17 августа 2016

Успеть за 24 часа

Наталья Налимова
Сооснователь и директор по развитию в компании SkyBase http://skybase.ru. Профессионально занимается автоматизацией бизнес-процессов. Всегда готова предложить клиенту оптимальное решение его задач. В свободное время воспитывает детей, решает головоломки, придумывает гениальные идеи будущих проектов. Автор блога https://habrahabr.ru/users/natnal/topics.
  • habrahabr.ru/users/natnal/topics
  • vk.com/natnal
  • Каждый день нашей жизни наполнен множеством событий. Хочется ничего не упустить: извлечь пользу для работы из делового мероприятия, получить заряд энергии от встречи с друзьями, побыть наедине с собой за чтением книги или провести вечер в кругу семьи... Только как же всё это успеть?

    Год назад я задумалась над этим вопросом и в результате родилась эта статья. В ней нет универсального ответа, который подойдет сразу всем - вместо этого я рассказываю о методе, который помог лично мне разобраться с ворохом накопившихся дел и найти время для того, что действительно важно. Посмотрите, куда утекает драгоценное время. Подумайте, на что вы на самом деле хотели бы его потратить. Успевайте делать самое главное!

    Раньше меня часто спрашивали — как ты все успеваешь? Работа, дети, творчество... Я только улыбалась в ответ и пожимала плечами — как-то само все удавалось.

    Бывало даже так: чем больше дел на себя взвалю, тем больше успеваю сделать. И это вполне объяснимо. Когда никаких планов нет, организм расслабляется и потом трудно вытащить себя из состояния лени. А когда возникает вероятность упустить что-то важное, какие-то внутренние ресурсы что ли активизируются. Такой вызов самому себе — успеть все!

    А потом что-то поменялось — и я перестала успевать. По крайней мере, ощущение такое появилось — ничего не успеваю. День проходит в постоянном напряжении: надо срочно сделать это и это, и еще вот это. Клиенту еще вчера обещала выслать КП, родственники уже три месяца ждут нас в гости, а еще ведь и наедине с собой иногда хочется побыть :)

    Начались проблемы: срывы сроков, невыполненные обещания, да при этом еще и постоянная усталость. О некоторых вещах я просто забывала из-за слишком большого потока информации. Причем теперь, оглядываясь назад, я понимаю, что выполняла в первую очередь те задачи, по которым меня «подпинывали» извне, а те, которые я ставила себе сама, задвигались все дальше и дальше. Получается, что самое ценное, что есть у меня в жизни — время — я тратила на то, что нужно другим, а собственные желания оставались за кадром.

    У меня очень много интересов в жизни — любимая работа, не менее любимая семья, да еще и куча личных увлечений. Хочется успевать все, но с каждым днем это становится все сложнее. Бывает так, что знакомишься с интересными людьми, генерируешь идеи, планируешь новые проекты — и все это остается только в мечтах, а в реальной жизни все по-прежнему. Время, к сожалению, ограничено: важное и интересное вытесняется срочным и необходимым.

    Приведу несколько примеров.

    1. Как основатель стартапа я часто хожу на всякие мероприятия. Сначала это были чисто стартаперские тусовки — менторы, инвесторы, начинающие предприниматели. Потом стала больше общаться с другими бизнесменами и просто интересными людьми. К примеру, живет в нашем городе Вера Бойко — кипишолог, как она себя называет :) Вера проводит много мероприятий, где этих интересных людей можно встретить. А интересны они тем, что у каждого есть любимое дело и свое мнение по разным вопросам.

    Все было хорошо. На мероприятиях я знакомилась с интересными людьми, мы с ними находили точки соприкосновения, обменивались контактами, строили совместные планы... А на следующий день меня засасывала текучка, и на эти приятные, но не обязательные вещи, времени не оставалось.

    2. В детстве я увлекалась плетением фриволите — это такое кружево ручной работы. Делать его сложно и долго, но мне нравилось. Я бы с удовольствием и сейчас этим занималась (хотя бы изредка), но куда девать результаты своего труда? Кружево, тем более дорогое, сейчас не особо в моде.

    На одной из встреч мне подсказали сразу две идеи. Во-первых, из фриволите можно делать свадебные украшения — раз в жизни невеста вполне может себе позволить такую красоту. Во-вторых, можно использовать небольшие фрагменты кружева для оформления дорогих товаров — к примеру, флаконов с духами.

    Я загорелась желанием снова заняться фриволите. Решила делать ажурные пояса. Сплела несколько образцов, зарегистрировалась в Ярмарке мастеров, даже сайт собиралась сделать. А потом возникла какая-то срочная задача по работе, и фриволите пришлось отложить. И все на этом. Помечтала и хватит.

    3. Как я уже говорила, увлечений у меня много. Одно из них — покер. Несколько лет назад я даже работала тренером на популярном покерном форуме и вела там блог.

