26 ноября 2015

Как составлять планы. Опыт стодневщиков

Анна Штаер
Выпускающий редактор журнала «Жить интересно!», координатор проекта «Стодневка — экспедиция к новому Я». В здравом уме и твердой памяти променяла Москву на пермскую глубинку. Любит честные истории и умных собеседников. Не любит лентяев и курильщиков. Считает, что единственная возможность быть ответственным — это принять на себя ответственность за свою собственную жизнь.
  • interesno.co
  • Закрытые группы, в которых проходит курс «Стодневка — экспедиция к новому Я», превращаются в творческие лаборатории. Работа кипит, новые идеи и открытия возникают непрерывно.

    Стодневщики публикуют свои отчеты о продвижении к целям, фиксируют и обсуждают опыт применения инструментов для интересной, продуктивной и радостной жизни. Получается такой насыщенный питательный бульон, поварившись в котором на протяжении 100 дней, «ты уже никогда не будешь прежним» :)

    Чтоб вы представляли, как это выглядит, мы выбрали две недавних публикации участников экспедиции, чья стодневка заканчивается в канун Нового года. Речь шла о ежедневном планировании. Как известно, работе свойственно занимать все отпущенное на нее время. А ведь есть еще обучение, хобби, забота о здоровье, есть новые цели, которые хочется достичь. При этом нет никакого желания становиться бешеной белкой в колесе. Ведь главная цель стодневки — научиться проживать радость, испытывать удовольствие от процесса :)

    Вот как с этой задачей справляются стодневщики.

    Владимир Курсов: Как я составляю план дня

    Планирование дня — один из важных элементов во всем этом процессе [в стодневке]. Вне зависимости от того, как выстраивается день, так же выстраивается и вся работа по моей самодисциплине в стодневке. Объясню, почему. Потому что количество задач и плотность, с которой их необходимо решать, превышает пределы времени, которое вообще в дне существует.

    За вычетом времени на сон ежедневно мы имеем 16 часов продуктивного времени. Нужно распределить это время так, чтобы успеть выполнить задачи из моего обычного чек-листа и плюс к этому достигать цели, которые я поставил перед собой на эту стодневку. Одно совершенно не зачеркивает другое, по логике, дополняет. Но все задачи входят в некоторую конкуренцию между собой, и решаются те, которые необходимо решать в первую очередь.

    Чтобы они решались эффективнее, работа велась безостановочно и я не попадал на большое количество штрафов, то чем я эффективнее организую свой день, тем меньше будет у меня факапов. Те же штрафы и баллы, которые я ставлю себе за сделанные или не сделанные пункты чек-листа, очень наглядно показывают, насколько эффективно я планирую. Это две взаимосвязанные вещи.

    Сейчас я расскажу, как планирую свой день, что я для этого использую и каким образом это помогает мне делать большое количество дел.

    Это задачи, которые я дал себе слово выполнять ежедневно. А еще у меня есть цели и задачи, которые нужно решать, чтобы достичь целей. И то, и другое складывается в план дня, в котором я должен распределить свой временной ресурс таким образом, чтобы успеть все.

    Отдельная история — это встречи. Возможно, я просто выделю для них отдельный блок в плане недели. Но об этом позже. Сейчас я просто хочу для себя это отметить.

    Для планирования дня я использую три источника необходимой мне информации.

    1. Чек-лист

    Это то, что я делаю ежедневно. Мои личные задачи, которые нужно выполнять для прокачки навыков, которые позволят мне потом достигать тех целей, которые я перед собой ставил, и эти навыки и цели соотносятся с семью направлениями в жизни, в которых мне хочется развиваться и расти.

    На данный момент я прокачиваю не все направления, а те, которые у меня провисают.

    2. План недели

    Для каждого дня недели у меня есть план, состоящий из обязательных блоков.

    Первый блок — это личное время. Туда входит учеба, спорт и саморазвитие.

    Второй блок — это текучка, рабочее время. В текучку входит все, что нужно сделать срочно, или то, что отложено с другого дня.

    Третий блок — это фокус на важных делах (он связан с блоком «Рабочее время»). Минимум три часа в день для решения важных задач, которые я сам себе определяю. Важные задачи складываются из целей, которые я себе поставил. У меня есть список задач, по целям, которые нужно достичь в ближайшее время.

    Четвертый блок называется «буфер». Это паузы, которые нужны для того, чтобы разделять блоки рабочие, личные. Сюда входят перемещения по городу, еда и, возможно, какое-то короткое общение с людьми.

    Пятый блок — «ООО». Это не общество с ограниченной ответственностью, как можно было подумать, а «общение, отдых и общественно-полезная деятельность». В этот блок входит общение с близкими — с семьей, друзьями плюс какая-то полезная деятельность. Я, к примеру, даю бесплатные консультации по маркетингу, три консультации в месяц. И это такая моя отдача в мир небольшая. Еще есть другие темы, но это неважно.

