29 февраля 2016

Планирование для иррационалов

Ольга Гуйван
Тестировщик по жизни, коуч, менеджер и просто большая фантазерка. Финишер проекта «Стодневка — экспедиция к новому Я». Автор блогов, фотопроектов, организатор веселья. И просто человек, который никогда не сможет захватить мир, из-за вечной нехватки времени.
  • olga-training.com
  • vk.com/ogorozheieva
  • Кто такие иррационалы? Это люди, генерирующие кучу отличных и не очень идей. Человек, склонный к рациональному мышлению, в своей голове сразу выстраивает последовательную цепочку действий. Ирацционалу же проще сгенерировать много прекрасных и разнообразных идей "на пустом месте", причем, никакой последовательности, а иногда и единой темы, в этих идеях может не прослеживаться.

    У меня вот высшее техническое образование, опыт работы в IT и управлении процессами, и любовь рисовать логические структуры по любому поводу. Но рациональным человеком я себя не считаю.

    Источник фото: Flickr.com

    Одни думают, чтобы приспособиться и жить в рациональном мире, нужно делать как все и жертвовать своими порывами. Другие сетуют на непонимание окружающих, и  злятся, когда их поведение трактуют как отсутствие дисциплины, а не как проявление творчества.

    Третьи думают что, будучи иррационалами, они не смогут добиваться продолжительных позитивных результатов, потому они не конкуренты рационалам.

    Четвертые, просто горестно всплескивают руками и мечтают о мире, где все будет для них — прекрасно и нелогично.

    Чаще всего те, кто признают свою «нерациональность» (хотя бы в каких-то вопросах), так или иначе пытаются найти свою «альтернативную» и удобную систему для жизни. Особенно систему планирования времени и дел.

    Как человеку, который любой проект начинает придумывать с середины или даже с конца, понять, что должно быть в самом начале?

    Я придерживаюсь такой последовательности.

    В самом начале все гениальные идеи должны сменить свою среду обитания. Из эфемерной формы — мысли в голове превратиться в нечто более стабильное — в текст на бумаге, в аудиозапись на диктофоне, в рисунок или схему. Есть промежуточная форма — слова. Но она редко работает для кого бы то ни было. Слова имеют огромную силу, но их так же сложно контролировать, как и мысли.

    Хорошо то, что записанные на бумаге идеи иррационалов сложнее украсть. Потому, что форма записи часто бывает такой же не логичной и креативной, как и сами мысли.

    Играем в пазлы?

    Из того, что получилось,собираем некий пазл. Как бы вы ни мыслили — текстом, схемами, образом или картинками, общая картинка, записанная на бумаге, всегда улыбается всеми незаполненными дырами, или выпирает лишними чрезмерностями.  Да, художник может решить, что две головы у лошади — это нормальная идея. Можно даже решить, что нужна третья, или еще несколько. Но, хотите вы того или нет, у вашего проекта уже появилась структура. И еще появились ограничения. Потому что место на бумаге или даже в компьютере конечно, так же как и наше время на выполнение любой задачи. Особенно если поставить себе цель собрать проект в кучу. Рано или поздно из кучи начнет выглядывать конкретика.

    Интуитивно ваш проект обрастет деталями и внутренними связями. А когда это произойдет, станет ясно, с какого конца разматывать клубок, что можно делать потом, а с чего стоит начинать.

    Будет совсем хорошо, если попытаться наложить на вашу нестандартную идею стандартные системы планирования — SMART, тайм-менеджмент, Agile Rezults, GTD. Любую из уже существующих.  На данном этапе система уже не будет ограничивать ваш креатив или заставлять делать проект по чужому шаблону, но позволит "вписать" его в реальность.

    Главное не переусердствовать.  Даже самые суровые рационалы не планируют заранее всех деталей. В вашем плане могут зиять огромные дыры, кому-то со стороны они могут показаться непреодолимыми. Но не вам. Если есть внутренняя уверенность, что на пустое место в свое время найдется кусочек пазла, можно начинать и без него. Если дыра, наоборот, делает ваш проект уродливым или слишком пугающим, это повод повременить с реализацией вообще всего или сосредоточить свой креатив на преодолении сложного момента.  Не бывает так, что человек может придумать 100 способов использовать старый башмак, и не может придумать, как не опаздывать на работу. Пусть ваша "гениальность" работает на вас, а не просто создает прекрасную бессмыслицу. Это и есть проектирование.

    А можно я просто не буду ничего объяснять?

