13 июля 2018

Как откайдзенить себя и свою жизнь

Сергей Осипов
Тренер по личной и командной эффективности. Помогаю работать легче, а зарабатывать больше!
  • osipov-online.ru
  • vk.com/osipov_online
  • Вам знакома ситуация, когда из десятка способов повышения эффективности вы не выбрали для себя ни одного?

    Если да — это статья для вас. Прочитав ее, вы узнаете несколько простых и эффективных приемов, способных кардинально изменить вашу жизнь. Результаты гарантированы полувековым опытом корпорации Toyota.

    Японская система управления Кайдзен основывается на небольших, но постоянных улучшениях. Как говорят японцы, «маленькие капли создают могучий океан». Точно так же маленькие, но постоянные улучшения приведут вас к большим переменам.

    Мой опыт применения Кайдзен в бизнесе дает превосходные результаты. Поэтому мне захотелось применить эту методику к себе. Поиск в интернете не дал результата, я не нашел сколько-нибудь достойную адаптацию.

    Оказалось, что системно никто не использует Кайдзен для повышения личной эффективности. Разрозненные советы по уборке и хронометражу не в счет. Поэтому я начал строить систему сам.

    Эффективность на работе

    В начале карьеры консультанта мне катастрофически не хватало новых знаний. Учиться нужно было много и быстро. Чтобы организовать процесс качественно, я зарезервировал в Outlook один час для обучения и составил список необходимых инструментов.

    Свое продвижение к цели я обозначал цветом. Постепенно мой список расцветал зеленым, а мотивация к освоению сложного материала только усиливалась.

    Вторым шагом стало увеличение личной эффективности на работе. Есть в Кайдзен такие понятия как «ценность и потери».

    Для примера разложим на этапы простейший процесс «выпить воды»: встать, взять стакан, налить в него воды, поднести ко рту, сделать несколько глотков. Так вот, во всем этом процессе «ценностью» является лишь последний этап — «сделать несколько глотков».

    По моей оценке и оценке специалистов Kaizen Institute Russia, эффективность бизнеса на постсоветском пространстве равна 5-10 %. То есть, за свой рабочий день сотрудники приносят пользу себе и компании только  час. Все остальное время они выполняют никому не нужную работу.

    И это не потому, что люди ленивые — работать в таком режиме их заставляет внутренняя система.

    Для начала я определил, что для меня является «ценностью».

    Чтобы проверить, правильно ли вы определили ценность, спросите себя: «Если я буду делать это действие весь день, заработаю ли я больше денег? Сделаю ли я себя лучше, захвачу ли мир»?

    Ответ положительный? Поздравляю, вы нашли свою «ценность»!

    Моя «ценность» — клиентские семинары и Kaizen-проекты. На них я трачу примерно половину своего времени, и меня это полностью устраивает.

    Дальше я стал считать время приносящее «ценность» во время работы в офисе. Для этого начал отслеживать, что и как я делаю, на что отвлекаюсь, и сколько времени на это уходит.

    Получилось, что «Ценности» в моем процессе — всего 7-10 %. Вам знакомо ощущение, когда весь день вы усердно работали, а к вечеру и вспомнить нечего? Так вот, у меня именно так и было.

    Чтобы исправить ситуацию я составил список дел, которые приносят «ценность» в период подготовки и список «потерь» (в таблице внизу страницы есть его краткий вариант).

    Дальше стал отслеживать, сколько времени трачу на левую колонку, а сколько на правую. Примерно за пару месяцев ситуация начала исправляться.

    Как заставить стратегию работать

    Когда управление текущими делами наладилось, пришло время взяться за стратегию. Если хотите связать ваши долгосрочные цели с текущими делами, этот способ — то, что вам надо.

    Чтобы было понятно, как это работает, взгляните на урезанный вариант моей матрицы по стратегической цели на 2013 год «Здоровое и сильное тело»:

    Преимущество матрицы в том, что все стратегии, тактики и показатели контроля размещаются на одном листе. Все наглядно и понятно. Видны все взаимосвязи. Матрица помогает связать абстрактную стратегию с повседневной рутиной.

    Когда тактики и процессы определены, я визуализирую движение к цели различными способами.

    Визуализация

    Визуализация — это управление процессами и людьми с помощью изображений, знаков, разметки, света, цвета и т. д. Считаю, что это самый эффективный способ организовать людей!

    Не верите? Тогда посмотрите на дорожные знаки, разметку и подумайте: сколько миллионов людей подчиняются ей каждый день?

    Однажды мою дочку спросили в садике: где работают твои родители?  И она не знала что ответить. С мамой было все просто — она продает окна. А вот профессия папы (кайдзен-консультант) никак не запоминалась.

    Несколько раз мы объясняли нашей дочери, что делает ее папа на работе, но она все равно забывала и путалась. С новой и сложной информацией всегда так, поэтому на своих проектах я часто рисую проблему и здесь тоже решил порисовать. Дочь была в восторге от папиного творчества, а информацию усвоила на 100 %.

    А вот так дочь училась чистить зубы два раза в день. Чтобы заинтересовать ребенка, я повесил этот шаблон и включаю таймер обратного отсчета времени.

