13 декабря 2018

Тайм-менеджмент для фрилансера: какие ошибки я совершила, пока научилась управлять временем

Алина Самульская-Холина
Копирайтер, контент-маркетолог, автор курсов по копирайтингу и писательскому мастерству. Знаю, как связать тексты с маркетингом и продажами. Помогаю находить важные смыслы и выражать их при помощи текстов.
  • content.rv.ua
  • instagram.com/samulskaya/
  • Мой путь во фриланс начался в 2010 году с мысли «я просто попробую, а вдруг так и правда можно работать».

    В какой-то момент, когда появились несколько параллельных проектов и свой блог, я заметила, что просто просыпаться утром и работать не получается. Всегда есть какие-то неотложные дела, просто дела и еще пачка отвлекающих моментов. Время утекает, а тексты не пишутся. Я поняла, что мне нужен план.

    Сейчас мне все чаще приходится отвечать на вопросы: как ты успеваешь одновременно вести три курса, писать тексты клиентам, публиковаться в блоге и соцсетях, проводить консультации? Сколько часов в день ты работаешь? А когда ты еще успеваешь кататься на лыжах и путешествовать по Европе на автомобиле? Ты вообще спишь?

    В такие моменты я улыбаюсь и рассказываю про метод проб и ошибок.

    Первые пробы

    Первую попытку тайм-менеджмента на фрилансе я сделала по принципу жесткого планирования — он остался привычным после работы в офисе.

    Привычка к жесткому планированию и контролю/мотивации извне (премиями, бонусами, похвалой начальника, рейтингами в коллективе) — это одна из ключевых причин, почему фриланс подходит не всем. Там с тобой «играют», помогая быть эффективным. И ты с радостью включаешься в эту игру. Тут, на фрилансе, приходится или заниматься самообманом, или становиться осознаннее.

    У меня контроля над головой не было, но была привычка к жесткому планированию, когда приходишь утром, пишешь планы на день (под диктовку начальника) и вперед, не поднимая головы и не очень-то задумываясь, насколько каждое из дел приближает тебя к цели. И есть ли она у тебя вообще.

    Я брала листочки бумаги и утром каждого дня писала, что хочу сделать сегодня. «Планов громадье», переоценка собственных сил и то, что я не учитывала форс-мажоры, которые есть и будут всегда, приводила к тому, что в конце дня я оставалась с листочком, на котором вычеркнуто всего процентов 30 «нужных» дел, но почему-то не самых важных, и печалью в глазах «опять не получилось».

    Попытка быть более строгой к себе — совсем не отвлекаться на разговоры и общение, тоже не дала результатов. Появилось напряжение, «дергающийся глаз» и паника после каждого лишнего разговора в течение дня.

    Номер не прошел. Система быстро дала сбой, и это был первый раз, когда я почувствовала, что подхожу к грани выгорания. Нужно было искать другие пути самоорганизации, а для начала понять, что не так в этой системе.

    Попытка использовать чужой опыт

    По старой студенческой привычке я пошла искать проверенные рецепты и инструкции — книги, где умные авторы уже все придумали и написали.

    На этом этапе мне попались три книги:

    1.      Бодо Шефер «Искусство управлять собственным временем»,

    2.      Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»,

    3.      Марла Силли «Летающая домохозяйка».

    К сожалению, ни одна из книг не стала волшебной таблеткой и не научила планировать время под мои задачи, но из каждой я взяла полезное. Что интересно, я прочитала книги, покивала согласно головой, но так и не поняла, как это использовать здесь и сейчас. Все эти правильные и мудрые советы выглядели как «может быть в следующей жизни, когда я стану…»

    А что делать прямо сейчас, чтобы не зарываться в проекты по уши и успевать жить?

    Я поняла, что для фрилансера (а еще и творческой профессии, а еще точнее — для меня лично) инструкции из книг применить тяжело, но основа была заложена. Предстояло переваривать и подстраивать для себя.

