21 декабря 2015

Фриланс для неорганизованных

Жанна Рэй
Влюблена в математические методы и писательское ремесло. Веду блог об изучении иностранных языков.
  • california_nsk.livejournal.com
  • Знакомые часто говорили мне, что не хотят работать на себя или даже просто удалённо, потому что офисная работа их организовывает. Я, в свою очередь, никак не могла с ними согласиться: мне казалось, что я прекрасно могу сама себя организовать. Тогда я ещё не знала, насколько годы офисной работы изменили меня.

    У моей работы были две характерные черты. Первая — это сплошные дедлайны. Ко мне постоянно кто-то приходил, звонил, писал письма. Всем от меня что-то было нужно, причём немедленно. Разумеется, всё это шло «в довесок» к моей непосредственной работе, которую тоже необходимо было выполнять к определённым срокам. Думаю, сейчас это очень распространённая ситуация. Если — вы более-менее ответственный человек, не работать в таких условиях просто невозможно. Я прекрасно расставляла приоритеты, доводила дела до конца, помогала всем коллегам — ничто не могло заставить меня усомниться в собственной эффективности. Однако именно в это время со мной происходили изменения, о которых я даже не подозревала.

    Источник фото: Flickr.com

    Оказывается, в условиях дедлайна в организме вырабатывается адреналин. Когда такие ситуации повторяются раз за разом, мы начинаем к этому привыкать. В какой-то момент осознаёшь, что вообще не способен ничего сделать, пока над тобой не мигает красная лампочка стремительно надвигающегося дедлайна. Это особенно критично в  самых важных сферах нашей жизни — часто кажется, что в них дедлайнов как будто бы и нет. Никто не угрожает уволить нас с работы, если мы до вечера вторника не начнём заниматься своим здоровьем, писать книгу, учиться играть на скрипке и т.д. А ведь на самом деле дедлайны есть, просто мы о них не знаем. И какой-то из них в буквальном смысле окажется ‘dead’.

    Второй особенностью была многозадачность. Поскольку моя работа носила аналитический характер, каждый обратившийся с вопросом коллега разрывал цепочку размышлений, и после разговора её нужно было начинать заново. Установить «тихое» время было нельзя. Но самое интересное, что со временем я сама стала усиливать многозадачность. Даже в те редкие минуты, когда меня никто не отвлекал, я открывала сразу 5-6 файлов или программ и выполняла несколько дел одновременно. Я концентрировалась на одной задаче буквально несколько минут, потом перескакивала на вторую, третью и так по кругу. Я не могла объяснить, почему я это делаю, но чувствовала, что мне так легче справляться с неприятной работой. Только гораздо позже я узнала, что многозадачность так же вызывает привыкание.

    В один прекрасный день я решила отправиться в свободное плавание. Я даже не догадывалась о том, что напрочь утратила навыки здоровой самоорганизации и способность длительной концентрации внимания. Это открытие стало для меня очень неприятным сюрпризом. Ситуация усугублялась тем, что я — классический иррационал, и рациональные методы организации времени и пространства на меня не действуют. Одна только мысль о том, что придётся втискивать свою жизнь в рамки определённой системы, нагоняет на меня тоску и убивает мотивацию.

    В общем, на книжки по тайм-менеджменту надежды не было никакой, поэтому я решила просто наблюдать за собой и отмечать условия, при которых дела выполняются легче. Мои советы не претендуют на уникальность или универсальность, но, возможно, они помогут людям, оказавшимся в похожей ситуации, когда навыки самоорганизации приходится взращивать с нуля.

    1. Вводить задачи постепенно

    Очень часто, когда мы принимаем решение изменить свою жизнь, нам хочется круто перевернуть всё и сразу. Наверное, это эффект «американской мечты», когда буквально в одну ночь бедный прыщавый ботаник превращается в богатого красавца и любимца женщин. На самом деле, исследования многих бихевиористов (того же Дэна Ариэли, например) доказывают, что сила воли — ограниченный ресурс. Чем больше дел мы выполняем через силу, тем меньше ресурса остаётся для последующих действий.