    Девушка в покере — явление довольно редкое, так что внимание мне было обеспечено :) Когда набралось ощутимое количество поклонников, я решила создать собственный сайт. Сказано — сделано. Проект работал несколько лет, на нем были зарегистрированные пользователи, статьи, видео, комментарии — все как положено.

    А потом времени стало катастрофически не хватать. И в покер я стала играть меньше, и сайт перестала обновлять. В один далеко не прекрасный момент на него проник злобный вирус, и с тех пор сайт перестал существовать.

    Конечно, можно его восстановить. К тому же, у меня были грандиозные замыслы, как развивать проект — выделить в нем несколько других направлений помимо покера. Но где взять время на все это?

    Все, хватит негатива. Пора решать, что со всем этим делать.

    Для начала надо осознать, что проблема существует. Затем проанализировать, какие виды деятельности есть (и какие хотелось бы, чтобы были) в вашей жизни. Четко выделить время на работу, на семью, на хобби, на заботу о здоровье и т.д. — кусочек времени на каждый важный для вас вид деятельности. Зафиксировать это решение — можно прямо на листке бумаги написать и повесить на видном месте, чтобы понимать, что это правило, которое нельзя нарушать. И дальше неуклонно следовать этому правилу.

    Надо структурировать свое время. Понять, какие виды деятельности будут присутствовать в моем распорядке — либо потому, что без них никак, либо потому, что я так хочу.

    Для себя я выделила такие сферы деятельности: работа, отдых, семья, личное. Немного подумала и составила вот такую табличку.

    В первом столбце сферы деятельности. Во втором то, что я должна делать — потому что сама так решила или внешние обстоятельства обязывают. Ну, а в третьем то, что мне хочется. Я не стала расписывать слишком подробно. Все равно это только пример — у вас эта табличка будет другая, у каждого своя.

    Хотите ощутить практическую пользу от этой статьи? Не поленитесь, составьте свою табличку. И не просто подумайте, что могло бы в ней быть, а обязательно пропишите все эти «должна» и «хочу». Так вы не только осознаете, какой хотите видеть вашу жизнь, но и «запрограммируете» себя на правильные действия для достижения поставленных целей.

    Кстати, совсем не обязательно постоянно держать перед глазами эту табличку и ежеминутно сверяться с ней. Достаточно один раз прочувствовать то, что вы в ней написали, и тогда внутренние часы сами будут подсказывать, что пора делать — работать или отдыхать, уделить время семье или порадовать себя.

    Раньше у меня было так:

    В границах прямоугольника — один день. Разноцветные кружочки — это дела, разные по важности и срочности, из разных сфер деятельности. Серая штриховка — отдых и сон.

    Все запланированное в имеющееся время точно не влезет. При попытке запихнуть дела в отведенное для них время они сами собой сортировались по срочности. А поскольку самые срочные дела обычно на работе, то работа вытесняла все остальное. Причем это была та работа, в которой я что-то кому-то должна. А та часть, где можно что-то спланировать для будущих улучшений, оставалась в стороне. Время на отдых вообще не выделялось. Есть возможность — отдохну. Нет — значит нет. Работа важнее.

    Теперь решила действовать по-другому.

    Время делим на части: 8 часов на работу, 8 часов на сон, 8 часов на все остальное. Блок «все остальное» можно еще разделить — например, на семью и личные дела.

    Главное правило: время, предназначенное для X, нельзя тратить на Y. Казалось бы, очевидное правило, но если его не принять, то внешние обстоятельства начинают диктовать, что делать. А тут все просто. Началось время, выделенное на работу — убираем все отвлекающие факторы и активно работаем. Закончилось — бегом отдыхать!

    Если решено каждый день уделять час активным играм с детьми — значит, я обязана так делать. Даже если лень или устала. Если решено, что пора сходить к стоматологу, значит надо идти, а не откладывать на потом или надеяться, что «само пройдет». Нельзя менять правила в процессе игры. Конечно, надо периодически корректировать соотношение времени на разные виды деятельности, но делать это не потому, что вот сейчас так захотелось, а потому, что обстоятельства изменились. Например, запускаешь новое направление в бизнесе — стоит побольше времени уделить работе и сэкономить его на развлечениях. Или родился ребенок — большая часть времени пойдет на заботу о нем, а на работу останется меньше. Но это все должны быть осознанно принятые правила, которые нельзя позволять себе нарушать.

    Конечно, даже на такой картинке в работу примешивается чуть-чуть отдыха (а как без этого?), в общении с семьей присутствует личное, да и само личное может соприкасаться с другими сферами. Но общий принцип, думаю, ясен: концентрируемся на одной сфере деятельности, выжимаем из ограниченного времени максимум пользы и движемся дальше — к следующей сфере и новым задачам.

    Каковы мои первые результаты? В выходные я теперь отдыхаю :) На природе и с семьей.

    Следующий шаг — расстановка приоритетов в рамках рабочего времени. Вместо текущих мелочей хочу больше заниматься тем, что даст нужный результат в перспективе.

