6 декабря 2016

Взлом планирования

Максим Джабали
Ведет тренинги по предназначению и умной организации жизни, в 19 лет бросил учебу на факультете психологии в университете и уехал в другой город развивать свои тренинговые проекты, в 20 лет отправился в кругосветное путешествие со 130 долларами в кармане
  • maxdzhabali.com
  • vk.com/dzhabali
  • Как перестать откладывать дела на потом и все успевать, стабильно реализуя свои цели на год, даже если сейчас вы — кандидат в мастера спорта по прокрастинации и к тому же сильно расстроены, что в сутках всего 24 часа

    Был замечательный летний день, я пришел домой пораньше. Всего несколько недель назад я вернулся из кругосветного путешествия, которое длилось больше 9 месяцев. Я был уверен, что по возвращении в Киев у меня начнется активный этап выполнения задуманных планов.

    Предвкушая хороший рабочий вечер, я открыл крышку ноутбука и зашел почитать ленту новостей ВКонтакте. Один из товарищей написал крутой отчет о сериале «Во все тяжкие», и следующие три дня я провел за сериалом вместо работы (несмотря на то, что у меня было довольно много важных дел).

    Так происходило регулярно: с компьютерными играми, новыми фильмами, настольными играми онлайн. Не всегда это отнимало так много времени, но я постоянно находил повод для того, чтобы отложить свою работу. Когда я подсчитал затраты времени на такие «побеги от реальности», получилось больше 300 часов за 2 месяца — неплохо, правда?

    Причем, один-два раза в неделю я все-таки напрягался, но потом снова соскальзывал в то же русло, стоило на горизонте появиться хоть чему-то более-менее интересному.

    Самое ужасное было не в том, что важные дела откладывались на неопределенный срок. Я ненавидел себя за то, что не могу взяться за дело и выполнить свой список задач. Это было куда хуже...

    Откладывание дел — проблема, которая мучила меня до спазмов в животе с последних классов школы до недавнего времени. Она стоила мне больших денег, многих нереализованных возможностей и нескольких лет жизни в плену у Дня Сурка.

    Наверное, на этом месте должен быть некий сверхсекретный способ самоорганизации для творческих (и не очень) людей, с помощью которого я выбрался из ямы прокрастинации (а иначе зачем бы я писал статью для этого журнала?), но, к сожалению, я в такие чудеса не верю.

    Вместо «волшебной таблетки» я предлагаю не самый простой (давайте уж быть до конца откровенными — довольно трудный во внедрении) метод самоорганизации. Это синтез разных известных систем планирования жизни: GTD Дэвида Аллена, Agile Results, система учета времени Александра Любищева, Колесо Жизни, система Бенджамина Франклина, тренинги Дмитрия Богданова «Стратегия жизни», «Управляемый аврал», «Сквозное достижение целей». Из каждой я попытался взять все лучшее и сформировал свою систему, которую назвал «Взлом Планирования».

    Я забыл, что такое лень и изменение планов на ходу. Я избавился от многих часов, проведенных в сомнениях: делать или не делать. Я открыл для себя мир, где намеченные планы воплощаются в реальность.

    Этот метод позволяет моим целям реализовываться, плану личного дохода — плясать от радости, а моей девушке — наслаждаться совместным посещением контактной импровизации, воркшопов по игре на барабанах и большим количеством качественного общения.

    Лучше всего Взлом Планирования подходит для фрилансеров, предпринимателей и наемных сотрудников, которые сами планируют свой рабочий день. Базовое внедрение занимает около 7-10 дней работы по 2-3 часа ежедневно или 4-5 дней по 4 часа. Работать лучше постепенно, в своем темпе.

    Главное преимущество этой системы в том, что она помогает четко определить иерархию ценностей вместе с долгосрочными задачами и разложить их воплощение на годовой, месячный, а потом и ежедневный список дел.