    Мои планы поначалу были грандиозны. Ведь я не просто поменяла работу — у меня наконец-то появилась возможность заниматься любимыми делами, на которые раньше не оставалось ни сил, ни времени, ни вдохновения. В профессиональном плане передо мной также стояли очень амбициозные задачи.

    Однако очень быстро стало ясно, что превратиться из лягушки в принцессу за одну ночь не получится. Поэтому я стала вводить все рабочие и личные задачи постепенно — точно так же, как нужно прививать полезные привычки: не больше одной новой задачи в неделю. Сначала это представляло собой жалкое зрелище: единственный пункт из списка ‘to do’ я умудрялась оттягивать до самого позднего вечера. Но постепенно вокруг одного пункта стали «нарастать» всё новые и новые задачи, пока таким образом жизнь не вошла в свою колею.

    2. Сначала выполнять простые и понятные дела

    В школьные годы, когда нужно было делать домашнее задание, я первым делом бралась за письменные уроки: задачи по математике, физике, химии, упражнения по русскому и английскому языку и т.д. Устные предметы и относительно творческие задания, вроде сочинений, докладов и разрисовки контурных карт, я оставляла напоследок.

    Задачи и упражнения давались мне легче, потому что было ясно, где у них начало и где конец. Решил все примеры — молодец, можешь быть свободен. Что касается всего остального — определить, что задание готово, мне было гораздо сложнее. Всегда есть доля сомнения: хорошо ли ты написал сочинение по литературе, хорошо ли ты запомнил параграф по истории, хорошо ли ты подготовился к докладу по географии... В общем, чтобы не тратить время на эти бессмысленные размышления, я отводила на "сложные" уроки время в конце дня, которое было ограничено.

    Этот подход очень помогает мне и сейчас. Сначала я стараюсь выполнить "понятные" задачи, потому что, начав со сложных, я могу в них погрязнуть на целый день. Например, если у меня есть свободное время до 12 дня, то, сев за написание статьи в 10 утра, я успею написать её к полудню. Если же я начну писать статью с  8 утра — правильно, закончу точно так же к 12-ти.

    Кстати, совсем недавно я узнала, что у моего подхода есть даже научное обоснование. Оказывается, когда мы доводим дело до конца, в нашем организме вырабатывается допамин, который дарит ощущение радости от завершённого дела. Кроме того, благодаря допамину браться за последующие задачи становится легче. Видимо, в детстве я это как-то интуитивно чувствовала.

    3. Выделять существенные промежутки времени

    Изначально я вводила все задачи, как полезные привычки — понемногу каждый день. На стартовом этапе это сработало и дало свои результаты. Однако спустя несколько недель этот принцип превратился в проблему.

    Во-первых, заниматься изо дня в день одним и тем же очень быстро  надоедает. Более того, поскольку больше не нужно было делить дни на будние и рабочие, я обрадовалась… и объявила все 7 дней рабочими!

    Во-вторых, в условиях моей борьбы за регулярность стала страдать концентрация. Например, проработав час над одной задачей, я чувствовала, что втянулась в процесс и могла бы сделать ещё столько же. Однако я боялась, что в итоге мне не хватит сил или времени на остальные дела. Поэтому я сама вырывала себя из сконцентрированного состояния и заставляла переключаться на другие задания.

    В-третьих, снизилось качество выполнения некоторых задач. Отдельные мелкие дела вообще стали выполняться скорее для галочки, то есть без нужного уровня продуктивности.

    В результате, я решила всё изменить. Часовые задачи я превратила в двухчасовые (теперь ими можно заниматься 3 раза в неделю, вместо 7-ми). Короткие задачи я объединила в часовые блоки, чтобы выполнять их 1 раз на всю неделю вперёд. Неизменными остались только те задания, которые невозможно выполнить «впрок».