    Никакого волшебства или занудства. И теперь Аврора стала сама просится чистить зубы!

    Дочь видит, сколько времени нужно шоркать щеткой (понятное и ограниченное количество времени), а в конце еще и солнышко разукрасить дадут.

    Принцип Парето

    Также мне нравится принцип Парето 80/20. Это, конечно, не японская разработка, но японцы охотно используют ее для фокусировки на главном.

    Я пересмотрел свое отношение к вопросу чтения и саморазвития. Раньше читал все подряд.

    Информации скапливалось много, но часто ее было некуда применить. Принцип Парето позволил мне сфокусироваться на темах, которые соответствуют моим долгосрочным целям.

    Вот что я сделал:

    1. Выписал в MindMap все книги из своей библиотеки на разных носителях. Когда увидел весь перечень, стало понятно, что я покупаю книги, которые смогу прочитать только в следующем году.

    2. Сопоставив имеющиеся книги с целями, составил список литературы, которая максимально быстро продвинет меня к их достижению.

    3. Выписал в Evernote книги, которые хочу прочесть, и стал отмечать их наличие, прочтение. Составил итоговую MimdMap по результатам прочтения.

    Сейчас я читаю последовательно, книгу за книгой. Это именно то, что мне нужно.

    Также я изменил отношение к работе со списками.

    Раньше выписывал в ежедневник или Evernote перечень задач на день и приступал к его выполнению.

    Сейчас выделяю три самых важных дела дня (недели, месяца и года), которые принесут мне максимум пользы. А потом накидываю список второстепенных дел, которые тоже нужно делать.

    Работу с задачами веду в Evernote, так как он у меня везде (телефон, планшет, ноутбук).

    Чистота и порядок

    Порядок я любил всегда. Но только после знакомства с Кайдзен смог доказать на цифрах, что чистота и удобство экономически выгодны и человеку, и компании.

    Наведением порядка на рабочем месте я «закрываю» трудовой день и переключаюсь на вечерний отдых. Утро всегда приятно начинать с идеальной чистоты.

    Уборка — это ритуал, который приносит массу удовольствия. Ведь это же так просто: наведи идеальный порядок один раз, а потом каждый день его поддерживай.

    Так выглядит мой рабочий стол в конце дня.

    В нашей семье по выходным принято делать домашнюю уборку. Раньше мы с женой часто спорили, кому что делать. В какой-то момент мы осознали, что жену не устраивает, как я пылесошу, а мне не нравилось, как она прибирает вещи (потом ничего не найти).

    Мы поделили эти дела. Сейчас я с большим удовольствием расправляюсь с пылью и раскладываю все по местам. А жена отвечает за чистоту пола и ванной.

    Заключение

    Кайдзен — самый простой и быстрый способ сделать свою жизнь интересней и результативней. Не верите? И правильно делаете. Все идеи нужно проверять!

    Предлагаю четыре простых способа проверить на себе волшебную силу Кайдзен. Для этого вам нужно десять дней подряд применять хотя бы один из предложенных вариантов. Полученные результаты выкладывайте в сеть и/или присылайте мне.

    • Вариант 1

    Письменно отвечайте на три простых, но важных вопроса:

    1. Что я узнал /сделал нового за сегодня?
    2. Как я могу стать лучшим в моей сфере? Как я могу стать более эффективным?
    3. Что я могу сделать завтра, чтобы принести большую пользу себе и другим?

    Полученные ответы обязательно внедряем в жизнь.

    • Вариант 2

    Скачайте шаблон и заполните матрицу А3-Х. Заставьте стратегию работать на вас!

    • Вариант 3

    Рисуйте и визуализируйте! Сделайте свое движение видимым. Повесьте свои графики движения к целям на видном месте и ежедневно отмечайте результаты.

    Разговаривая с коллегами, близкими, а особенно с детьми, рисуйте то, что вы хотите сказать. Проследите за реакцией людей и удивитесь, насколько эффективнее и интереснее станет ваше общение.

    • Вариант 4

    Каждое утро записывайте пять дел, которые упростят, облегчат, ускорят вашу работу. Конечно, внедрить все сразу не получится, но даже если 20 % идей будет реализовано, ваша работа сильно преобразится.

    P.S.Возможно, у вас есть собственный опыт и результаты применения Kaizen в жизни. Расскажите о нем, присылайте фото, давайте общаться!

    Архив номеров#GTD#Кайдзен#Продуктивность#Эффективность

    Интересные комментарии

      Мария
      3 года

      Спасибо за информацию.

      Техника микрорешений действительно очень эффетивна; добавляешь всего одно маленькое дело к одному из обычных и, через довольно короткое время, оно становится частью жизненного ритуала.

      Так я научилась делать ежеутреннюю гимнастику! Моей новой привычке — более восьми месяцев.

