27 октября 2015

Инструменты стодневки. Поэтапное руководство для учета времени подручными средствами

Ольга Гуйван
Тестировщик по жизни, коуч, менеджер и просто большая фантазерка. Автор блогов, фотопроектов, организатор веселья. И просто человек, который никогда не сможет захватить мир, из-за вечной нехватки времени.
  • olga-training.com
  • vk.com/ogorozheieva
  • Представьте себе человека, который всюду успевает и получает удовольствие от каждой минуты жизни. Он не заморочен на огромном количестве гаджетов и отслеживающих программ, но каким-то чудом все успевает, всегда в хорошем настроении, всегда готов сказать «да» новому интересному приключению. Практически каждый в наш загруженный век мечтает быть таким человеком. Моя маленькая история о том, как сделать простые, но реальные шаги в нужном направлении.

    Несмотря на то, что я пользуюсь чек-листами много лет, куча сил на планирование и отслеживание времени все равно уходит. Я начинаю делать задачи чуть позже, чем хотелось бы и многие хорошие идеи приходят под конец, когда внедрять их уже поздно. За месяц редко бывает больше десятка дней, когда перед сном я оглядываюсь на день и могу сказать, что полностью довольна проделанной работой. В конце недели всегда есть одно-два текущих рутинных дела, на которые времени так и не хватило.

    Два типа задач — ежедневная рутина и большие проекты — требуют ежедневных вложений сил и времени.

    Задача, которую я бы очень хотела решить, звучит так: создать такую систему учета времени, чтоб она меня мотивировала, а не вытягивала силы. Чтоб было удобно и ЛЕГКО. Использовать только самые простые подручные средства. Прислушиваться ко внутреннему сопротивлению со стороны перфекциониста и лентяя.

    Надо сказать пару слов об этих персонажах, потому что далее вся статья будет построена именно на моих внутренних диалогах с этими двумя.

    Внутренний лентяй — это тот человек во мне, которые не хочет напрягаться. Он хочет, чтоб было расслабленно и хорошо, гулять на солнце, сидеть с книгой в кафе. Он хочет, чтоб было весело и интересно. Но главное — он не хочет, чтоб его заставляли. Он готов создать гениальнейшую идею, но лишь в том случае, если ему это интересно. Если приходить к нему с категорией «давай поработаем, это важно», он просто скажет: «Тебе надо — ты и работай». И совершенно спокойно будет наблюдать за моими дурацкими потугами справиться.

    Внутренний перфекционист, он же критик, — немного другой товарищ. Он любит работать когда видит потенциал задачи, когда понимает что может сделать не на 5, а на 5+. Его проблема в том, что когда он видит, что задача будет сделана на твердую 4, он теряет к ней интерес. Или, что еще хуже, начинает комментировать работу разного рода неприятными вбросами: «зачем мы это делаем, если мы не можем сделать это хорошо», «это так не заработает», «ты что с ума сошла показывать это кому-то в таком виде», «это же ерунда какая-то, бросай ее, и айда создавать по-настоящему ИДЕАЛЬНЫЙ проект».

    Я хочу вам рассказать про четыре недели общения с этими замечательными парнями с помощью графического списка дел...

    Итерация один. Неделя один

    Прочитав книгу Армена о стодневке, я решила выкинуть все, что делала раньше, забыть все, что я знаю и умею, и начать с нуля.

    Плюс я решила для начала потешить лентяя и сделала табличку, которая включала только то, что я и так делаю регулярно.

    Писала намеренно «как попало»!

    Вышло на каждый день недели всего по шесть строчек, и один фокус недели — спорт.

    Первая и третья строки — это зарядка и спорт-карта, строчки после них — это фокус (F). Чтобы было еще проще, фокус был вписан заранее один и тот же — дыхание. Просто следить за дыханием во время тренировок и все.