    Самый простой, пример: я чищу зубы не потому что надо, а потому что у меня электро-щетка и она забавно жужжит. Да когда я в поездке с обычной щеткой, я трачу дополнительные усилия чтоб пойти и почистить зубы... За 30 лет я пыталась найти логику в этом феномене, но похоже, ее там просто нет. Но ведь работает же! Иногда проще принять все как есть. В конце концов, меня не будут спрашивать под присягой о моих мотивах чистки зубов. Главное, что они чистые.

    То же самое происходит в более серьезных вопросах. Не раскрываете своих секретов, если не хотите или не можете их объяснить. Сделайте это вашей тайной. Так всем и говорите — к завтрашнему дню я сделаю это задание, а как я это сделаю — секрет. Другим людям не обязательно знать, как у вас получаются персональные чудеса. Что обязательно — сдержать свое слово и сделать, потому что таким образом можно выиграть себе пространство для маневра, а не возможность отделаться от противной задачи.

    Загадка времени. Сколько часов в сутках?

    Ответ понятен. Но именно люди с большим количеством идей часто жалуются, что им не хватает времени. Увы, колючая и болезненная правда заключается в том, что времени всем достается поровну. Иррационал может начать три проекта, и закончить только один. Но этот один может быть не хуже, чем проект рационала, который взял один проект и сделал один проект за то же время.

    Часто в работе и планировании я сталкиваюсь с таким феноменом: есть задачи, но нет сил, не хватает времени или одолевает усталость и скука. Самое логичное — это сокращать затраты энергии и от чего-то отказываться. Но иногда лучший способ — это поступить прямо-таки наоборот. Поставить еще одну цель, взять еще одну задачу! И внезапно — бац — все заработало и в основном проекте, и в новом, и чувствуешь себя посвежевшим и отдохнувшим. Но такой подход требует знания и понимания себя.

    Разнообразие и перегруженность разными задачами — это не одно и то же. Это как кусочек шоколада или килограмм шоколада. Первое приносит радость, от второго можно попасть в больницу.

    Почему бы иногда не позволить себе то, что работает, пусть даже вопреки здравому смыслу?

    Любая система планирования предполагает свободное время. Это только у трудоголиков его нет. И они обычно очень плохо заканчивают.

    Иррациональный подход предполагает, что свое свободное время можно расходовать на то, что кажется несусветной ерундой. Это может оказаться ключом к прорыву. А может и не оказаться. Важно не путать способность мозга работать лучше, переключаясь между разными типами задач, и обычное раздолбайство.

    В сутках 24 часа, больше этого никто не получит. Даже имея на руках колоду с кучей гениальных идей, придется выбирать и реализовывать только самые-самые. Но очень полезно время от времени из этой колоды выбирать не самые правильные, и не самые нужные, а самые забавные, самые интересные, самые неожиданные. Одним словом, те проекты, которые встряхнут вашу жизнь, а только лишь те, что обеспечивают вам стабильный кусок хлеба.

    Как использовать преимущества "дополнительных проектов"?

    Я не умею работать в одном направлении. Рутина (не путать с тренировкой и необходимым повторением) навевает на меня скуку! Особенно обидно слышать что-то типа: "если бы ты сосредоточилась на чем-то одном, то ...". То потеряла бы к этому одному всякий интерес или заболела. Проверенно и не раз. Чем жестче ограничения, тем  хуже работается.  Но и без них нельзя.

    Мой выход — рисовать деревья целей или ментальные карты. Это помогает разнообразить задачи, не отрываясь при этом от реальности. Таких деревьев может быть значительно больше, чем возможно реализовать, или веток больше, чем нужно. Главное, что по такой схеме понятен критично необходимый фронт работ. А еще можно собрать кучу бонусов, которые проект только улучшат. Если на "бонусы" не хватает времени и сил, их можно внести в списки "может быть" и "надо попробовать". Когда надо усилено работать и нет времени украшать проект бонусами, любую идею можно законсервировать в один из списков, и не терять время на пустые мечтания. Зато потом из этих же списков, как из шляпы фокусника, можно достать чудо. А чудо бывает очень полезным. Стив Джобс в одном из интервью хвалился, что еще в институте увлекался японской каллиграфией, и что это ему пригодилось много лет спустя для создания типографики Apple. Конечно, он не знал заранее, что это ему может понадобиться, но в нужный момент достал нужную идею из того, что было студенческим увлечением.

    Чтоб такие "фокусы" работали,  нужно их копить — как идеи, так и просто хобби, которые кажутся нелогичными. Все может пригодиться.

    Могут ли инструменты планирования дать 100% ясности?

    У меня так не получается. Но я знаю, как сделать стабильные 80%. Я обожаю строить планы. Их у меня всегда не меньше трех.

    В блокноте — табличка регулярных дел и майнд-мап с разовыми делами на неделю.

    В онлайн-календаре, понятное дело, встречи и напоминания.

