20 марта 2018

Карта жизни — новый инструмент тайм-менеджмента

13562 просмотра

Максим Денисов
Линейный руководитель на производстве. Четыре года увлекаюсь тайм-менеджментом. Все изученные методы испытываю на себе и анализирую, чтобы найти или создать лучшие и вытащить себя из обыденности и лени, как барон Мюнхгаузен вытащил себя из болота.
  • madb05.wix.com/attention
  • vk.com/massimoonline
  • Тайм-менеджмент — это миф, он не работает потому, что не приближен к реалиям конкретного человека – утверждает Карсон Тейт в своей книге «Работай легко».

    Я пришёл к такому же выводу. Тайм-менеджмент — это набор инструментов. Однако, даже владея инструментами, ты автоматически не становишься мастером. Нужно понимать, какой инструмент куда применить, а есть ещё разновидности инструментов. А многим половина инструментов вообще без надобности.

    И пока ты сам не поймешь, что тебе нужно для повышения эффективности, а главное — для чего тебе нужно становиться эффективным, все методики тайм-менеджмента будут копанием ямы в песке.

    Что вы делаете, когда приходите в незнакомое место? Первое время копируете действия тех, кто там находится. Придя впервые в секцию бокса, вы будете переодеваться там, где переодеваются все. Бегать так, как бегают все. Здороваться так, как здороваются все. Через некоторое время вы понимаете на подсознательном уровне что к чему и начинаете проявлять свою индивидуальность.

    Жизнь сложнее и многограннее спортивной секции, но многие до конца жизни ведут себя так, будто впервые оказались в незнакомом месте.

    Чтобы быстрее сориентироваться в этой жизни я предлагаю немного её упростить, а именно – составить карту жизни. И, проведя анализ, решить – в каком направлении двигаться и какие инструменты из арсенала тайм-менеджмента изучать.

    1. Взгляд со стороны на вашу жизнь. 
    Можно увидеть какие стороны нашей жизни обделены вниманием и почему. Причины могут быть разные: отсутствие целей, отсутствие нужных знаний и навыков или отсутствие инструментов.

    2. Возможность проактивного изменения жизни.
    Обычно наше внимание сосредоточено на проблеме, актуальной для нас в данный момент. Оно направлено в тот квадрат, из которого нам грозит опасность. Мы действуем реактивно, не понимая корня проблемы. Иногда даже бездействуем в ожидании проблемы, потому что не привыкли действовать, не имея её перед собой. С помощью карты вы фокусируете внимание на том, что для вас действительно важно. А как известно, «куда направлено наше внимание, то и улучшается».

    3. Фундамент, базируясь на котором можно прожить успешную жизнь.

    4. Ощущение контроля.
    Было бы наивно утверждать, что с помощью карты вы сможете контролировать жизнь с её мгновенными изменениями. Но когда вы заполните карту, поймете, где вы находитесь, и решите, куда планируете двигаться, вы почувствуете уверенность, поскольку будете действовать уже не вслепую.

    5. Объяснение причин ваших действий или бездействия.
    С помощью карты вам будет легче выстраивать диалог с окружающими. Точнее, сначала станет тяжелее, потому что они не готовы к вашему чудесному изменению. В дальнейшем вы сможете объяснять все свои действия вашими целями и задачами.

    Карта жизни

    Если упрощённо, то усовершенствованное колесо жизненного баланса выглядит так (уверен, вы с ним уже знакомы).

    Карта состоит из шести уровней:

    · Я

    · Окружение

    · Профессия

    · Отдел

    · Организация

    · Общество

    Каждый уровень делится на четыре квадрата. На каждом уровне они называются одинаково.