    Блоки зависят от некоторых реперных точек, привязанных ко времени. Например, три раза в неделю у меня английский язык — по понедельникам, средам и пятницам. Начинается он в 19.00, и я от него отталкиваюсь, планируя блок «Личные дела», в который у меня входит обучение, спорт и здоровье. На этот блок я отвожу пять часов ежедневно.

    Или, например, по средам я работаю директором по маркетингу в группе строительных компаний. Моя работа начинается в 10 утра, соответственно, формируя рабочий блок на среду, я отталкиваюсь от этого. Блок «Рабочее время» тоже занимает пять часов. Сюда входит текучка и фокус на важном.

    На «ООО» я отвожу 3-4 часа.

    То есть, получается три основных блока (это «Личное время», «Рабочее время» и блок «ООО»), а промежутки между ними занимает «Буфер». Буфер нужен для того, чтобы переключиться с одного блока на другой. И блоки по пять часов нужны для того, чтобы концентрироваться на каких-то задачах более четко. Если я начинаю перескакивать с одной задачи на другую, то не успеваю концентрироваться. Поэтому блоки разделены именно таким образом.

    У самых важных блоков — «Рабочее время» и «Личное время» — еще есть некоторое разделение, такая матрица срочности и важности по Стивену Кови.

    Квадрат важности

    Существуют важные и неважные дела, существуют срочные и несрочные.
    Если сделать ось вертикальную и горизонтальную, по вертикальной условно написать важные, неважные, а по горизонтальной написать срочные, несрочные, то у вас получится четыре квадрата:

    первый квадрат — это будет срочные и важные,
    второй квадрат — это будет важные, но несрочные,
    третий квадрат будет срочные неважные
    четвертый квадрат будет неважные несрочные.

    Как правило, людей всегда тянет в четвертый квадрат и в третий: это срочные неважные и несрочные неважные. Например, зайти полистать Фейсбучек, или позалипать в Инстраграме, или поболтать ни о чем с коллегой.

    Моя задача — сделать так, чтобы основное время я тратил на второй квадрат — это важные, но несрочные дела. Это действительно тот квадрат, который мы постоянно откладываем, но эти дела нужно делать. А в текучке я занимаюсь срочными важными делами, такими, как возникающие какие-то «пожары» плюс все дела, которые необходимо делать по работе, но они просто запланированы на это время.

    Это то, что касается второго источника, исходя из которого, я планирую день.

    3. Список задач на неделю

    Он складывается из тех задач, которые ведут к достижению целей, которые я перед собой ставлю. Цели, в свою очередь, проистекают из моих жизненных принципов, из моих жизненных амбиций и установок, которые лежат в основе некоей идеологической платформы, которую я сам для себя составляю. Своего рода личная миссия.

    Система выстраивания планов на день выглядит следующим образом.

    Я беру свой чек-лист с 21 темами на прокачку.
    Я беру список задач на неделю из важных и срочных.

    Я беру свой шаблон дня на конкретный день недели.

    Исходя из всего этого, в ПЛАН ДНЯ (специальную бумажку) вписываю все то, что мне нужно в течение дня решить.

    План дня состоит из часовых блоков. Каждый час разделен по 15 минут.
    В каждый пятнадцатиминутный отрезок я вписываю то, что мне нужно сделать за сегодня. Формирую блоки.

    В блок «Личное время» я вписываю все, что связано с дневником, медитациями, чтением книг, спортом, английским языком и т.д.

    В рабочий блоки вписываю задачи, которые мне необходимо решить, которые у меня записаны в моем ежедневнике в задачах на неделю и текущих задачах.

    Получается единая табличка «План на день», а дальше я стараюсь по времени соответствовать тому, что записано в каждом часе.

    Естественно, это получается не всегда. Но чтобы не расслабляться и не привыкнуть все списывать на форсмажор, я «штрафую» себя за невыполнение плана.

    Чем это круто? Мне больше не нужно заморачиваться, что же мне сейчас делать. Когда у вас в башке куча задач и вы не можете определиться, что для вас на данный момент важно, приоритетно, вы берете свой план на день — а там уже все написано.

    Плюс еще в плане на день я помечаю три важных дела, которые необходимо сделать обязательно сегодня, три важных задачи, чтобы они были перед глазами, и я не отвлекался, и мог на них сфокусироваться, и понимал, что конкретно у меня сегодня в моих задачах стоит.

    Антон Королев: Немного об оперативном планировании

    1. Я живу по календарю — недели, дни, время дня. Я ничего не помню и не держу в голове. Вернее, конечно, помню, но сделал так, что помнить мне не надо. Со мной всегда планшет или ноутбук, где я могу посмотреть.