    И это главный лайфхак — ни одна система не создана под тебя. И уж тем более ты не должен ломать себя под нее. «Натянуть» какую-то одну систему не получится, поэтому нужно понять, что важно для меня и подбирать инструменты.

    Ни одна система не создана под тебя. И уж тем более ты не должен ломать себя под нее.
    Фото: https://unsplash.com

    Система понятных шагов планирования

    В результате проб и ошибок у меня получилась такая система:

    Эта система выглядит такой же излишне правильной и безжизненной, правда? Потому что в любой системе, построенной методом проб и ошибок, важно учитывать ошибки — они ресурс развития.

    Ошибка 1. Отсутствие зажигающей цели

    Когда я рассортировала ежедневные задачи, жить стало легче, но не веселее. Было понятно, куда я иду, но непонятно, как это сделает меня счастливее, а мою жизнь интересней. Другими словами — зачем это все?

    Вот этот вопрос «где вы видите себя через пять лет» не такой уж и однозначный.

    Рисовать какие-то вымышленные цифры финансового роста? Тоже не заводит. Когда глобальная цель — только заработать денег, забываешь о других направлениях жизни. Быстрей, выше, сильнее — так ковали перфекционистов и трудоголиков в моем детстве, так работает капитализм, и так люди доводят себя до состояния — тяжело открыть глаза, мучительно идти на работу и «опять понедельник».

    Я долго не могла преодолеть этот барьер, пока не задала себе вопрос: а где я хочу быть? О чем мечтаю и как это связано с тем, чем я занимаюсь сейчас?

    Часто в этом месте случается ступор из-за убеждения: «Насмеши Бога, расскажи ему о своих планах на полгода». Я не согласна, и перебиваю это убеждение другим: «У желаний есть свойство сбываться». Долгосрочное планирование — источник мотивации. Наша вершина горы, мечта и видение себя, которое мы хотим воплотить в жизнь.

    Так получились цели: войти в топ копирайтеров рунета, написать книгу, стать автором курса, повысить доход. А дальше я придумывала себе вызовы — то, что зажигает здесь и сейчас, становится новой ступенькой к цели. В «моменты душевных терзаний», когда мотивация падает, я опираюсь на эти цели и двигаюсь дальше.

    Ошибка 2. Неумение преобразовывать планы в задачи

    Первые два года я делала так: писала планы на год, закрывала, погружалась в рутину, открывала 20 декабря и охала над несбывшимся. Планирование на год пугает, потому что непонятно, что с этими планами потом делать. Как выбраться из рутины и выполнить хоть что-то.

    Потом я стала ставить задачи и выделять время для их выполнения — по одной задаче в неделю для выполнения цели на год. И общее направление, конечно, чтобы использовать те возможности, которые открываются сами. Например, предложения написать для СМИ или упаковать свои знания в серию индивидуальных консультаций.

    Ошибка 3. Планировать только работу над проектами

    Когда я планировала только работу над текстами, я работала над текстами по 10-12 часов в день. Это замкнутый круг, из которого хочется вырваться. А что дальше?

    Для развития в профессии сейчас я планирую такие направления:

    • работу над проектами клиентов — все поэтапно, с контрольными точками,
    • реализацию своих идей и проектов — для начала это был мой сайт, потом появились небольшие тематические вебинары, рассылки, выступление на конференциях, гостевые статьи, курсы,
    • общение с миром — так я называю все каналы, где рассказываю о себе. Социальные сети — отличный способ рассказать о себе миру, это продвижение нужно для поиска новых клиентов. Это могут быть биржи, публикации в СМИ — выбирайте сами, главное, запланируйте время для этого, иначе так и будете сидеть в своей норе,
    • саморазвитие — книги, вебинары, обучающие рассылки, полноценное обучение. Когда я собираюсь пройти обучение, всегда сверяюсь с календарем (хватит ли времени на полноценное обучение) и с компасом (что даст этот курс для достижения цели),
    • «четки радости» — это бусинки приятных событий, которые возвращают ресурсное состояние или как пишет Джулия Кэмерон «наполняют внутренний колодец». Обязательно планирую отдых — сейчас это два раза по две недели в год для дальних путешествий, поездки выходных дней, природа, походы в кино, театры, общение с друзьями. Я трудоголик, если отдыха не будет в планах, я буду работать.