      Мария
      2 года

      С зарядкой Вы пример для многих и впервую очередь для меня. Я многое поменял при помощи кайдзен, но вот с зарядкой никак не могу справиться. Она у меня периодами - то занимаюсь, то бросаю, то занимаюсь, то бросаю. :)

      Роман
      3 года

      Для объяснения заполнения матрицы необходима отдельная статья

      Александра
      2 года

      Роман, Вы правы. Я попробую написать статью-пояснение, но проще всего будет организовать вебинар и показать как работать с матрицами и что они дают. Вы как относитесь к вебинарам? :)

      Семён
      3 года

      Понятие «ценностей и потерь» можно описать короче — КПД. Даже в самых совершенных на нынешний момент системах он никогда не будет равен 100 %; а в условиях бывшего СССР он в самом деле порой меньше, чем у старого паровоза...

      Семен
      2 года

      Вы правы, те кто знаком с советским опытом, конечно сразу вспоминает про КПД. И, конечно, идеал недостижим, но кто мешает к нему стремиться?

      Елена
      3 года

      Сергей, а как вы отмечаете прогресс по форме А3-Х? Я не совсем разобралась. Можно увидеть, как выглядит эта форма, где отмечено ежедневное выполнение целей?

      Буду благодарна, если отправите на почту cherry27@mail.ru

      Елена
      2 года

      В А3-Х - это план/стратегия. Он вывешивается на видное место, чтобы напоминать себе и другим, чего мы хотим, как это будем достигать и как поймем, что цель достигнута и что мы получим в виде бонуса к светлой мечте. Прогресс и текущие изменения отмечаются в другой форме.

      Юрий Васильченко
      2 года

      Я считаю Кайдзен одним из лучших инструментов саморазвития.

      Я много лет веду Кайдзен-историю – это форма для записи действий по совершенствованию деятельности. Форма включает:

      выбор темы - приоритет (градация), срочность;

      понимание проблемы в текущем состоянии, постановка целей и метрики, единиц и параметров измерения;

      сбор данных, наблюдение;

      анализ собранных данных для понимания первопричины проблемы;

      определение контрмер на основе анализа данных;

      внедрение контрмер;

      подтверждение эффективности контрмер;

      установление или пересмотр стандартов нормативов для того, чтобы предотвратить повторение проблем;

      анализ процесса и переход к следующим шагам.

      Больше об этом можно узнать из статьи "Японская система Кайдзен и персональная организация времени" http://www.improvement.ru/zametki/kaizen/, которую я написал для сообщества Глеба Архангельского с далеком 2005 году или на сайте http://timehacker.ru/

      Юрий
      2 года

      Спасибо за ссылку и Ваш опыт. Обязательно прочту. Буду рад обсудить эту тему.

      Ольга Л
      2 года

      Под влиянием Дао Тойоты тоже кайзенила у себя процессы. С офисным КПД вышла беда-печаль. :) Пока отслеживала был результат и было продвижение, причем довольно заметное. Потом забросила :( Надо снова с весны сделать список процессов и работ по ним.

      Ольга
      2 года

      Пока привычка/навык не отработан нужно внимательно следить. Само ничего не привьется :( У меня знакомые директора одного предприятия год (!) приучали рабочих кидать окурки в ведро. А чего уж говорить про более сложные вещи. :)

      Наталья
      2 года

      Спасибо за полезную статью! И вопрос к создателям проекта-возможно ли добавить на сайт кнопку Печать, чтобы можно было распечатать без фото и шрифтом поменьше. Спасибо!

      Анна Штаер
      2 года
      Наталья, попробуем реализовать. Спасибо за вопрос.
      Ада
      2 года

      Теперь я знаю, как называется техника, по которой я себя учу;-) Спасибо!

      Ада
      2 года

      :) рад помочь!

      Татьяна
      2 года

      Сергей, а как вы отмечаете прогресс по форме А3-Х? Я не совсем разобралась. Можно увидеть, как выглядит эта форма, где отмечено ежедневное выполнение целей?

      Буду благодарна, если отправите на почту

      Сергей
      2 года

      Татьяна, простите за долгий ответ. В последнее время очень много работы. Я готов пояснить вам это. Если вам удобно, давайте сделаем это в Periscope. Может еще кому-то интересно будет. Например в воскресенье можно. Что скажите?

      Наталья
      2 года

      Спасибо, очень интересная информация! Кое что уже практикую сама, не знала, что это называется "кайдзен".

      Сегей
      2 года

      :) Рад, что вам понравилось. Могу я вам чем-то еще помочь?

      Юлия- Агата
      2 года

      Интересно узнать про ежедневное отмечание движения

      Сегей
      2 года

      Я сейчас готовлю практический курс по применению Кайдзен в жизни. И, видимо, напишу еще одну статью с комментариями к этой публикации. Так как в 2 словах здесь ответить не смогу.

      Александр
      2 года

      Будем ждать курс по применению в жизни, с подробностями. И вебинар. Очень интересно!

      Вячеслав
      2 года

      Здравствуйте, Сергей!

      Большое спасибо за статью, очень интересно было почитать про ваш опыт по оптимизации личной эффективности =)

      Сейчас сам этим вплотную занимаюсь.

      А есть ли у вас опыт наведения порядка в компьютере в стиле кайдзен?

      То есть раз и навсегда чтобы был порядок. Возможно вы сталкивались с подобным опытом у других людей, литературой.

      Спасибо!