    4. Составлять расписание

    Наверное, многим этот пункт покажется очевидным, но я к нему пришла далеко не сразу. Изначально у меня был просто список ежедневных задач, и по ходу дела я выбирала, за какую из них стоит взяться прямо сейчас. Кроме того, поскольку некоторые задачи были «мелкими», планировать их в расписании было бессмысленно: никогда не знаешь, на чём задержишься, а что наоборот закончишь раньше.

    Но как только я перешла от ежедневных задач к блокам, сразу появилась потребность в расписании: нужно было убедиться, что я продолжаю уделять всем задачам то же самое количество времени, что и раньше, только в новой компоновке. Главный плюс расписания — не остаётся времени на размышления, чем бы сейчас заняться. А, значит, меньше шансов поймать себя за какой-нибудь совершенно непродуктивной деятельностью. Кроме того,  у меня появляется даже какой-то азарт, чтобы соответствовать расписанию и не отставать от него.

    5. Выключать компьютер вовремя

    Во-первых, перед сном в принципе не рекомендуется сидеть за компьютером, просто потому что он возбуждает нервную систему и мешает нормально заснуть.

    Во-вторых, за компьютером очень легко засидеться допоздна, а это означает потерянный завтрашний день. Причём не имеет никакого значения, чем именно я занимаюсь: убийством времени или продуктивной деятельностью. Даже если я выполняю важную работу среди ночи — это всё равно плохо. Ведь я могла бы сделать то же самое утром — только гораздо быстрее и качественнее.

    В-третьих,  установленный час отключения компьютера помогает лучше планировать свой день. Ведь одна из самых распространённых ошибок среди фрилансеров — это когда вся твоя жизнь превращается в работу.

    Для себя я назначила время выключения компьютер на 20:00, потому что в идеале хочу ложиться в 10 вечера. Теперь у меня появилось законное время на чтение, на вечерние «утренние страницы» и прочие творческие радости. Засыпать я тоже стала гораздо лучше. Если раньше я могла лечь в час ночи и проворочаться до трёх (даже если встала в этот день в 5 утра!), то теперь, по крайней мере, до полуночи я точно засыпаю.

    Наверняка, гуру тайм-менеджмента мои «принципы» покажутся смешными. Но я очень надеюсь, что эта статья поможет тем, кто сейчас (как и я сама совсем недавно) находится в растерянности и не знает, как взять себя в руки. Буду рада, если в комментариях вы поделитесь и своими организационными находками.

     

    Саморазвитие#Тайм-менеджмент#фриланс

    Интересные комментарии

      Екатерина
      3 года

      Жанна, бесконечная благодарность за ваши размышления и выводы.

      Теперь мне понятно, почему у меня срыв и нежелание что либо делать. Я считала, что это просто психическое и физическое истощение, что надо немного отдохнуть и снова в бой. Такими боями вся моя жизнь усеяна. Десять проектов одновременно, свои проекты по развитию.... Всегда всем должна что то, каждый день нечто новое, не исходящее из предыдущего. В последнее время стала думать, что возраст берет свое и я просто уже ни на что не пригодна...

      Прочитала вашу статью и узнала свою ситуацию, вплоть до мелочей.

      Утащу к себе на видное место.

      Жанна
      3 года

      Екатерина, спасибо за отклик! Рада, что мой опыт вам немного пригодился. Желаю поскорее выбраться из этого неприятного состояния!

      Полина
      3 года

      Очень хорошая статья, понятная и полезная для иррационалов, оставшихся без офисного режима.

      Жанна
      3 года

      Полина, спасибо на добром слове! В своё время пыталась найти систему, подходящую для иррационалов, но безуспешно. Так что пришлось набивать собственные шишки :)

      Наталья
      3 года

      Спасибо за статью! Очень знакомые проблемы, только я не могла их сформулировать и понять, что происходит со мной.

      Жанна
      3 года

      Наталья, я тоже, находясь "в эпицентре", не могла понять, в чём именно проблема. Разобраться мне удалось только в результате полной перезагрузки. Но я очень надеюсь, что моя статься поможет кому-то справиться с подобной ситуацией менее радикальными методами.