    • Квадраты №№ 1, 5, 9, 13, 17, 21 называются «Зачем и почему именно так?» В них – цели и принципы уровня. То, для чего вы находитесь на каком-либо уровне. Эти квадраты как фильтр, помогают отсеять ненужную информацию и неважные задачи.
    • Квадраты №№ 2, 6, 10, 14, 18, 22 называются «Что и как?» В этих квадратах располагаются ваши задачи, относящиеся к конкретному уровню (процессы, проекты). Они также помогают отсеивать неважные задачи, а важные выполнять наиболее эффективным способом.
    • Квадраты №№ 3, 7, 11, 15, 19, 23 называются «С кем? (Кто?)» В этих квадратах будут люди с их особенностями. Данные квадраты нужны, чтобы понимать – с кем вы контактируете. Человек – существо социальное. Мы довольно много времени отводим общению, которое может экономить время, а может расходовать. Может вырабатывать адреналин (гормон страха), а может окситоцин (гормон удовольствия).
    • Квадраты №№ 4, 8, 12, 16, 20, 24 называются «Чем?» В этих квадратах расположены средства производства  (ресурсы, инструменты). Понимание принципов работы оборудования и особенностей ресурсов сэкономит значительное количество времени. А постоянная модернизация позволит быть всегда впереди.

    Теперь давайте рассмотрим их подробнее и с примерами, чтобы стало немного понятнее.

    Уровень «Я»

    Уровень управления своим телом, своими знаниями и навыками, своими действиями.

    • Квадрат №1. «Зачем и почему именно так?». Я бы назвал его «смысл жизни».

    В этом квадрате находится цель вашей жизни и ваши жизненные принципы.

    Пример цели: придумать лекарство от рака.

    Пример принципов: одна задача за один раз, сначала важное, потом всё остальное и т. д.

    • Квадрат №2. «Что и как?». Действия для роста и развития.

    В этом квадрате будут действия для движения вперёд, к цели: отдых и восстановление, правильный сон, правильное питание, составление планов, обучение, повышение навыков.

    • Квадрат №3. «С кем? (Кто?)». Понимание себя.

    Ваши знания, ваши навыки, ваш характер, ваше самочувствие, ваши эмоции, ваши сильные и слабые стороны.

    • Квадрат №4. «Чем?». Ваше главное средство производства — ваш организм.

    Что для него полезно? Что вредно? Как за ним ухаживать? Как его развивать? Что полезнее: решение кроссвордов или решение задач, книги или телепрограммы, бег или йога?

    Уровень «Окружение»

    Уровень взаимодействия со своим ареалом.

    • Квадрат №5. «Зачем и почему именно так?». Смысл жизни в социуме.

    В этом квадрате будут цели более низкого порядка. Что вам нужно достичь, чтобы окружающая обстановка помогала вам добиться вашей цели жизни?

    Примеры целей: вырастить сына, построить дом, съездить в отпуск с семьёй.

    • Квадрат №6. «Что и как?». Действия для жизни.

    Общение с друзьями и близкими, работа по дому, хобби, воспитание детей, ремонт квартиры, заправка машины и т.д.

    • Квадрат №7. «С кем? (Кто?)». Понимания своего окружения.

    С кем вы постоянно контактируете? Семья, друзья, соседи. Кто они? Дни рождения, привычки, черты характера, предпочтения.

    • Квадрат №8. «Чем? Инструменты для жизни».

    Что вам нужно чтобы добиваться поставленных целей? Квартира, машина, удочка, теннисная ракетка, компьютер, планшет, яхта.

    Уровень «Профессия»

    Уровень достижения карьерных целей.

    • Квадрат №9. «Зачем и почему именно так?». Смысл работы.

    Ваши карьерные цели и принципы, которых вы придерживаетесь в работе.

    Пример цели: должность коммерческого директора.

    Примеры принципов: проверка почты два раза в день, война войной, а обед по расписанию и т. п.

    • Квадрат №10 «Что и как?». Действия, приносящие прибыль.

    Ваши задачи в работе. Процессы, проекты. Согласно должностным обязанностям и не только.

