В последнее время я все чаще применяю такой инструмент тайм-менеджмента как интеллект-карта. Чем она полезна в моей работе?

Впервые об интеллект-картах я услышала месяц назад в одном из подкастов – часто слушаю их во время поездок или прогулок. Инструмент мне заочно понравился, и я решила использовать ментальную карту на следующий день, когда планировала свой рабочий понедельник.

Интеллект-карта нужна, чтобы эффективно планировать своё время и силы, фиксировать задачи, генерировать новые (мозговой штурм) и управлять рабочим и личным временем.

Все это очень актуально для меня. Я – мама, которая работает удаленно. Создаю коммерческие и образовательные тексты, веду две бизнес-страницы в соцсетях, веду личный блог в Фейсбуке и Инстаграме. Приоритетные задачи я обычно держу в голове. Но те, кто работает дома, знают, насколько это непросто. То посуду нужно помыть, то почту разгрести. Наткнешься во «входящих» на интересный выпуск рассылки и пиши пропало – зачитываюсь и могу потеряться на несколько часов.

Я решила, что интеллект-карта может стать эдаким планом на день с указанием задач и расстановкой их приоритетности. Если я рационально распределю свои дела и смогу придерживаться заданного порядка, мой рабочий день точно станет эффективнее!

Как выглядит моя ментальная карта?

Интеллект-карта представляет собой диаграмму связей – мы знакомы с ней из школьных учебников и университетских методичек. А еще собственного опыта, когда строили на бумаге планы и списки рецептов блюд к новогоднему столу, например, или для поездки на дачу.

Моя ментальная карта выглядит так же. Это блок из цветных прямоугольников с задачами, которые я поставила себе накануне. Первую карту я нарисовала на листе А4. Обычной ручкой написала дату, поместила в цветные прямоугольники задачи и этапы их выполнения.

Вот она, моя первая ментальная карта, которая подарила мне самый эффективный понедельник в этом году.

«26 марта» –  точка отсчта или главная тема карты. Интересно, что mindmap называют техникой визуализации. Проверим, насколько она работает!

Как я создавала ментальную карту

Ментальная карта может быть бумажной, электронной и даже комбинированной, с рисунками и без, на день, неделю или год.

Я предпочитаю бумажную версию. Писать ручкой мне нравится больше, чем на клавиатуре.

Для этой статьи я перевела собственные карты в цифровой формат, чтобы показать на своем примере, как это выглядит. И как я превратила «домашку» в полноценную работу.

• Под цифрой 1 я обозначила центральный образ, что это будет: план на день / статьи / книги / семинара / презентации / конспекта / что-то другое.

Мой центральный образ – это понедельник с различного рода задачами, которые я должна сделать перед тем, как дочь вернется домой из сада.

• Под цифрой 2 –  несколько задач, вытекающих из центрального образа.

Эти блоки для меня одинаковы по приоритетности, поэтому я выделила их одним цветом – оранжевым и добавила единое оформление – шрифт покрупнее.

• Цифра 3 –  здесь я разделила главные задачи на несколько шагов, которые нужно выполнить для их решения. Конкретизировала предыдущие тезисы.

В блоке «работа» я выделила два этапа: «доработать план статьи» и «дописать СЕО тексты». Это физические действия, которые нужно выполнить последовательно и что-то сделать с ними дальше, чтобы получить результат.

Можно было заменить или дополнить блок «работа» – «доработать», поделить его на две части: «план статьи» и «СЕО-тексты». Но я не задумываюсь о красоте карты. Куда важнее личное понимание ее структуры и задач, которые я перед собой поставила.

вместо

• Под цифрой 4 я добавила в обе ветки еще один блок – что делать с плодами работы? «Выслать на проверку» – это то, что принесет результат – деньги.

Вся структура интеллектуальной карты имеет иерархию – от сложного к простому, от общего к конкретному, от цели к результату. Можно добавлять любые блоки, чтобы сделать карту максимально точной. Я добавила «серые» – возможные результаты моей работы.

Правила составления mindmap и личные наработки

В книге «Интеллектуальные карты. Практическое руководство» Тони Бьюзен описывает законы составления интеллект-карты, но опыт его последователей подсказывает, что законы – всего лишь рекомендации. Только вы знаете как составить вашу карту.  Я объединила рекомендации от автора и собственные предпочтения, касающиеся процесс создания удобной интеллект-карты. Получилась своего рода инструкция:

1. О содержании:

• Использовать эмфазу – центральный образ.
• Соблюдать иерархию – от сложного к простому, от целой мысли к конкретным действиям / общей темы к тезисам, от общего к частному.
• Применять логику – каждый блок должен иметь логическое продолжение и завершение (одно или несколько, предсказуемое или нет).
• Выбирать короткие термины вместо длинных предложений.