    Два устройства — потому что техника ломается. Мое прошлое — это продажа систем бесперебойного питания, где основной целью служило создание системы, которая позволяет непрерывно работать, несмотря на возможные непредвиденные события. Поэтому есть только один ответ — структурная избыточность. Другими словами, у машины должна быть «запаска» :)

    Если меня спросят, могу ли я потратить свое время, я скажу: «Минуточку... мне надо посмотреть в календарь».

    2. Я помню, что календарь — лишь форма, поэтому я легко меняю свои планы в зависимости от необходимости и собственных целей. За одним исключением. Мои пункты — это встречи, встречи — это ожидания людей, обещания и прочее. Если дело касается моих собственных обещаний, то такие встречи я стараюсь не двигать до последнего. Ну и стараюсь никому и никогда не обещать свое время! Поверьте, это очень хорошее правило. Время — актив, который должен быть максимально доступен нам самим. Если у вас нет времени, то вы ничего не сможете.

    3. Я заканчиваю и начинаю день с ревизии собственных планов... Быстро, что за чем идет и почему, что необходимо сделать на перспективу. Я ничего не расписываю, я смотрю, насколько мое расписание согласуется во времени. Если у меня бизнес-ревью через пару недель, я резервирую дни на подготовку, за неделю назначаю нужные мне встречи и запрашиваю информацию.

    Чем выше уровень вашего личного мастерства, тем больший процент событий вы можете использовать себе в плюс. В этом надо становиться гуру. Если вы умеете обращать любые непредвиденные события себе на пользу, вы можете плевать на любые цели и планы. Вы преуспеете. Возможно, ценой отношений с близкими людьми, но лично преуспеете. Я не гуру и ценю отношения, поэтому я закладываю резерв и здесь.

    Я выстраиваю в голове процесс, последовательность шагов в цели. Не абстрактно, а на уровне нотации IDEF0. Технология функционального моделирования, выученная в институте.

    4. Я не сторонник механизации, я сторонник системности. Система остается системой, пока в порядке связи между компонентами. Большинство планов, которые я встречаю, не отличаются системностью, и где-то в середине вполне уместен классический вопрос: «А теперь скажите, господа, в каком году у швейцара умерла бабушка?» Много пунктов и ноль связей.

    Я всегда следую правилу: оценивать свои планы по связям между пунктами. Это очень хорошо прочищает мозги. «Что конкретно произойдет со мной после недели фрирайтинга?» Если я этого не знаю, никто и никогда этого не узнает.

    Всегда начинайте с вопросов «зачем? и для чего?» Ибо прогрессом движет лень. Мое понимание дисциплины — это отказ от всего лишнего. Потраченное непонятно на что время вернется к вам разве что снисходительной улыбкой вечности.

    5. Вытекает из четвертого. Если встреча и пункт важны для меня, я фиксирую их результат. На западе это зовется minutes of meeting или MoM. И вот тут-то действительно нужен СМАРТ: что, кто, когда и как.

    Открою секрет, а может, просто сотрясу воздух: я думаю, что технология СМАРТ-целей родилась для постановки целей другим, чтобы потом их было удобно проверять, а не себе. СМАРТ цели для себя — это раздвоение личности на цензора и жертву.

    «А что если нет? Не сложилось».

    Делать как в известной поговорке: «Опыт — это то, что вы получаете вместо того, что вы хотели». Заниматься самоуспокоением? :)

    Есть отличный вопрос: «Если вы молодцы только тогда, когда достигаете целей, то кто вы, когда не достигаете?»

    Я исхожу из этого и действительно стараюсь уважать себя и не зажимать тем, что мне не нужно. Не слишком выходит, но последнее время я списываю это на то, что слишком много у меня контактов, связей, а значит ожиданий, обязательств и прочего. Поэтому попадаются цели, которые нужны не мне. Я их воспринимаю как необходимое зло, ставлю их себе почти по СМАРТ, а основное время трачу на поиск выгоды для себя из нее.

    Помимо опыта, конечно :)

    Саморазвитие#опыт_стодневщиков#Планирование#стодневка

    Интересные комментарии

      Дмитрий
      3 года

      Отличная статья!

      Спасибо за полезную информацию!

      Рамиль
      3 года

      Я вот сколько читаю про 100 дневки и ни разу не видел (может плохо смотрел) чтобы кто то работаю по найму проходил 100 дневки. Смотришь про планы на день, работа то где с 8 до 17?

      Соня
      3 года

      Вы правильно увидели и сами же ответили на свой вопрос))

      С уважением,

      Зарина
      3 года

      Рамиль, а вы думаете, у тех, кто проходит стодневку, работы нет? Или она может быть только с 8 до 17? У меня, к примеру, 12-часовой рабочий день получается. 8 часов я провожу в офисе. Еще 4 часа утром и вечером работаю дома. Не считаем сюда обеденный перерыв и дорогу. Сплю 6,5 часов. тренируюсь три раза в неделю. Выходной один, потому что во второй я учусь. Так понятнее?