    Остальные четыре: польский язык, посты в Facebook, аудиокнига, работа — это мои постоянные задачи и в этой таблице они весьма расплывчатые. Книга может быть как рабочей, так и художественной. Длительность занятий польским как десять минут, так и час... Любое действие засчитывается и закрашивается.

    Циферки справа обозначают количество повторений в неделю, которых я хочу достичь.

    Ошибка, которую я допустила с этой таблицей, спряталась в самой нижней строке (ее почти не видно на фото) В эту строчку я хотела писать и писала слабости. То, что за день я позволила себе лишнего: слишком много шоколада, слишком много кофе, лишние часы в интернете. Любое действие, которое приближается к вредной привычке. Так вот эта строка чуть было все не испортила. У меня мало вредных привычек, если смотреть с точки зрения логики, но есть перфекционист. Он наплевал на кривизну линий и нечеткость критериев, но наплевать на то, что я человек и позволяю себе лишнее каждый день, он никак не мог.

    Основная цель с этой таблицей: создать позитивную динамику и постоянно ее наращивать! Не страдать по поводу своих ошибок, а наоборот, посадить внутреннего лентяя на ощущение того, что с табличкой все получается быстрее и ненапряжнее.

    Важно понимать, что регулярные действия бывают разными. Например, работа и пост в Facebook имеют разные задачи в разные дни, поэтому после такой таблички идут семь страничек с задачами на каждый день.

    Опять же я не стала делать из них красивый список, а для начала накидала как попало. Четко отметив только те задачи, которые привязаны ко времени. Даже одна запись, привязанная ко времени, делает лист похожим на календарь. То есть, ты все равно считаешь — успеть сделать дело до обеда или после. Но для начала важно об этом не думать не успел — не вычеркнул. Часто такие дела переползают на следующие дни.

    Если я вижу МНОГО пунктов в один день или они объёмные, то я знаю, что их нужно двигать. Так я сразу вижу перегруженные дни! Поэтому даже при беглом взгляде, я знаю насколько этот день занят. Но в первую неделю я не заморачивалась и писала по сути идеальный план на день, а вот в таблице отмечала «неидеальную» точку — сделано хоть что-то по задаче.

    Вычеркивание, происходит, когда задача приводит к результату, закрашивание, когда хоть что-то сделано.

    Откуда берутся такие «одноразовые задачи» по регулярным активностям?

    Тут нужен маленький флешбэк, ибо подготовиться надо заранее.

    В воскресенье, перед началом новой недели, я сделала список своих проектов на все время — просто написала, чего хочу глобально. Туда однозначно попало три цели из стодневки, которую я сейчас прохожу, несколько рабочих проектов, и несколько больших хобби.

    Работать с таким списком очень трудно. Он сильно давит своей масштабностью, особенно если из-за плеча за тобой подсматривает перфекционист!

    Потому для каждой цели выбирается ближайший маленький шаг. Одноразовое действие или несколько, которые реально успеть за неделю!

    Формой записи для этих недельных планов я выбрала MindMap + список.

    В моей карте восемь больших веток-направлений, в каждой может быть разное количество задач. Те же задачи, в четкой формулировке я записываю словами на соседней странице. Именно эти текстовые задачи и разбрасываются по разным дням недели.

    Текстом целей конечно больше, чем на одну страницу. И конечно иногда я дописываю новые даже в процессе недели, но это не очень страшно, пока я вижу, в какой категории появились новые цели.

    Это инструмент не для поощрения лентяя, это для анализа. То, что не вычеркнуто к концу недели — это либо перенесенное, либо повод для фрирайтинга и самокоучинга.

    Я редко открываю эту страницу в течение недели, ибо задачи уже перенесены на каждый из дней, а время итогов — в конце недели. Это не так сильно демотивирует, как видеть ошибки каждый день, но позволяет трезво оценивать результаты за прошедшую неделю.

    Собственно, дальше я буду просто писать о таблице, но работа с MindMap и целями все равно происходит, по воскресеньям.