    Напоследок дам небольшой совет перфекционистам (потому что сама такая). Не надо слишком детализировать свою схему или пытаться сходу найти оптимальное соотношение блоков. Помните, что все это будет регулярно корректироваться. Замеряем исходное состояние, принимаем какую-то схему, живем по ней, скажем, месяц, замеряем результат в конце. Все ли успели? Все ли прошло так, как нужно? Если что-то не так, корректируем схему и снова в бой!

    Саморазвитие#Инструменты#Продуктивность

    Интересные комментарии

      Вера
      2 года

      Спасибо! Интересно Над обы попробовать сделать такую таблицу и правда

      Наталья
      2 года

      Конечно сделайте! Помогает мысли в кучку собрать и цели свои реальные (а не кем-то навязанные) осознать. Ну, а потом уверенно идти к ним надо, к целям этим :)

      Яна Барзенкова
      2 года

      Знаете, а я в свое время пришла к выводу, что если я что-то не успеваю, что неправильно расставила приоритеты — т. е. вместо того, что действительно нужно делать, делаю то, что можно отложить. Стоило переоценить свой список неотложных и срочных дел, все изменилось. И самое интересное, что когда я писала его по степени значимости «из головы», а затем оценивала каждый пункт по степени важности и срочности, то приоритеты менялись. Это было прям открытие...

      И правильно вы говорите, что когда много планов и дел, они дисциплинируют. Некогда впадать в размышления, просто делаешь, потому что — надо! У меня вот сейчас обратная ситуация — дети выросли, времени на себя достаточно, интересных занятий и возможностей много, обязательств меньше, но... почти ничего не хочется... Как-то вкус к жизни пропал, что ли?

      Наталья
      2 года

      Возможно, это не вкус к жизни пропал, а просто какой-то «переходный период». Вы переключаетесь от состояния «надо срочно куда-то бежать и всё успеть» к другому состоянию, когда можно спокойно оглядеться вокруг и выбрать то, чем интересно заниматься. После постоянной спешки кажется, что жизнь замедлилась, но вам нужно просто привыкнуть к новому ритму — и желания снова проснутся :)

      Денис Нижник
      2 года

      Наталья, добрый вечер!

      Интересная визуализация дня и задач, спасибо!

      Захотелось получше разобраться и у меня накопилось несколько вопросов:

      Подскажите, как вы определили границы одного дня (12 на 8 клеточек) и диаметр кругов (отражающий важность и срочность) привязан к единице времени как-то?

      И как диаметр отражает срочность задачи — положением внутри прямоугольника-дня?

      Спасибо!

      Наталья
      2 года

      Добрый день, Денис!

      Прямоугольник 12 на 8 клеток — это 24 квадратных сантиметра, как 24 часа в сутках. Он поделен на три равные части: 8 часов на работу (левая часть), 8 часов на сон (средняя часть), 8 часов на всё остальное (справа). Сон разместила посредине исключительно для того, чтобы в первом варианте было видно, как на его время претендует и работа и другие дела — сон вынужден сжиматься.

      Каждый круг — одно дело. Его размер — время, которое требуется на его выполнение. Разные цвета означают разные сферы деятельности. Красный — работа, оранжевый — семья, зеленый — отдых, фиолетовый — личное. У вас может быть другое деление на сферы.

      Важность и срочность на картинке никак не отражена. Имеется в виду, что еще за пределами прямоугольника происходит сортировка дел по важности и срочности (отдельно для каждой сферы), так что неважные и несрочные в него просто не попадают.

      Надеюсь, я ответила на ваш вопрос :)

      Http://vk.com/abcolut
      2 года

      Ваша схема говорит, что делать в рамках одного дня, а как выглядят планы на неделю? по какому принципу вы бросаете дела или решаете начать новые?

      Наталья
      2 года

      Сергей, обычно планы на неделю — это 5 таких планов на день, а выходные я сейчас стараюсь целиком посвящать отдыху и семье. Пока лето и относительно хорошая погода, проводим свободное время на даче. Слишком долго у меня была непрерывная рабочая неделя (когда выходные отличались только тем, что можно в офис не ездить), так что теперь выравниваю баланс отдыха и работы.

      У меня, как правило, на каждый рабочий день есть несколько обязательны дел (например, обещала кому-то сделать это именно в этот день или сама что-то заранее запланировала) и параллельно есть другие дела, которые просто надо «разгребать» по мере возможности. Т.е. я сначала заполняю план по делам, привязанным к конкретным датам, а потом оставшееся время добиваю из цепочки параллельных дел.

      Если вдруг получается, что обязательных дел набралось больше, чем помещается в один день, то стоит задуматься: возможно, часть из них можно перенести на другое время или вообще отказаться от них (хотя, конечно, это маловероятно), а может быть, что-то можно поручить коллегам. Ну и конечно в следующий раз планировать аккуратнее :)