    А вот тут все зависит от вас и от состояния дел, эта пропорция не бывает постоянной — любимой 20/80 или какой-то еще. Когда у меня много клиентов и проектов в работе, я планирую на продвижение и обучение минимум времени, но все-таки планирую, чтобы не пропадать с радаров и не терять информационный поток. И наоборот, затишье у клиентов — все силы направляю на продвижение. Для этого всегда есть план и список идей.

    Ошибка 4. Сбои в оперативном планировании

    Типичная картина работы на фрилансе: бессонные ночи в работе над проектом, потому что завтра уже дедлайн. Если вы замечаете, что постоянно тушите пожары срочных дел, значит что-то не то с планированием.

    Что я делаю, чтобы не появлялись пожары, если:

    • Клиенты приходят все в одно время, как будто договариваются между собой — оцениваю каждый проект, не беру срочных, избавляюсь от токсичных по первым сигналам.
    • Сложно понять, сколько времени займет работа над проектом — дроблю на понятные части, в план вношу каждый этап.
    • Возникают проблемы с согласованием, правками и другие форс-мажоры — оставляю воздух в своем календаре — свободное время для решения возникающих задач. Я всегда смогу его заполнить важными для себя делами, поднять что-то выше в графике.

    Ошибка 5. Забыть о понятии «рабочий день»

    Фриланс — это же про любовь и свободу? Или про то, что рабочий день начинается до чистки зубов и заканчивается, когда положишь голову на подушку? Или не заканчивается, потому что мозг продолжает обрабатывать информацию. В итоге, страдают близкие, отдых, бытовые вопросы и подкрадывается выгорание.

    Когда я только начинала фрилансить, настолько увлеклась работой, что потеряла рамки личной жизни. И работала по 12-14 часов в сутки. Была готова работать в любой момент, по первому зову.

    Поняла, что с этим нужно что-то делать, потому что выматываешься, выгораешь и теряешь что-то важное в жизни. Я стала в буквальном смысле выторговывать у себя каждый час отдыха, говоря себе, что сегодня я выключу компьютер раньше, вернула себе понятие «рабочий день». Все, что так или иначе связано с работой и продвижением — я делаю в свое рабочее время, а не за счет отдыха.

    Но я все же свободна, так как могу чередовать рабочие и свободные часы в пределах дня, а то и недели.

    Ошибка 6. Планировать много задач на один день

    Ошибка вытекает из предыдущих пунктов. Когда я не умела оценивать объем работы (тут только опыт помогает) и считала, что день растянется как резиновый, я вписывала в него много задач.

    Я стала на каждый день планировать 1-2 дела, важных и затратных по времени (работа над текстом, стратегией, подготовка к вебинару), 3-4 средних и мелких. Кроме того, все задачи спокойно можно выполнить в течение недели, дедлайн позволяет, поэтому вечером у меня не бывает паники, что я что-то не выполнила и теперь не могу спать.

    Ошибка 7. Пытаться реализовать все идеи

    Не пытайтесь реализовать все, что приходит вам в голову. Раньше я себя сильно ругала за то, что в моем блокноте записано так много идей по развитию карьеры — новые курсы, проекты, активности, пакеты услуг для бизнеса, а я делаю только процентов 30-50, остальные так и остаются в черновиках идей.

    С другой стороны, если вдруг где-то наступит затишье, у меня всегда есть список того, что еще можно сделать для развития и роста.

    Ошибка 8. Держать все в голове

    Когда списки на листочках провалились, я решила, что достаточно организована, чтобы и так помнить обо всем. Конечно, это возможно, если планируешь только работу и у тебя несколько проектов. Чтобы планировать разные направления жизни, нужны инструменты.