    На скрам доску вынесены важные задачи по рабочим проектам, и коммуникация с другими людьми.

    В нескольких разных списках  хранятся идеи и необязательные дела.

    И если их хорошо проанализировать, будет видно, что они часто пересекаются и накладываться. То есть я вполне допускаю, что могу записать новую задачу на скрам доску и забыть нанести ее на майнд-мап. Если на этом зациклиться, можно убить кучу времени на сверку планов и так никогда и не приступить к работе.

    Потому я просто допускаю некую избыточность своей системы. Как если бы в моей компьютерной программе были разные алгоритмы поиска одной и той же вещи. Часто они пересекаются, зато рассматривают цель под несколько разными углами, и это позволяет расшить горизонты.

    Иногда идеи из рабочих задач свободно переползают в личные цели, иногда, только нарисовав структурное дерево для очередного путешествия, понимаешь, какой должен быть следующий шаг быть следующий шаг в проекте, чтоб держать руку на пульсе событий и отдыхать с удовольствием.

    В идеале из моих записей можно сделать один СУПЕР идеальный план с поминутной детализацией и одним хорошим инструментом... Но я не позволяю внутреннему перфекционисту устроить мне такой ад.  Это было бы очень точно, но и хорошо рифмуется со словом порочно :) Такой подход убивает всякую гибкость. Погонишься за 100%, и 20% не поймаешь!

    Мой план — это опорные точки. Их все так или иначе придется пройти.. Но, имея сам план, я могу позволить себе бОльшую свободу в том, как это будет сделано. Для этого нужно сохранять чистоту замыслов на бумаге. Быть последовательной в шагах описанных при планировании. При этом не угнетать себя, если 3-4 дня разных экспериментов привели к тому же результату, что по логике должно было быть маленьким и быстрым действием на 5 минут. Всякое бывает. Иногда изобретаешь велосипед. Иногда, наоборот, время выполнения задачи удается сильно сократить, и за день куча дел закрывается сама собой. Планирование все равно позволяет добиваться стабильных результатов в ключевых моментах, даже если иногда я прихожу к ним не самыми оптимальными и логичными путями.

    Вы управляете эмоциями или они вами?

    Важно помнить что бурные спонтанные эмоции мешают сосредоточиться. И, нет, не только плохие. Хорошие тоже. Получив какое-то радостное известие, я надеваю пальто и иду гулять. Даже если еще не время обеда. Ближайшие полчаса над миром будет сиять радуга, петь птички, цвести цветочки, а статистический анализ посещаемости сайта так и останется недописанным, как бы он ни был срочен и важен.

    Поэтому, когда впереди маячит действительно критичное задание, я постараюсь отключить телефон и не читать почту, с коллегами не болтать и от самых хороших эмоций изолироваться. Так часто советуют делать на важных встречах, но и перед ними иногда неплохо. Это один из способов уберечься от пожирателей времени и нервных потрясений. На самом деле таких способов много, надо подобрать актуальные для вашей работы и ситуации и применять их.

    Очень полезно знать свои ритмы. Они есть у всех. Разгребать почту после обеда —  самое оно. Тут тело сильно довлеет над настроением и даже думать не надо, рационально или нет то, что ты делаешь. Но если пристально понаблюдать за собой, можно многому научиться. В том числе узнавать маленькие знаки, когда приходит прилив вдохновения, или наоборот вычислить время, подходящее для рутинных задач. От этого жизнь станет заметно проще.

    Если пойти дальше простых наблюдений,  можно создать себе привычки, которые позволят управлять своим состоянием. Чашка чая перед чтением отчета или после. Пять минут разминки или новая интересная заставка на экран в качестве награды за сделанную работу. Люди создают ритуалы и наполняются их же смыслом. Чем креативнее человек, тем легче ему придумать себе такие маленькие призы, которые одновременно работают как триггер для нужного поведения.

    Я люблю брать ручку и блокнот на встречи, даже, если иду с ноутом и записываю комментарии сразу в него. Но ручка и блокнот — это мои символы сосредоточенности, с ними я слушаю куда внимательнее. Моя коллега, работавшая в службе поддержки клиентов, всегда ходила проверить, политы ли цветы, перед тем, как отвечать на неприятное письмо. Это для нее было куда эффективнее,чем считать про себя до десяти, и ее письма всегда были образцово вежливыми. А еще в нашем офисе были самые ухоженные растения.

    Дьявол в деталях, а сила в мелочах?

