GTD, «следующее действие» трансформировать в «первое действие».

Мнения разделились.

Дэвид Аллен пишет, что многие ведут списки задач относительно проектов. Например, поменять шины. Проблема в том, что как только вы подходите к задаче, сформулированной как проект, вы теряетесь. Как «поменять шины»?

Аллен призывает ориентироваться на действия, а не проекты. Вместо того, чтобы написать «поменять шины», стоит написать «позвонить в шиномонтажную мастерскую, чтобы узнать цены».

Одна из целей промежуточного ведения дневника — уточнить следующий шаг работы над проектом. Чем проще шаг, тем выше вероятность его выполнения. Это то, что вы должны прояснить в первую очередь, взявшись за дневник.

Но я замечал, что, размышляя над следующим действием, люди часто все равно записывают задачу, к которой сложно подступиться. Плохо выбрав следующее действие, легко поддаться прокрастинации по аналогии со списком задач, которые ориентированы на проекты, а не конкретные действия.

В задаче «Позвонить в мастерскую», из примера выше, не ясно, как вы найдете номер, по которому стоит позвонить. Так люди и застревают. В ежедневной рутине, вы скорее всего отправитесь гулять в интернете.

Поэтому я спросил группу, что если переименовать «следующее действие» в «первое»?

Поэтому выражение «первое действие» помогает максимально узко сфокусироваться. Первым действием будет «Загуглить номер мастерской» или просто «Открыть Google».

Такая семантическая разница заставляет нас думать более точно. Но не все люди одинаковы. Вторая половина начала протестовать против «первого действия», потому что такие мелкие задачки кажутся скучными. Им необходима была достаточно сложная задача, чтобы создавалось ощущение, что она стоит того, чтобы за нее браться. Иначе они начинали прокрастинировать из опасения, что им станет просто скучно.

Люди разные. Я даю лишь начальные шаги и не настаиваю на том, чтобы вы записывали «первое действие», если «следующее» несет для вас больше пользы. 

Осознанный выбор стратегии: делай меньше, работай умнее, делегируй

  • Какой подход стоит использовать, чтобы довести дело до конца?

На данном этапе вы уже очистили разум и готовы задуматься о том, как лучше подступиться к проекту.

Зачастую, выполнение проекта —это вопрос объема работ. Если у вас есть только час, необходимо использовать стратегию, которая поможет воспользоваться каждой минутой.

Впервые меня осенило по поводу стратегии, когда мне необходимо было начать редактировать статью. У меня было пять статей и желание опубликовать хотя бы одну из них. По умолчанию я бы подумал, что я мастер редактуры, хотя я любитель без какого-либо опыта. И импульсивно взялся бы за первую же статью без разбора. Другими словами, я бы и не думал о стратегическом подходе к задаче.

Но во время записей в дневнике я прописал, что у меня есть лишь час. По опыту я уже знаю, что редактирование может занять и пятнадцать минут, и все два часа. Нарушая свои привычные правила, я открыл все пять статей. Я просмотрел их и выбрал ту, что показалась наиболее простой для редактирования. Ну не гений ли я? Нет. Но момент осознанности помог мне выбрать наиболее подходящую стратегию. В итоге я отправил статью в срок. Успеть выполнить задачу в срок — маленькая победа.

Думаю, наиболее подходящее здесь слово — осознанность. Ведение дневника в процессе работы привносит ясность и осознанность в контекст, цели, настроение и ваши способности. Ну честно, очень много работников умственного труда идут по жизни так неосознанно, как только могут.

Ни один разговор о продуктивности я не заканчиваю, не упомянув книгу Даниэля Канемана «Думай медленно. Решай быстро».

Книга рассказывает о двух моделях принятия решений. Один рациональный, но требующий больше усилий. Мы все надеемся, что именно он управляет нашей жизнью. Второй основан на эмоциях и привычках, том, что скрыто в подсознании. Второй метод и определяет нашу жизнь.

Магия ведения дневника в том, что нам удается вынести на свет мысли и эмоции, которые служат триггерами. Это помогает войти в контакт со своими мыслями и чувствами, и более рационально подойти к вопросу.

Деятель vs. Менеджер

В начале я сказал, что не так важно, используете вы приложение или блокнот. На деле не совсем так. Наиболее подходящий инструмент определяется тем, кто вы — деятель или менеджер.