    Еще я заметила, что, когда долгое время использую один и тот же инструмент для планирования, он уже не вызывает в голове желания заносить туда дела и импульс удовлетворения от проделанного за день. Игрушка надоела, нужно искать что-то новое. Поэтому стала чередовать инструменты: блокноты, ежедневники, планировщики на неделю, тетради формата А4, в которых я рисую свои таблицы — на неделею или месяц.

    Основной инструмент планирования сейчас — приложение isoTimer. Мне удобно по нескольким причинам:

    • вижу неделю за неделей, месяц за месяцем,
    • сразу представляю свою загруженность по всем сферам жизни, оставляю место для других действий,
    • не сделала — спокойно переношу (без трагического переписывания на новый день, а потом опять и опять в блокноте),
    • использую поглаживания внутреннего ребенка — выполнила дело — поставила галочку, перекрасила ячейку в другой цвет, но не удалила, в конце недели посмотрела, какая я молодец, сколько дел сделано.

    Хороший инструмент — тот, где именно вам удобно и комфортно, тот, который помогает вам соблюдать сроки и порядок действий. И он может быть любым.

    Вот так выглядит мой план на неделю в isoTimer.

    Ошибка 9. Всегда быть на связи и отвечать клиентам моментально

    Я не буду писать о таких очевидных поглотителях времени как сериалы, телешоу и меланхоличное пролистывание ленты соцсетей.

    Вот рабочий момент: ответы на запросы с предложением работы и по текущим проектам. Они прилетают на почту, во все мессенджеры, поступают как телефонные звонки. Ведь фрилансер сам себе менеджер по продажам и по работе с клиентами. Когда-то я постоянно держала открытыми все источники, и бросалась проверять и отвечать.

    Из-за этого теряла концентрацию на важном деле, приходилось включаться в него снова и снова. И так множество раз за день.

    Решение оказалось простым — не проверять постоянно почту и мессенджеры, а выделить для этого определенное время между крупными задачами, например, три раза в день. Мир от этого не перевернулся, клиенты не пропали.

    Ошибка 10: Не устраивать читмилы

    В принципе правильного питания или длительной диете есть один день — читмил, когда человек может есть все. Для сохранения эффективности и ресурса я тоже устраиваю такие читмилы — дни сериалов, шопинга, бесцельных брожений по городу, день «бешенной домохозяйки». При этом слежу, чтобы этот день не совпадал с днем дедлайна по проекту, а привычки не становились ежедневными.

    Ошибка последняя: планировать время чисто математически

    Управление временем не работает без управления жизнью в целом. Просто график не принесет радости и легкости. Например, тема как распределять рабочие проекты поднимает пласты — отношений с клиентами, с кем работать, а с кем нет, как отказывать заказчикам, как работать над текстом. Это уже не совсем про тайм-менеджмент.

    Без четкого понимания особенностей профессии, опыта, своих проб и ошибок, график не построить. Поэтому единственное, что можно сделать, — осознать, отследить свои временные дыры и проработать их. А потом встроить в график уже исправленный вариант.

    Например, я долго не могла отказывать заказчикам и делегировать — ведь человек хочет мой текст. Пришлось отключить режим «спасатель вселенной», повысить цены, составить для себя алгоритм отбора клиентов. Я стала работать с интересными для себя темами, чередовать короткие и долгосрочные проекты, без страха называть срок выполнения в зависимости от заполненности своего графика, однозначно отказывать торопыгам и тем, от кого веет токсичностью еще при первой переписке.  И я не поддаюсь манипуляциям, не торгуюсь именно потому, что понимаю, я всегда найду, чем важным и полезным заполнить свой день.

    Фрилансер, соблюдающий дедлайны — ценный кадр, которого заносят в список любимых и с радостью советуют друзьям. Так что свободный тайм-менеджмент помогает стать востребованнее и дороже на рынке услуг, а еще добавляет в жизнь ярких красок и дарит ресурс времени и сил для выхода на новый уровень.

    Попробуйте!

    Саморазвитие#Планирование#Тайм-менеджмент#фриланс