    Отчёты, заявки, продажи, изготовление.

    • Квадрат №11. «С кем? (Кто?)». Я — профессионал.

    В данном случае тоже вы, только как профессионал. Ваши профессиональные знания и навыки, сильные и слабые стороны.

    Знание технологических процессов, свойств металлов, техники продаж, навык коммуникации, знание компьютерных программ и прочее.

    • Квадрат №12. «Чем?». Инструменты для работы.

    Средства производства результата: рабочий стол, станок, компьютер, визитки, буклеты, автомобиль, табельное оружие, жезл регулировщика.

    Уровень «Подразделение»

    Уровень управления подразделением. (Если вы руководитель).

    • Квадрат №13. «Зачем и почему именно так?». «Как здорово что все мы здесь сегодня собрались!».

    Цели и принципы вашего подразделения.

    Пример цели: увеличить объём продаж на 10%.

    Примеры принципов: брать трубку телефона в течении трёх секунд, предлагать пирожок в дополнение к заказу, все внешние поверхности после ремонта должны быть покрашены и т. п.

    • Квадрат №14. «Что и как?».  Что должны делать подчинённые.

    Задачи подразделения. Какие процессы, проекты выполняет ваше подразделение? Чистка оборудования, плановый ремонт оборудования, аварийный ремонт оборудования, изготовление запасных частей, изготовление узлов агрегатов, подача заявок на закупку материалов. Как они выполняются? Последовательность работ, ответственные, инструкции.

    • Квадрат №15. «С кем? (Кто?)». Моя команда.

    Ваш персонал. Сколько человек в вашем подразделении? Кто они? Их цели, мотивы, знания, навыки, семейное положение, черты характера. Зная всё это, можно ставить задачи точнее, а контролировать работу меньше.

    • Квадрат №16. «Чем?». Средства производства подразделения.

    Оборудование вашего подразделения: станки, компьютеры, автомобили, рекламная продукция и т. д.

    Уровень «Организация»

    Уровень интеграции вашего подразделения в организацию.

    • Квадрат №17. «Зачем и почему именно так?». Для чего или кого работает организация?

    Цели и принципы организации.

    Пример цели организации: повышение уровня качества.

    Примеры принципов: клиент всегда прав, не принимай брак, не делай брак, не передавай брак, и т. п.

    • Квадрат №18. «Что и как?». Что из происходящего в организации влияет на производительность.

    Задачи организации, касающиеся вашего подразделения: контроль качества, совещания, обучение, взаимодействие с другими подразделениями.

    • Квадрат №19. «С кем? (Кто?)». Руководители и коллеги.

    Люди, с которыми вам приходится контактировать в рамках организации: руководители верхнего уровня, руководители и работники смежных подразделений, подрядчики.

    • Квадрат №20. «Чем?». Конкурентные преимущества и прочее.

    С помощью чего организация добивается своих целей? Организационная структура, технологии, оборудование.

    Зная и понимая всё это, вы сможете легче интегрировать своё подразделение в организацию, выполнять задачи быстрее и вносить предложения по улучшению процессов.

    Уровень «Общество»

    На этом уровне мы интегрируем себя в общественную деятельность.

    • Квадрат №21. «Зачем и почему именно так?». Почему мы живём не в лесу?

    Наши цели и принципы относительно общества.

    Примеры целей: признание, изменение ситуации в мире, игнорирование.

    Примеры принципов: уступать место старшим, никогда не подавать в переходах, всегда благодарить за помощь.

    • Квадрат №22. «Что и как?». Как мы меняем мир вокруг нас?

    Общественная деятельность: выборные должности (старший по дому), волонтёрство. Религия. Долг родине. Выборы.

    • Квадрат №23. «С кем? (Кто?)». Кто все эти люди?

    С кем вам приходится общаться и о ком вы должны знать, чтобы успешно достигать своих целей? Мэр, кандидаты в президенты, жильцы.