Если вы весь день работаете за компьютером, то скорее предпочтете Evernote. Многим помогает оставаться в потоке, если они просто перескакивают с одного приложения на другое.

Если это ваш стиль работы, я бы назвал вас деятелем. Вам лучше вести дневник в приложении.

Если же вы менеджер, то значительная часть вашего дня проходит не только за компьютером, но и на встречах. Вам я бы порекомендовал следующее:

1. Использовать бумажный блокнот

2. Назначать встречи не одна за другой, а с перерывом в пять минут. Это даст время, чтобы записать мысли в дневник.

Если же вы деятель, который работает не за компьютером, а непосредственно руками, мои поздравления! Физическая работа хороша сама по себе. Вам стоит использовать бумажный блокнот.

Дневник — опора для новых проектов

Тренер NBA Грейам Бетчарт рассказал мне об одном концепте, которому учит всех спортсменов — «Скорость следующей игры». Идея заключается в том, что есть переход от нападения в оборону, тот момент, когда многие игроки теряются. Это баскетбольный вариант промежуточного ведения дневника.

Для объяснения он использовал это видео с Майклом Джорданом, который несколько раз переходит из нападения в защиту и обратно. Это удивительное видео, Джордан совершает такие переходы значительно быстрее, чем все остальные на площадке.

Бетчарт говорит, что все дело в привычке, которую выработал Джордан. Привычка заключается в том, что в момент, когда мяч переходит из одной руки в другую, Джордан опирается на ведущую ногу и меняет направление.

Бетчарт отводит на это не более секунды. Нам же потребуется пара минут. Можете ли вы переключиться с одного проекта на другой менее чем за пять минут?

Продвинутая версия: записывайте все

Эта тактика также фокусируется на моментах перехода с одного проекта на другой. Но разница в том, чтобы вести дневник и по ходу работы. По сути отслеживать весь процесс.

Я уже писал об этом ранее. Вместо того, чтобы сверяться со списком задач, просто отслеживайте выполнение задач в потоке. Звучит, как дополнительная работа. Но если вы только попробуете, в конце дня у вас будет доказательство того, насколько эффективно вы работали в тот день. Когда я тестировал эту технику, мне удавалось выполнить сто и более задач за день. Гордость за проделанную работу в конце дня подстегивала меня вести такой журнал проекта.

Мы берем концепцию Дэвида Аллена «следующее действие» и добавляем стероидов. Если «следующее действие» помогает подступиться к проекту, поможет и с каждой задачей в течение дня.

Первоначально я записывал лист из последующих шагов. И лишь затем перешел на дневник, когда понял, что таким образом могу параллельно проанализировать себя. Причины объясняются в недавнем исследовании (Выжимка от доктора Тима Пычила).

Когда я перешел от простого записывания шагов на дневник, я начал спрашивать себя: почему я только что прокрастинировал? Ответ часто был как прозрение, и всегда это было нечто решаемое.

Вот конкретный пример. Заметьте, как часто я говорил «черт», вот они — моменты прокрастинации.

Работа заняла у меня 56 минут, за это время я 3 раза отвлекся. Дневник стал спасательным кругом. Взяться за дневник — моя уже привычная реакция, когда я замечаю, что прокрастинирую.

Да, упор этой статьи и тактики на промежуточных моментах, но я твердо убежден в пользе того, чтобы вести дневник в течении всего дня. 

Может ли эта техника в полной мере заменить список задач?

Да, при определенных условиях.

Во-первых, стоит прояснить различие между разными списками задач. Бывают списки, которые люди ведут как долгосрочный бэклог — вещи, которые они когда-нибудь в будущем хотят сделать. Эта тактика не может заменить подобные списки.

Есть списки задач, которые выступают, как рабочий документ. Вы часто сверяетесь с ним, чтобы понять за что взяться, обновляете, когда возникает нечто новое.

Вместо второго списка задач как раз можно использовать дневник. Если вас пугает такой переход, помните, прелесть дневника в том, что его можно подстроить под себя.

Иногда я записываю небольшой список задач на одной из страниц. Если возникает задачка, которую сделать сейчас не могу, а забыть не хочу, я просто записываю ее в конце страницы. То, что я пишу на полях дневника не так важно, фокус на переходных моментах.

Саморазвитие#внимательность#дневниковедение#Планирование#Продуктивность#списки