3 сентября 2014

Evernote — мой персональный ассистент

Андрей Зинкевич
Автор проекта Azinkevich.com. Предприниматель. Консультант по маркетингу.
  • azinkevich.com
  • vk.com/id260268094
  • linkedin.com/profile/view?trk=nav_responsive_tab_profile_pic&id=136946967
  • Идея начать пользоваться электронными блокнотами у меня появилась давно. Предпосылок было несколько, но главным стало неудобство бумажных ежедневников, которые не позволяли хранить необходимый объем информации.

    Я, конечно,сталкивался с идеями использования 90 папок от Дена Кеннеди но при всем моем уважении к Дену эти идеи казались мне  консервативными и неудобными. Тогда я работал в компании-дистрибьюторе Kimberly Clark и большую часть времени проводил вне офиса, поэтому таскать с собой все эти папки и блокноты просто не было возможности.

    Так появилась идея использования Microsoft One Note.

    Но One Note недолго пробыл в роли моего органайзера — слишком много минусов у него было. Мне была неудобна структура блокнотов, не было системы тегов, я не мог найти One Note для смартфона. В общем, все говорило, за то, чтобы продолжить поиски. Так я наткнулся на «Слона».

    Знакомство с Evernote

    Подружились мы с ним не сразу. Я долго игнорировал его возможности и довольствовался малым: заносил туда понравившиеся материалы, которые хотел прочитать позже. Даже структуры блокнотов, как таковой, у меня не было.

    Откровенно говоря, с личной продуктивностью у меня тоже были большие проблемы. Не было списка дел, все планы и цели хранились в голове, я не успевал завершить многое из запланированного.

    Не говоря уже о том, что какие-то идеи, которые я долго вынашивал, могли просто затеряться или забыться. Правда, я тогда все списывал на свой юный возраст (24 года) и думал, что организованность придет с опытом.

    Все изменилось, когда я принял решение перебраться с семьей из Харькова в Киев. Я переезжал в большой мегаполис, где у меня был всего один друг. Я продолжал работать и одновременно начинал собственный бизнес — начал вести блог. Круговорот информации и событий просто-напросто вынудил меня заняться повышением своей эффективности.

    Я начал штудировать книги Девида Аллена, Глеба Архангельского, Марка Виктора Хансена. Не буду описывать опыт использования этих систем — ни одна из них мне не подходила идеально. Мои поиски техник и систем продуктивности продолжились.

    Примерно два года назад я нашел книгу Дж. Д. Майера «30 дней достижения результатов», в которой рассказывалось о системе Agile results. Именно AG сделала «Слона» моим персональным ассистентом, с тех пор мы стали с ним неразлучны.

    Как организована моя работа с Evernote

    Во-первых, Evernote выступает моим личным планировщиком и дневником.

    Я создал для себя некий симбиоз AG и GTD, и не следую слепо какой-либо системе. В папке «Планирование» у меня несколько блокнотов:

    • Отложенные дела, куда попадают различные проекты, которые были запущены, но по тем или иным причинам не доведены до логического конца.
      Например, там лежит переписка с различными агентствами из Братиславы по поводу открытия своей компании. Сейчас для меня этот проект неактуален, но как только я вернусь к нему, у меня уже будет под рукой бюджет, процедура и пошаговый план открытия бизнеса.
    • Список актуальных дел, в который входят все актуальные дела и задачи, которые по каким-либо причинам не попали в задачи на неделю или на день, но их желательно выполнить в ближайшее время.
      Сейчас в этом блокноте у меня стоит задача: запланировать прохождение одного онлайн-курса и вписать его в свой график.
    • Результаты недели, куда вношу результаты недели на основании недельного плана и записей из DayOne. Также я смотрю, что из запланированного успел и не успел сделать, стараюсь проанализировать причины и определяю следующие действия, чтобы на следующей неделе быть эффективней.
    • Ежемесячный отчет — в этом блокноте я подвожу итоги и результаты прошедшего месяца, а также составляю план на следующий.
    • Годовой отчет — использую аналогично ежемесячному и еженедельному отчетам.
    • Рабочие проекты, где я веду записи к различным бизнес-проектам. Туда складываются идеи, перспективные направления, потенциальные клиенты, бюджеты.
    • Выполнено + достижения. Эта папка — своеобразный зал славы. Сюда заносятся личные достижения и успехи. Делается это не для удовлетворения своего эго, а чтобы периодически убеждать себя, в том, что иду по правильному пути.