    • Квадрат №24. «Чем?». Инструменты взаимодействия с обществом.

    Маркетинг, средства коммуникации, средства массовой информации, документы, законы.

    Как пользоваться картой

    1. Заполнить все квадраты.

    2. Решить с какого квадрата начать изменение собственной жизни.

    Если вы знаете о своих проблемах, начните с тех квадратов, к которым они относятся.

    Например, самая частая проблема, из-за которой начинают осваивать тайм-менеджмент — нехватка времени. Но дефицит времени — это следствие, причиной может быть большое количество задач (квадрат №10), большое количество контактов (квадраты 7,15,19, 23), каждый из которых отнимает время. А также отсутствие навыков (квадрат №3) или инструментов (квадрат №12).

    Если не знаете — доверьтесь интуиции, а лучше спросите близких и коллег о ваших слабых местах.

    3. Приблизить квадрат, которым вы решили заняться, и рассмотреть его под увеличительным стеклом.

    Например, квадрат №10. Какие это задачи? Сколько их? Откуда они появляются? Типы задач (процессы, проекты, нештатные ситуации). И так далее.

    4. Решить, что можно улучшить.

    В случае с задачами, во-первых: нужно уменьшить поток входящих задач, поставив заслон из целей, принципов и понимания собственных обязанностей. Во-вторых: уменьшить количество существующих: не выполнять, делегировать, вернуть хозяину и т.д.

    5. Улучшить.

    6. Перейти к следующему квадрату.

    7. Повторять до бесконечности.

    Дополнения

    1. Глядя на карту, можно увидеть взаимосвязи между квадратами (указаны стрелками).

    «Что и как?» зависит от «Зачем?». Вполне логично, что действия зависят от целей.

    «С кем?» зависит от «Что и как?». От того, что мы будем делать, зависит, кто нам нужен.

    «Чем?» зависит от «С кем?», «Что и как?» и «Зачем?» и наоборот. В зависимости от того, какими ресурсами и средствами мы обладаем, ставятся цели, подбираются люди и решается что и как мы будем делать. Под тех, из кого состоит подразделение, подбираются инструменты и задачи.

    Все квадраты взаимосвязаны.

    2. Люди на каждом уровне должны быть в одном информационном поле. Это облегчит взаимопонимание и снизит количество конфликтов.

    3. Поясню спорный момент про стратегический и тактический уровни. На мой взгляд, стратегия должна строиться исходя из наличествующих ресурсов, поэтому квадраты «Чем?» я отнёс к стратегическому уровню.

    Строить свою стратегию, отталкиваясь от людей  — слабый ход.

    4. Количество уровней может меняться в зависимости от конкретного человека.

    Если вы не руководитель, то уровня «отдел» не будет. Если вы руководитель компании, то можно добавить уровень «внешняя среда», на котором будут глобальные цели компании, поставщики и клиенты, действия по захвату рынка и маркетинг в качестве инструмента.

    Эта статья впервые опубликована на e-xecutive.ru.

    Постскриптум

    Любые инструменты повышения эффективности индивидуальны, как слесарные и плотницкие инструменты. Каждый подбирает их под себя. Кто-то использует сусло для нарезания углов, а кто-то станок. Кому-то удобнее с семьсотграммовым молотком, а кому-то с восемьсотграммовым.

    Так же и «карта жизни»: для одних покажется сложной, для других простой, для третьих неудобной. Если это так, не стоит себя насиловать, пробуйте другие инструменты. В любом случае, заполнив карту, вы посмотрите на свою жизнь иначе, и пути назад уже не будет.

    Саморазвитие#Инструменты#Тайм-менеджмент

    Интересные комментарии

      Анна Фельдман
      2 года

      Спасибо за статью, Максим! Отличный инструмент. Использую его в работе, немного в адаптированном виде. Приносит свои результаты неизменно для группы.