25 сентября 2018

Как навести порядок на столе, в доме и жизни

44797 просмотров

Сергей Осипов
Тренер по личной и командной эффективности. Помогаю работать легче, а зарабатывать больше!
  • osipov-online.ru
  • vk.com/osipov_online
  • Японцы считают, что с помощью порядка и стандартов можно решить 80 % проблем в бизнесе. Порядок экономически выгоден.

    И это можно доказать. Но статья о другом. Друзья, сегодня я с удовольствием делюсь с вами уникальным инструментом для изменения жизни — 5С.

    5С — это пять слов на буку «С». Применяя их последовательно, вы наведете порядок где угодно. С 5С вы быстро получите блестящий результат.

    Вот этапы, которые нужно пройти:

    С теорией покончено. Давайте посмотрим, как вам применить технологию 5С на своем рабочем столе.

    Прежде чем начинать уборку выделите себя полчаса-час времени и определите две зоны.

    Первая — это «Карантин», куда сложите все предметы, которые жалко выкинуть, но на рабочем столе и в тумбочке им не место.

    Вторая — «Мусор», где складываем все, что нужно выбросить (можно использовать обычную корзину для мусора).

    Приступаем к первому этапу — Сортировке.

    Если вы всерьез взялись за дело, посмотрите на свой рабочий стол  вы видите его таким последний раз.

    Посмотрели? А теперь уберите со столешницы абсолютно все, включая монитор и лотки с документами! Снимайте их на пол, на стулья или соседние столы.

    Следующий шаг — приведите в первозданное состояние клавиатуру, монитор, мышку и прочие предметы. Берите влажную тряпку и начинайте оттирать.

    Свои места для всего

    Дальше самое сложное: определить, что нужно оставить, а что выбросить.

    Как только вы отмыли рабочие принадлежности, возвращайте их назад. В этом вам помогут три вопроса.

    Возьмите вещь в руку и спросите себя:

    • Нужен ли мне этот предмет?
    • Если да, то нужен ли он в том количестве, что есть сейчас?
    • Если, да то должен ли этот предмет находиться тут (на моем столе)?

    Для окончательной проверки задайте себе контрольный вопрос: как часто я пользуюсь этим предметом?

    Если несколько раз в день — смело оставляйте на столе. Если реже, предмет уходит в зону «Карантина».

    Самая большая ошибка — пытаться сразу определить место для «проблемной вещи». Пойдете по этому пути, порядок будете наводить очень-очень долго.

    Так что не наступайте на эти грабли, смело откладывайте все, что под вопросом, в «Карантин». Когда приберетесь на столе, разберетесь с каждой вещью отдельно.

    Придирчивому осмотру подвергается все, начиная с документов в лотках и заканчивая канцтоварами в настольном органайзере. Канцтовары оставлять исключительно в одном экземпляре!

    Просмотрите все бумаги в рабочих лотках. Часть из них уже наверняка устарела, некоторые вообще непонятно откуда взялись. Выбрасывайте без сожаления все, что ненужно и непонятно зачем лежит.

    Для начала рекомендую на столе оставить два лотка. Постепенно вы научитесь обходиться вообще без них.

    На одном лотке приклейте надпись «Входящие» (вспоминаем GTD), на другом  «Сделанное».

    Все текущие документы сложите в лоток «Входящие». После наведения порядка будет понятно с чего начать работу.

    Все обработанные документы переходят в лоток «Сделано». Так вам будет видно, сколько всего вы сделали за день (или неделю).

    В результате на столешнице должны остаться те вещи, которыми вы пользуетесь по нескольку раз на день.

    Убрали со стола, приступайте к уборке в тумбочке.

    Последовательность та же — вытащить все, протереть ящик от пыли, вернуть обратно лишь нужные вещи.

    Если у вас в тумбочке три ящика, то в верхний кладутся вещи, которыми пользуетесь два-три раза в неделю. В средний — те, что используются раз в  десять дней, а в нижнем оставляете личные вещи (кружка, сахар, перчатки и т.д.)

    После этого этапа у вас должна заметно пополниться корзина с мусором и зона карантина.

    Содержание в чистоте, стандартизация и совершенствование

    После первых двух этапов ваш стол выглядит непривычно чистым и пустым? Если да, вы все сделали верно.

    Первое время вас будет донимать ощущение, будто чего-то не хватает. Это нормально, просто ваши глаза еще не привыкли к новому виду.

    Чтобы бардак не вернулся, нужно решить, когда и как вы будете поддерживать созданный порядок.

    Рекомендую наводить чистоту каждый вечер по окончании рабочего дня. Пусть весь день по столу хоть «мамай гуляет», но вечером должен быть шик и блеск.

    Этим ритуалом вы закрываете рабочий день и переключаетесь на отдых. В пятницу советую сделать уборку в лотках и проверить на актуальность дела, скопившиеся во «Входящих» и очистить лоток «Сделано».

    О стандартах

    В моем понимании стандарт — это наилучший способ выполнения той или иной работы. Стандартом вашего порядка станет фотография прибранного рабочего места. Распечатайте фото и повесьте его над столом. Теперь вы ни за что не забудете, как должен выглядеть ваш стол после работы. Любые отклонения будут сразу же заметны. Вам останется лишь поддерживать и совершенствовать чистоту.

    Если вы все сделали правильно, утром вас встретит непривычно чистый стол. И тогда вы скажете себе и мне большое спасибо за шанс начать день с чистого листа.

    Когда порядок появится на столе, он будет сильно контрастировать с общим бардаком. Поэтому не успокаивайтесь и начинайте прибирать в соседних шкафах, в комнате, доме.

    Часто бывает так, что после проведения дня 5С офис полностью преображается. Меняется пространство, сотрудник, клиенты и даже бизнес.

    Однажды после такой уборки мы освободили большую захламленную кладовку и запустили в ней производство жалюзи! Вот такой эффект от порядка.

    Все понимают, что не сложно один раз провести генеральную уборку, сложно постоянно поддерживать порядок. Поэтому начните практиковаться со своего рабочего места.

    Возможно, вы тоже испытаете непередаваемое ощущение свободы выбора и уверенного покоя. Именно так начинается мой день. Удачи!

    Архив номеров#Дизайн#Эффективность

    Интересные комментарии

      Эдуард
      7 лет

      Красавчик! А как решается вопрос с архивом документов?

      Сергей
      7 лет

      Эдуард, спасибо за вопрос.
      Если архив большой, то, наверное, без катологизации, зонирования и адресации не обойтись.
      Если речь идет об офисных документах, то можно использовать, то как показано в примере.
      Наносите на скоросшиватели полоску (можно цветным скотчем). Она подскажет, где взять и куда вернуть нужную папку. Все ли на месте.

      Сергей
      7 лет

      фото

      Инна
      6 лет

      Спасибо. Очень понравились советы — не сложно, но эффективно

      Kisa
      5 лет

      Большое спасибо за статью! Очень интересно!