2. Об оформлении:

• Использовать графические образы: фигуры (круг, прямоугольник, овал, квадрат) и «заточать» в них задачи, цели, тезисы, мысли. Стрелкой задавать направление – какая задача к какому действию/результату приведет.
• Использовать цвета: разделить уровни задач по цветам; красный цвет – центральный образ, оранжевый – подзадачи, голубой – подподзадачи, зеленый – конечный результат, серый – последствия.
• Не рисовать лишнего, чтобы не отвлекаться на бесполезный «труд».

Для меня ментальная карта чем проще, тем лучше. Хотя в книге «Интеллект-карты. Практическое руководство» приводится рекомендация – «используйте рисунки и символы».

3. О нумерации:

• Обозначить приоритеты цифрами: какую задачу нужно сделать в первую очередь, во вторую, третью… в конце, когда сложится финальный образ mindmap.

Расставить приоритеты можно уже после составления карты, чтобы не потерять мысль и, проведя «мозговой штурм», выплеснуть все мысли на бумагу.

Для себя я определила ещё несколько приемов, которые помогли мне составить полезную и работающую карту.

Что не вносить:

• Домашние дела: готовку/уборку – это можно сделать до или после рабочего дня.
• Рабочие и личные дела, которые занимают меньше двух минут: проверить почту/ответить на письмо/выложить фото.

Что вносить:

• Личные дела – написать пост в блог или опубликовать уже готовый даже, если это займет две минуты и кажется ерундой (но это не так).
• Результаты от работы даже, которые я могу спрогнозировать.
• Подробности, идеи, мысли – все это можно записать на карту в процессе работы.

Например, я сдаю статью заказчику и описываю этот пункт в mindmap как конечный. Но он может быть неконечным – заказчик может попросить внести правки или прислать срочное новое задание. Тогда появляется ещё одна задача – доработать текст/набросать план нового и утвердить. Это ещё 30 минут и больше.

Что следовало бы внести:

• Образовательные дела: почитать книгу/посмотреть семинар/научиться делать что-то конкретное.
• Дедлайн – к какому времени сделать?
• Может быть, домашние дела как отдых между интеллектуальной работой.
• Приемы пищи – через сколько часов покушать и сколько минут уделить трапезе, чтобы сформировать культуру рационального питания.

Что дала мне ментальная карта?

Я начинаю работу в 9:00: дома – никого, трудись на здоровье.

Обычно за день я делаю один-три текста для клиента и несколько для себя – блога и магазинов. Часто отвлекаюсь на домашние дела, особенно люблю готовить кофе – делаю это дольше, чем пью его.

Составленная с утра интеллект-карта заметно увеличила мою производительность!

В процентах не скажу, оценю в поступках. 26 марта я сделала работу за два часа: составила интеллект карту (примерно двадцать минут), доработала два коммерческих текста и выслала их на проверку, составила план новой статьи и выслала на проверку.

У меня осталось шесть часов, чтобы заняться личным блогом и остальной работой.

В полдень я перекусила и через полчаса села «развивать» личный бренд – писать эту статью.

В этой интеллект карте нет блока «домашние дела» потому, что ими я разгружалась в перерывах между умственной деятельностью. Но подумываю добавить его, чтобы разнообразить рабочий день и успевать больше.

Для чего еще я использую ментальную карту?

Я нашла ещё несколько применений mindmap, и теперь все время держу на рабочем столе лист А4, чтобы создать новую карту или дополнить старую.

Интеллект-карта помогает при создании статьи. Если я знаю, о чем текст, пишу понятие в центре листа и начинаю дополнять его терминами: основными мыслями, вопросами, которые может задать читатель, и идеями.

Если только догадываюсь, о чем можно написать, карта помогает придумать крутую тему или сгенерировать идеи. Остается их только записать и воплотить в жизнь. Иногда идей оказывается больше, чем времени на их воплощение:)

Возможно, моя интеллект-карта незатейлива, но это лучше, чем ничего. Кто-то пишет планы на день в форме нумерованного списка, я – в форме графической диаграммы; мне так удобнее.

1. Ментальная карта, составленная в начале рабочего дня, помогает провести эти восемь часов продуктивно – ты четко обозначаешь поставленные задачи и идешь по плану, не отвлекаешься или делаешь это по минимуму.

2. Она как «пряник» с эффектом «кнута» - бьет по «пустым» делам и вознаграждает успехами.

3. Mindmap структурирует мысли – что сделать и в какой последовательности.

4. Подкидывает идеи – что сделать ещё.

5. Новый день – новая интеллект-карта: чтобы понять, что мне нужно сделать сегодня и сделать это.

6. Mindmap – не панацея от безделья. С ней тоже можно не успеть выполнить все задачи, с ней тоже можно отвлекаться на посторонние дела. Но если держать её перед глазами, следить за временем и своими действиями, концентрация заметно вырастает.

Саморазвитие #Инструменты #Планирование #Тайм-менеджмент