    Мотивация иррационалов часто скрыта в мелочах, а не самом главном. Например, если цель: слетать в Париж и заключить важную сделку. То в голове иррационала она вполне может прозвучать как, слетать в Париж, чтоб увидеть Эйфелеву башню и заключить сделку. Любой рационал сразу скажет, что это распыление, что суть в сделке, значит думать надо о самой сути. Для иррационала же все по-другому. Сосредоточившись на маленьком и приятном моменте, он может блестяще провести даже самую неприятную встречу, оставаясь собранным и заинтересованным, потому что для него главное событие еще впереди и чтоб до него добраться надо просто хорошо провести переговоры. Та самая башня компенсирует все неудобства связанные с поездкой, и главное, снимает часть стресса и паники.

    Точно так же мелочи могут помочь в повседневных делах. Кто-то бегает ради здоровья и этого мотива достаточно. Я вот, например, бегаю, потому что мне нравятся мои кроссовки. И — да, их можно одеть только ради пробежки. А еще однажды я вернусь в Остенде, чтоб пробежаться у моря. В мире много разных побережий, но мне хочется пробежаться именно  там. Иногда этой мысли достаточно, чтоб выйти на неприятную утреннюю пробежку, под моросящим дождем.

    Главный смысл может быть один, но всегда есть куча деталей, в которых можно черпать вдохновение и мотивацию. Иногда, какая-то мелочь оказывается настолько глубокой, что меняется и основной смысл тоже. Все мы знаем, что яблоки – это еда с дерева, и только Ньютон обратил внимание, что иногда они еще и падают. В мелочах сокрыта великая преображающая сила. Чем иррациональнее ваш взгляд на  задачу, тем больше интересных мелочей можно извлечь и использовать.

    Так какая же система планирования подходит для иррационалов?

    Ответ: любая и всякая. Какую бы систему вы ни использовали, чтоб структурировать своим мысли, она будет работать так же хорошо, как и для более рациональных людей. Вам все равно придется писать планы и вести календарь, отвечать на емейлы и приходить на встречи вовремя. Правильный вопрос в том, какие особенности могут быть у вашей системы, чтоб вам был удобно ей следовать. А особенности будут у любого человека.

    Каков бы ни был подход к планированию, необходимый минимум работы никуда не девается.

    Всем людям нужны тренировки и дисциплина. Что бы там ни говорили  "творческие скептики", регулярность занятий никак не мешает творческому потенциалу развиваться. Наоборот именно дисциплина помогает найти баланс между гениальными идеями и сделанными делами. Все настоящие люди-творцы, достигшие успеха, очень дисциплинированы. Логичны и последовательны отнюдь не всегда, но работают очень много.

    Грамотный план улучшает результаты работы, но, в конце концов, именно работа приносит плоды.

    Саморазвитие#Планирование

    Интересные комментарии

      Ольга Л
      2 года

      Я бы тоже в Париж летела на башню посмотреть и круасан в кофе макнуть, подумаешь переговоры - досадная мелочь перед башней. :)

      У меня тоже большая часть мотивации действовать завязана на таких мелких приятных штуках. Иногда даже стыдно признаваться на каких. :)

      Ольга
      2 года

      Себе-то признаться можно, а остальным вовсе не обязательно ;)

      Маринка
      2 года

      Ольга, спасибо огромное за статью! Самое интересное, что я считаю себя 100% рационалом - мне важно иметь план и раскладывать всё по полочкам. Но, читая вашу статью, я с удивлением находила в себя множество иррациональных черт :)

      Я также пришла к тому, что скука в моём случае убивает всё и надо менять виды деятельности, вести несколько проектов, чтобы был стимул двигаться и развиваться. А история - бегаю, потому что кроссовки нравятся - это вообще про меня. Нет, я не бегаю )) Но могу долго и усердно заниматься чем-то глобальным только потому, что меня цепляет в этом всем какая-то мелочь.

      Может я, на самом деле, такой себе подавленный дисциплиной иррационал? :)

      Ольга
      2 года

      Маринка, а зачем сразу подавленный. Мне вот тоже нужно все раскладывать по полочкам, начиная от текстов, заканчивая специями в кухонном шкафчике.

      Пока у меня одежда не висела "по плану" я могла одеть две кофты и не одеть штанов. А это не то, чего хочется. Поэтому я много чего планирую. Пишу списки дел, рисую схемы, но получаю от этого массу удовольствия.

      В том числе я тоже могу очень долго делать что-то, что многим кажется нудным только потому что вижу в этом какую-то интересную детальку, а значит работаю потому, что хочу, а не потому, что надо.

      Если нет вдохновения всегда можно двигаться по плану, а когда оно есть, то можно горы свернуть. Опять же, когда сворачиваешь горы, лучше опираться на свой план, потому что иначе весь потенциал можно растратить на мелочи.

      Мне кажется все люди в чем-то иррациональны, просто кто-то больше, кто-то меньше.