    Итерация два. Неделя два

    Получив одобрение от лентяя, ибо, по сути, новой работы из-за таблицы не было, а возможность зарисовывать квадратики и радоваться была, я слегка расширила табличку. Все то же самое, но чуть детальнее. Совсем чуть-чуть.

    Справа появилось четкое и более детальное задание.

    Например, спорт из 2-х пунктов стал 4-мя, Теперь это зарядка для спины, фитнес, спорт зал (по спорт-карте: бассейн или качалка), прогулки. Они прочно заняли место вверху, сразу после фокуса, который стал одной строчкой для всего!

    Работа поделилась на два направления вместо одного.

    Также появились новые: «100дневка!», «еда», «уборка» и «тексты и доп IT».

    В эту неделю я закрашивала область 100дневки и «текста и доп IT», если делала в этот день хоть что-то по этим направлениям. Например, «читала профили участников» — отлично, «написала пост в дневник стодневки» — отлично, То же самое с текстом — засчитывался любой текст, законченный и выложенный в сеть или отправленный письмом! Тот же принцип, что и в первую неделю.

    А вот спорт начала отслеживать по более четким критериям. Прогулка — это минимум 7000 шагов, тогда можно закрашивать, фитнес — это тренировка под онлайн-тренера на 35 минут.

    Слева всякие креативные обозначения :)

    Перечеркнутые квадраты сразу предполагали, что в этот день эту активность точно делать нельзя. Но возникали они хаотично в процессе недели. Пустые значат, что я ничего не сделала за день.

    Где-то в углу прячется желаемое количество повторений. С теми занятиями, которые вышли на нужное количество раз, я поступила зверски и их закрасила. Перфекционист скрипит зубами от досады. Ему-то вся эта затея не очень нравилась, кроме идеи с фокусом, но спорт стал регулярнее, и результаты куда как заметнее!

    Итерация три. Неделя три

    Поскольку оставаться вне процесса перфекционист дальше не мог, то на третью неделю он предложил расширить табличку, и как-то ее нормально расчертить что ли!

    Важным тут было оставить тот же размер блокнота. Возьми я больший формат, то нарисовала бы десятка четыре регулярных задач, и лентяй сразу бы начал саботировать такую нагрузку.

    Но мы договорились. И хотя пунктов стало больше, на самом деле, они остались прежними — просто я их разделила на несколько более четких категорий.

    На примере стодневки, теперь там 1 — чтение, 2 — утренний фрирайтинг, 3 — вечерние итоги, 4 — написание поста. Эти темы на второй странице, а значит в меньшем приоритете.

    Стодневка и написание других текстов логично ложатся в одну группу, в самом конце — небольшая группа регулярных домашних дел.

    На первой красным выделены три основных текущих цели: спорт, польский, бизнес-проект.

    Плюс, наученная прошлой таблицей, я куда четче поставила цель на количество раз, и выделила под это целую колонку.

    Фокус этой недели был в том, чтобы разобраться с польским, найти мотивацию и время, понять почему прошлая неделя была ТАК плоха.

    Не буду описывать все результаты недели № 3. Вкратце просуммирую:

    Я много занималась по стодневке (то есть писала тексты об изучении польского и английского, и читала похожие вещи у других участников), сделала настоящий прорыв в области изучения языка (Ага — с одного занятия в неделю до 4 по словам и 5 по слушанию).

    Кроме того, в воскресенье эта неделя показала, что я затягиваю важные бизнес-цели и пора проработать то, что меня по ним блокирует...

    По сути, это создало почву для изменений и фокуса на текущую неделю.

    Итерация четыре. Неделя четыре

    Я решила, что пришла пора четче обозначить дедлайны и самые важные вещи.

    Чтоб лентяй не расстраивался — этих важных вещей должно быть немного.

    Желтый фломастер — это область планирования конкретной работы на конкретные дни.

