Чрезвычайно полезно время от времени посмотреть на свою жизнь «с высоты птичьего полета».

В системе GTD Дэвида Аллена используется понятие «уровень обзора». Причем даже до первого уровня, названного «10000 футов* над уровнем моря», добраться не всегда просто (* 10000 футов — это 3 км).

Питер Брегман в книге «18 минут» сравнивает этот процесс с электронной картой.

И вроде бы всем понятно, ЧТО нужно делать. Но возникает вопрос — КАК? Где можно увидеть эту общую картину, где лежит эта карта? Как она вообще выглядит? Приходится признать, что никто кроме нас самих эту карту не составит. А вот где и чем ее «нарисовать» — можно поэкспериментировать.

Надеюсь, в начале года вы, как и я, выбирали проекты, над которыми собираетесь работать. У меня их получилось 30. Говорят, это немного. Но держать их постоянно в памяти — уже невозможно. А ведь по каждому проекту есть масса материалов: справочная информация, заметки, наброски, документы, письма, изображения, планы, списки дел. И с каждым днем их становится все больше.

Плюс — жизнь меняется и становится более мобильной. Когда-то (а я еще помню эти времена) все материалы были в бумажном виде. Даже письма появившейся электронной почты обычно распечатывались. У меня, как и у большинства из нас, было одно рабочее место, где я находилась большую часть дня.

Потом все изменилось. Практически все материалы стали существовать в электронном виде, и вот уже наоборот, случайно появившиеся бумажные документы сканируются или фотографируются.

Потом все изменилось еще больше. Теперь мы хотим не просто иметь все в электронном виде, но и иметь доступ к этому всему, где бы мы ни находились. Все должно не просто храниться, но и синхронизироваться и быть доступным с самых разных устройств.

Как же собрать вместе все проекты, чтобы это было наглядно, помогало увидеть взаимосвязи и слабые места, да еще и было доступно с любого устройства? Могу рассказать про испробованные мной способы.

Способ первый

Вполне очевидный и очень даже рабочий способ — просто составить перечень проектов. Делать это можно просто на листе бумаги или в файле Excel или в аутлайнере вроде Workflowy — название, описание, в электронных вариантах можно добавить ссылки, отмечать этап реализации. Идеальный способ для начала, помогает разобраться в себе и своих проектах. Но при долгосрочном использовании получается, во-первых, не очень наглядно — все-таки я визуал, а во-вторых, создает впечатление некоей линейности. Жизнь же, к счастью, совсем не линейна и очень красочна.

Способ второй

Когда материалы по проекту в основном бумажные, идеальным вариантом для меня были папки с файлами. Каждому проекту соответствовала папка, в которой собиралась вся информация — письма, вырезки, копии, заметки, буклеты и прочее, и прочее. Сами папки, расставленные вблизи рабочего места, и были «картой» — позволяли увидеть объем занятости, более важные в данный момент располагались ближе, менее важные — дальше. В нашей же все более мобильной и не привязанной к одному месту жизни, вряд ли такой способ можно назвать оптимальным.

Способ третий

Пробовала я удариться и в полную противоположность первому способу — в прямом смысле «рисовать» общую картину, делая что-то вроде «карты желаний». Это когда на один лист собираешь слова и изображения, символизирующие каждый из проектов. Удобно, когда есть место, где будешь эту карту видеть постоянно. Неудобно, когда такого места нет. Из минусов — статичность, поменять что-то очень сложно, развития и текущего состояния не видно. Только как способ не забыть к чему стремишься. Всех задач не решает. Наверное, можно использовать сервисы вроде Realtimeboard, но у меня лично такого опыта нет.

Способ четвертый

Вскоре стал популярным еще один способ представлять разрозненную информацию — майндмэпы. Конечно же, отличный способ составить свою «карту жизни». Тут уже есть и электронный вид, и возможность добавлять ссылки, картинки и документы, и синхронизация. Таким способом пользовалась довольно долгое время. Но мне оказалось очень сложным отслеживать изменения и выделять главное (MIT — most important tasks) — пробовала использовать какие-то метки, значки, выделения, но помогало это слабо. Кроме того, в мобильном варианте обычно есть много ограничений по созданию и просмотру. Вполне вероятно, продвинутые пользователи программ для создания майндмэпов знают, как избежать всех этих моих проблем, но я так и осталась на уровне beginner.

Способ пятый

Карточки проектов, на которых сосредоточена основная информация, и которые можно перекладывать, делить на разные группы и т.д. Мой любимый способ. Карточки могут быть бумажными, и тогда их можно носить с собой, раскладывать в разном порядке, вывешивать на доску и т.д. и т.п.

Могут они быть и электронными. Пробовала использовать для этой цели Evernote — но он оказался не столь наглядным. Сейчас работаю в сервисе Trello. Каждому моему проекту соответствует карточка, к которой обязательно прикрепляется символизирующее проект изображение. Затем их можно разнести в разные списки — например, «MIT месяца», «В работе», «Приостановлено», «Сделано». Получается такой «пинтерестоподобный» дизайн, выглядит все наглядно. Все мои 30 проектов получили:

• мотивирующую картинку
• описание в формате «я делаю это для того, чтобы»
• ссылки на все остальные сервисы (в зависимости от проекта это может быть ссылка на группу в Фейсбуке, на блокнот в Evernote, на список в Workflowy, на соответствующую доску в Pinterest, на папку в GoogleDocs, или все вместе, или в любой комбинации) и
• чек-лист с основными этапами

Trello стал удобной входной точкой, из которой я могу легко перейти к работе над проектом, поняв, какой именно инструмент сейчас нужен или где лежит нужная информация. Мобильное приложение тоже достаточно удобное.

Честно признаюсь, далеко не все карточки проектов было легко заполнить. А некоторые и вовсе пока стоят полупустыми. И по странному стечению обстоятельств, именно эти проекты пока не сдвинулись с места, хотя прошло уже два месяца с начала года. Значит, пока этот способ помогает понять, в чем именно проблема. Либо я не понимаю до конца цели, либо не очень четко себе представляю следующие шаги по проекту, либо не хватает каких-то знаний и материалов. Ни один из используемых ранее способов такой информации почему-то не давал.

Независимо от того, какой способ выбираете, мне кажется важным:

• Не перегружать выбранный инструмент сбора информации деталями.
• Иметь возможность выделять приоритетные проекты, те проекты, которым будет уделяться больше внимания в ближайший месяц (100 дней, неделю).
• Работать с выбранным инструментом регулярно.
• И, конечно, не забывать, что это всего лишь карта — посмотрели, встали и вперед, в интересную жизнь.

Архив номеров #GTD #trello #Приложения #Продуктивность