    Сразу добавлю, что я люблю все упрощать, поэтому у меня всего лишь три инструмента, которые я использую в качестве органайзеров. Кроме Evernote, я также использую:

    • Day One — как личный ежедневник, в котором я подвожу итоги дня.
    • Напоминания (Мас) — как список дел, разбитый на различные листы (в том числе и план дня)

    Все три программы синхронизированы между ноутбуком, планшетом и телефоном, поэтому всегда под рукой!

    Вторая функция Evernote — библиотека

    В папку «Материалы» заношу различные статьи, которые мне понравились и могут быть использованы на практике. Все статьи группируются по темам: Маркетинг, менеджмент, продуктивность и т.д.

    Также все материалы отмечаются определенными тегами, по которым мне достаточно легко быстро найти нужную заметку.

    Идеи из статей, которые я могу внедрить достаточно быстро, тут же отправляются в блокнот на внедрение. А потом переносятся в списки дел.

    Третья функция Evernote — работа над проектами

    Здесь есть отдельные блокноты, которые посвящены текущему бизнесу, консалтингу и тренингам, своим книгам. Например, в блокноте «Сайт и блог» у меня находится контент-план на месяц, стратегия продвижения, перечень партнеров, идеи для статей.

    Сюда же относится и блокнот «Поездки и путешествия», в которых хранится карта маршрута, контакты, брони, полезная и важная информация о месте поездки, интересные места. Информация никогда не теряется, и у меня есть доступ к ней в любой момент.

    Четвертая функция Evernote — хранилище идей

    Для этого у меня создан один блокнот под названием «Важное и разное». В нем хранятся различные инсайты и идеи,важные документы и информация, личные материалы (например, личный манифест, принципы и ценности), идеи на внедрение.

    Важно периодически пересматривать блокнот идей и инсайтов, так как всем идеям свойственно терять актуальность. Поэтому, нужно либо планировать их внедрение, либо забывать о них.

    Пятая функция — образование

    Для самообразования я создал соответствующий блокнот. В нем хранится список книг, которые я хочу прочитать. Список книг, которые уже читал, их тематика и личная оценка по десятибальной шкале. Там же находятся список любимых фильмов, а также перечень фильмов и видеокурсов, которые хочу посмотреть.

    Также в Evernote я занимаюсь изучением иностранных языков. У меня создан один блокнот для словаря, второй — для уроков и упражнений, третий — для грамматики и различных правил.

    Подытоживая, хочу сказать, что Evernote — очень мощный инструмент, значительно повышающий личную продуктивность. В тоже время, он достаточно гибкий, и его легко настроить под себя. И даже если вы не планируете использовать его масштабно, попробуйте его хотя бы в роли хранилища идей и библиотеки — он заменит вам кучу бумажных блокнотов и закладок в браузере.

    Саморазвитие#Evernote#Инструменты#Продуктивность

    Интересные комментарии

      Ivan Ivakin
      4 года

      Битая ссылка «на Слона»

      Max Syabro
      4 года

      Андрей, а как вы группируете блокноты? У меня они банально списком идут :(

      Андрей Зинкевич
      4 года

      Иван, извините. Только увидел комментарий. Если хотите, чтобы Evernote добавил мне балы, тогда воспользуйтесь моей партнерской ссылкой: https://evernote.com/refer...:)

      Либо просто перейдите на сайт Evernote.com.

      Приятного использования!

      Андрей Зинкевич
      4 года

      Максим, ничего сложного. Просто навожу блокнот на блокнот и Evernote автоматически создает набор блокнотов.

      Лариса
      3 года

      Андрей, спасибо за опыт, которым вы поделились! А какой тариф Evernote вы используете?

      Андрей
      3 года

      Добрый вечер, Лариса. Только увидел ваш комментарий :( Поэтому извиняюсь, что ответил не сразу. По разному, иногда хватает базового, иногда, если не хватает места, оплачиваю Премиум