    Это не сам дедлайн, а скорее тестовый прогон дедлайна. Он нужен для того, чтоб начать работать над задачей ДО того, как наступит критичная точка для начала работы. Это позволит мне делать задачи ЛУЧШЕ. Даже по первым дням видно, что мне понадобится больше одной недели, чтобы ее освоить. Но я все равно чувствую намного больше контроля за делами.

    Чтобы лучше сосредоточиться на третьей задаче — бизнесе, я добавила еще один инструмент визуализации. Просто села и подумала, с чем мне нравилось работать, когда я была офисным сотрудником. А потом взяла стикеры и на стене сделала себе скрам-доску!

    Айтишники и так поймут что это.

    Для остальных расскажу в паре слов.

    Четыре верхних стикера — это категории.

    — что надо сделать;

    — в работе;

    — приостановлено;

    — сделано.

    В таком виде — это доска отражает большие проекты (эпики).

    К ним надо добавить простые текущие задачи! С ними мои задачи стали похожи на маленьких ктулху :)

    Задачи, которые поверх большого стикера — обязательны к исполнению на этой неделе. Те, что под стикером — дополнительные, за них нельзя браться, пока основные не готовы.

    Все вместе это-таки дало мне силы на мощный рывок в работе по разработке сайта, и способстовало решению горы задач, которые копились первые три недели.

    Но такая доска — это бонус. Он удобен, но я бы никогда его не ввела, хотя и хорошо знаю, если бы не зарисовывала ежедневные задачи в табличке.

    Основное же в табличке.

    Вот результаты четвёртой недели:

    В подельник я прозевала парочку важных (желтеньких тасков), на что внутренний перфекционист отозвался злобным хихиканьем. В среду я пропустила еще один. А в четверг произошла магия.

    Тот самый перфекционист поднял меня рано утром и заявил, что пропущенные вчерашние таски НАДО сделать, вот прям сегодня! Лентяй отмахнулся, мол, настоящий-то дедлайн аж во вторник — еще успеем. Но это не сработало, несмотря на то, что четверг был и так очень нагружённым, я нашла время и львиную долю сделала.

    В субботу с утра все было готово! В субботу с утра, а не ночью понедельника, когда реальный дедлан!

    Но главное не это. Главное — разница в ощущениях. Если раньше я боролась с собой, чтобы сделать все вовремя, то с помощью этой таблички и простых манипуляций сама себя обманула.

    Как будто плыл против течения, и внезапно река взяла и повернулась в твою сторону.

    Вот так выглядела в конце недели моя скрам-доска:

    Оказалось, то самое знаменитое состояние потока вполне можно стимулировать! И не в последний день, а по факту в любой момент. Нужно просто время. Время, за которое мозг привыкает к новому инструменту. Время, за которое можно мягко и без напряжения поменять само понятие эффективности.

    Неделя № 4 закончилась, но я вижу огромный еще не использованный потенциал этой схемы. Главное — двигаться и набирать ход маленькими шажками :)

    Бонусы, которые и так уже получены

    Графическое отображение. Я обожаю вычеркивать и рисовать взаимосвязи! И делаю многое просто ради того, что закрасить квадратик!

    Оптимизация. Я не чувствую напряжения из-за того, что схема усложняется с каждой неделей! Работая просто со списками — чувствовала.

    Эффективность. У меня с каждой неделей не только все больше сделанных дел, но я все лучше их понимаю, и все больше уделяю времени именно важным задачам.

    Технические возможности. Когда эта система приживётся еще больше, я смогу использовать кучу разных приложений, чтобы делать все то же самое с мобильного телефона. Но может и не стану этого делать, ибо люблю рисовать.

    Автоучет времени! Я ненавижу программы учета времени и просто записывать, но я знаю, что это полезно знать — сколько часов или минут в неделю мы тратим и на что.

    Так вот, эта система дает мне возможность посчитать важные вещи.