      Ирина
      3 года

      Жанна, очень интересно почитать Ваши размышления и увидеть, что у меня есть что-то общее с Вами. Могу сказать, что реальным организатором временем и тем, кто никогда не даст расслабиться и убить время, является ребенок! С выходом в декретный отпуск я поняла, что моё время теперь ограниченно и надо использовать каждую свободную минуту!

      Жанна
      3 года

      Ирина, мамы - вообще супергерои, причём не только с точки зрения времени :)

      Ольга Л
      3 года

      Cпасибо! Полезно.

      Жанна
      3 года

      Спасибо, что читаете)

      Наталья
      3 года

      Спасибо за статью! Мне очень понравилась идея растянуть время до двух часов и работать над задачей три дня в неделю, вместо семи) осталось подождать пока подрастет ребёнок и применить на практике)

      Жанна
      3 года

      Мне это напоминает школьное расписание: с одной стороны есть разнообразие каждый день, а с другой - соблюдается регулярность.

      Фаина
      3 года

      Спасибо за изложение вашего опыта! Полезно. Многие моменты уже пройдены. Кое на чем набиты шишки. Против некоторых граблей заготовлена каска. :) Живя много лет в состоянии фриланса, считаю главным не забывать о качественном отдыхе. Не корить себя за неминуемые срывы с самолично составленного расписания. Они случаются абсолютно у всех. Иметь целью сам процесс, а не результат. Хотя, конечно, произносить проще, чем следовать произнесенному. Удачи вам на вашем пути!

      Жанна
      3 года

      Фаина, спасибо, что поделились своими соображениями! У меня уже был опыт работы на фрилансе, именно поэтому стартовое состояние меня шокировало :)

      Кирилл М
      3 года

      спасибо огромное за статью, особенно про понятные и не понятные дела - вообще шикарная мысль!

      Жанна
      3 года

      Кирилл, спасибо за отклик! Единственное - этот принцип работает, только если все дела обязательны к выполнению в тот же день. Когда появляется возможность откладывать, "сложные" дела рискуют улететь далеко за горизонт :)

      Арсений
      3 года

      Спасибо большое за статью!

      Прям про меня. Уже не первый год работаю сам на себя, но так и не смог толком организоваться. Я как электрон, я везде и нигде, занимаюсь всем и ничем. Постоянные авралы, затыкание дыр, пожарные тревоги, догоняние паровозов и т.д. Бывает и так что работы полно, а делать нечего - ступор пришёл. И тут же опять, "БАЦ!": Аврал! Пожар! ПАНЕСЛАСЬ!

      Плюс к этому не ко времени наплывы трудового азарта. Рабочий день закончился, спать уже пара, а у меня мысль попёрла. Это жутко раздражает.

      До сих пор думал, что я какой-то особо тупой креативный дятел.

      Теперь вот вижу откуда могут ноги расти у этого дятла. Спасибо большое!

      Видимо, надо, как младенцу, учится ходить мелкими шажками, по стенке.

      Жанна
      3 года

      Арсений, спасибо за комментарий! На самом деле наш мозг достаточно пластичен, так что никогда не поздно себя немного "перевоспитать" :) Успехов вам!

      Дмитрий Литвак
      3 года

      Жанна, спасибо, было интересно почитать о практическом опыте.

      Жанна
      3 года

      Дмитрий, спасибо! Я рада, если вы нашли для себя что-то интересное.

      Alex
      3 года

      Спасибо за статью! В качестве инструментов тайм-менеджмента я работаю с календарем Outlook, а для учета времени по задачам использую тайм-трекер primaERP. Тайм-трекер помогает анализировать на что уходит время, помогает мне концентрироваться на задаче, помогает бороться с прокрастинацией, повышает продуктивность. Кроме этого, когда записываешь задачи и запускаешь таймер, тогда начинаешь думать, чем ты занимаешься и на что тратишь время. Кроме этого, управлением временем правильно заниматься стоит, начинать с хронометража, со сбора статистики, которую можно потом анализировать.