22 февраля 2019

Управление бизнес-процессами в домашних условиях

Роман Зайцев
Специалист по бизнес-процессам, вопросам и ответам. Профессиональный читатель. Писатель-любитель. Идейный вдохновитель. Триатлет и просто увлеченный жизнью человек.
  • rzbpm.ru
  • Величайшим качеством человека является любопытство. Оно заставляет раздвигать рамки привычного и задавать самый эффективный вопрос — а что, если? Что если взять управление бизнес-процессами и перенести его принципы в обычную жизнь?

    Каждый наш день наполнен рутинными занятиями. В бизнесе такие занятия принято называть бизнес-процессами. Бизнес-процесс, да, собственно любой процесс, — это просто определенная последовательность действий. Последовательность, в результате которой мы хотим получить определенный и, что важно, предсказуемый результат. Так почему бы не взять отработанную методику управления бизнес-процессами и не применить ее в привычной жизни?

    Основная цель управления бизнес-процессами — улучшение

    Еще точнее — постоянное улучшение процессов. Уборка дома занимает слишком много времени? Приготовление ужина больше похоже на алхимическое действо? Хаос утренних сборов приводит к постоянным опозданиям? Все это процессы. Как и в бизнесе, ими можно управлять.

    С чего начинается управление процессами в домашних условиях?

    С того же, с чего начинается большинство дел — с бумаги и ручки. Или с компьютера, это уже по вашему желанию. Мысли управляют действиями. Отсутствие порядка в действиях — это отсутствие порядка в мыслях. Значит, начинать нужно с приведения мыслей в порядок. Нет лучше средства, чем упорядочивание на бумаге.

    Итак, мы устали тратить половину выходного дня на уборку и решили заняться улучшением процесса.

    1. Первое, что необходимо сделать — определить границы

    Начало процесса — с чего, собственно, все начинается? Это может быть определенный день недели, время или состояние квартиры. Иными словами — некое событие, после которого мы приступаем к уборке.

    Результат — ради чего все затевается? В управлении бизнес-процессами результат называется продуктом процесса. Это очень важный момент. Каждый продукт имеет своего клиента. Даже если этот клиент — вы сами. А у каждого клиента есть требования к продукту. Вы же хотите не просто чтобы «квартира стала чистой». Точнее, именно этого вы и хотите, но понятие «чисто» у каждого свое. Значит, у вас есть определенные требования к «чистоте» — отсутствие пыли на мебели (в том числе на самом верху), вымытые полы, отсутствие грязной посуды и т.д.

    Записываем условия начала и результат.

    Завершение одного процесса всегда является началом другого.

    2. Составить список операций

    Операция — это элементарное действие, которое не имеет смысла детализировать. К примеру — протереть пол. Это простое действие, которое не особенно нуждается в пояснениях. Но дело в том, что весь процесс как раз и состоит из таких операций. Вспомните каждую операцию в процессе уборки и запишите ее. Порядок не важен. Для наглядности представим операции в процессе мытья пола — налить воду в ведро, добавить моющее средство, намочить швабру, отжать швабру, протереть пол... Запишите все действия, которые вспомните.

    3. Сгруппировать операции в подпроцессы

    Когда вы закончите составлять список операций, вы увидите, что они могут быть объединены в процессы. Как я говорил выше, мытье пола — это процесс. Просто сейчас он интересует нас не сам по себе, а в рамках общей уборки дома. Вот такие «самостоятельные» процессы называются подпроцессами. Они являются составляющими более крупного процесса. Такое подразделение весьма удобно, чтобы каждый подпроцесс можно было рассмотреть отдельно. Кроме того, все подпроцессы связаны между собой.

    4. Детально описать каждый подпроцесс. Для этого необходимо:

    • Указать начало и результат каждого подпроцесса.
    • Выстроить операции в том порядке, в котором они реально выполняются.
    • Записать все, что необходимо для выполнения процесса — инструменты, материалы и т.д. Не забудьте, что эти необходимые вещи надо где-то взять. Добавьте это в операции процесса.
    • Указать, кто выполняет процесс. Если вы убираете сами — замечательно. Рассчитываем лишь на свои силы. Но если вы планируете кого-то привлечь к помощи, то ситуация меняется. Вам нужно распределить цепочку операций процесса между участниками. К примеру, вы можете указать, что операции по подготовке ведра, воды и швабры выполняет кто-то другой. Вы лишь протираете пол.
    • Сделайте все перечисленное для каждого процесса. Затем постройте «в линейку» подпроцессы. Здесь важно помнить — вы не можете делать несколько дел одновременно. Поэтому последовательность будет, по сути, линейной — одно дело за другим.

    Таким образом, у вас перед глазами окажется подробная схема всех подпроцессов и операций процесса «Уборка дома».

    Уже на данном этапе вы заметите некоторые несостыковки и возможности для улучшения процесса. Но не спешите. Все по порядку.

    5. Определить показатели процесса

    Напомню, что основной целью того, что мы сейчас делаем, является улучшение процесса. Чтобы что-то улучшать, нужно знать, в каком состоянии это сейчас находится. Говоря языком бизнеса, нам нужно определить ключевые показатели эффективности. Составьте список важных для вас показателей, укажите, когда и как их замерять. Если мы говорим об уборке, основным показателем для нас является время, которое мы тратим. Не будем изобретать велосипед и оставим только этот показатель с одной поправкой — будем замерять время каждого подпроцесса отдельно.

    Следующее, что необходимо сделать — убрать квартиру. Выполнить весь процесс так, как мы его описали, не забывая засекать время и записывать результаты.

    6. Наметить цели

    Теперь, когда вы видите перед глазами весь объем работ и знаете текущие показатели эффективности, настало время определить цели. Каких целей вы бы хотели достичь при улучшении процесса? Сократить время уборки, сделать ее «веселее» или автоматизировать — выбирайте сами. Главное не забывайте о том, что именно вам предстоит этой цели достичь. Запишите эти цели.

    На этом первый этап по улучшению процесса закончен. Мы сделали самое важное — нарисовали общую, но подробную картину процесса. В следующий раз я расскажу о том, как процесс оптимизировать.

    Мне кажется, я воочию вижу снисходительные улыбки и усмешки многих читателей. «Кто станет это делать?», «Это все ерунда!», «Это ничего не изменит» — типичные комментарии. Но! Все большое складывается из малого. Дьявол в деталях. Чтобы что-то улучшить, нужно видеть картину целиком. Это первый и самый важный шаг.

    Именно внимательный анализ процессов является результатом многих изобретений. Около 60 лет назад именно так появилось устройство, которое и по сей день работает в процессе уборки. Я говорю о решетке для отжима, которая вешается на ведро. Мелочь? Да. Но согласитесь, эта мелочь сильно облегчает нам жизнь.

    Архив номеров#Бизнес#Лайфхак#Продуктивность#Эффективность