    Например, спорт. Я знаю, что моя зарядка — это 15 минут, видео с фитнесом — 35 минут, 8000 тысяч шагов — это около 3 км, шагом это минут 40. Бассейн — это минут 40, сальса — час.

    Итого: если я была в бассейне, занималась фитнесом и зарядкой 40+35+15 — это полтора часа физических упражнений в день. Без учета сложности или калорий, но это весьма точное время, при этом я не трачу времени на записывание!

    Саморазвитие#Инструменты#опыт_стодневщиков#Планирование#стодневка

    Интересные комментарии

      Николай
      1 год

      Статья путанная, нелогичная, с трудом дочитал до конца и ничего не понял. Подача материала неинтересная.

      Извините.

      Сергей
      1 год

      Нормальная статья. Конечно не шедевр журналистики, но тема для меня близкая. Прочитал с лёту, всё понятно.

      Ольга
      1 год

      не за что изинять Николай, вы очень терпеливый человек, если дочитали до конца. Жаль что не понятно,но спасибо что попытались )

      Наталья
      1 год

      Мне понравилось, благодарю! Да не просто, пришлось перечитывать несколько раз:)но, мне кажется, что эта система мне подойдет. Понравилась доска со стикерами:)спасибо!

      Ольга
      1 год

      Да Наташ , со стикерами всегда весело. Еще лучше взять разноцветные ) Но вообщем-то все равно, чем пользоваться, главное чтоб было наглядно видно двигаются задачи или нет )

      Никита
      1 год

      Мне понравилось!

      Порадовали ваши маленькие, от недели к неделе, шаги по усложнению схемы управления задачами. И короткие обозначения каждой задачи. Ведь самому себе и так понятно о чем речь.

      Спасибо за то, что поделились своим опытом.

      Ольга
      1 год

      Никита,

      Рада, если пригодилось.

      Короткими обозначениями я пользуюсь давно и много, беда случается ,когда потом приходиться их расшифровывать для других людей. Там где мне все элементарно, сторонний человек сломает голову.

      Но вы подметили самое главное- маленькие шаги.

      Александр
      1 год

      Очень понравилось! Натолкнуло на планирование на целую неделю, особенно важно учесть то, о чем жалеешь что не сделал, например, запланировать время на хобби и общение с новыми людьми. Спасибо !

      Ольга
      1 год

      Александр,

      Лично мне очень удобно планировать именно неделями. Месяц - это слишком много, а дни бывают очень разные. Если день не удался то можно сильно расстроиться, а вот за неделю и многое успеваешь , и есть время поправить то что не вышло вчера.

      Наталия Заяц
      1 год

      Ольга, поддерживаю ваш подход и спасибо, что поделились! Тоже использую подобную доску и таблицу ежедневных дел. Это реально рабочие инструменты, простые и наглядные.

      Ольга
      1 год

      Наташ, хорошо встретить единомышленика.

      Я в офисной работе использовала их же, а взявшись за удаленную поняла, что ничего лучше для личного планирования тоже не придумаешь )

      Наталия
      1 год

      Борюсь с нежеланием начать что-то делать, может Ваш пример простых табличек поможет немного все изменить. Спасибо.

      Ольга
      1 год

      Наташ,

      Я как могла пыталась написать о том, что планирование может быть простым и даже интересным, если превратить его во внутренюю игру. Но самое важное -это иметь цель. Чего бы вы очень очень хотели такого, ради чего стоит вообще вставать с утра ?

      Ирина
      1 год

      Отличная статья, превосходная идея. Про лентяя и перфекциониста как-будто с меня списано. Подобные таблицы я для себя делала и бросала. Не могла понять, почему? Ведь всё под меня подстроено, а не работает. Теперь поняла. У меня таблицы были на месяц. Неделя, как у Вас - оптимальный размер. Спасибо! Ольга, удачи Вам.