    10 результатов, которых я достиг после внедрения Взлома Планирования

    1. Поставленные задачи, даже самые неприятные, стали выполняться планомерно и ежедневно.
    2. Доходы стали расти систематически — минимум в 1,5-2 раза ежегодно. Вместо грандиозных (и заведомо обреченных на провал) планов заработать кучу денег уже в следующем месяце.
    3. Я четко понимаю, когда и какие цели будут реализованы. Я больше не чувствую себя потерянным, от того, что не знаю, что делать сейчас, чтобы потом было хорошо.
    4. Затраты времени на работу существенно уменьшились, а режим тушения пожаров исчез из жизни полностью.
    5. В любой момент времени я имею легкий доступ ко всем своим планам на год. Стройная система пришла на смену тотальному хаосу из всевозможных желаний и задумок, которые я хотел реализовать в следующие 12 месяцев.
    6. Я больше не трачу время на «передумывание» того, чем стоит заниматься в течение недели. И мне практически не приходится переделывать планы на месяц.
    7. В моих делах воцарился полный порядок — раньше мой to-do лист представлял собой мясорубку из кучи больших и мелких задач.
    8. Я научился гармонично развивать все сферы жизни вместо того, чтобы совершать спонтанные рывки в некоторых из них.
    9. Я имею избыток времени для семьи, хобби и путешествий вместо круглосуточных авралов на работе.
    10. Подводя итоги уходящего года, я испытываю гордость и приятное послевкусие. Раньше этот этап приносил по большей части разочарования и стресс от того, что половина планов осталась не реализована.

    Охватив планированием все сферы жизни, я с удивлением обнаружил, что у меня появилась куча времени на путешествия и другие интересные дела

    Система «Взлом Планирования» строится по принципу трех П:

    • планирование
    • подведение итогов
    • поддержка

    Поскольку система довольно объемная, я буду сразу помечать ориентировочные затраты времени на реализацию каждой ее части.

    1. Планирование

    Почему большинство людей прокрастинирует и не выполняет свой to-do лист? Если в нескольких словах сформулировать ключевую причину, она будет звучать примерно так: «несогласованность стратегии, тактики и операционного уровня действий».

    Мой знакомый Олег глобально хочет благосостояния и семейного счастья, локально — оставаться на прежней работе, потому что там стабильность, а на уровне рутинного действия — поменьше напрягаться и пораньше уходить домой. Стратегия никак не пересекается с тактикой и операционным уровнем планирования, в результате задачи не выполняются.

    Планирование в данной системе — не столько целеполагание, сколько необходимость сделать свои планы максимально прозрачными и согласованными друг с другом, чтобы у вас не возникало ни малейшего желания их сорвать. Комплексное планирование — залог того, что ваши цели всегда будут реализовываться.

    Планирование состоит из трех основных слоев:

    • Стратегическое планирование
    • Тактическое планирование
    • Операционное планирование

    Раньше я путал стратегическое планирование с тактическим, а тактическое с операционным. Из-за этого многие свои проекты я не реализовывал. Проснувшись утром, я вдруг решал, что сегодня хочу заняться чем-нибудь другим, а не тем, что планировал накануне. В результате менялся мой личный план дохода, план дохода и прибыли бизнеса, приходилось все постоянно переделывать, организовывать новые сессии планирования, на которых помимо основных планов перестраивать все побочные — в общем, полный бардак.

    Стратегическое планирование

    Стратегическое планирование отвечает на вопрос, куда вы движетесь и зачем.

    В стратегическое планирование входит три составляющих:

    • формирование иерархии ценностей
    • формирование жизненных принципов
    • формирование долгосрочных целей

    Формирование иерархии ценностей (~ 1,5 часа)

    Если вы периодически сталкиваетесь с тем, что не можете выбрать между еще одним рабочим днем и поездкой с друзьями за город, просмотром фильма и завершением средневажной задачи по проекту — у вас не выстроена иерархия ценностей.

    Подготовьте для себя десять листочков. Выпишите на каждый одну из 8-10 ценностей, которые вам приходят в голову. Старайтесь не формулировать их в границах одного слова. Если у вас есть ценность «развитие», напишите к ней синонимы: духовное развитие, миссия. В дальнейшем это позволит вам точнее формулировать среднесрочные цели.

    Вот несколько ценностей, которые входят в мой список:

    • саморазвитие, духовное развитие, миссия
    • семья, родные
    • здоровье, энергичность
    • финансы, благосостояние
    • стиль жизни, яркость жизни
    • отношения с друзьями, социумом

    Важно, чтобы вы сформировали свой собственный перечень.

    После того, как вы составите список своих ценностей, отсортируйте их в порядке убывания значимости. Чтобы это сделать, представьте, что у вас есть выбор: семья или здоровье. Выбрать надо что-то одно. То, что выбрали, помещайте наверх.

    Конечно, вы вряд ли попадете в такую ситуацию в жизни, но когда вы четко знаете, что для вас важнее, вы перестаете тратить время на размышления, какой выбор вам принять в данную секунду.

    После того, как вы закончите работать над иерархией, опишите в нескольких абзацах, что для вас означает каждая ценность.

    Формирование жизненных принципов (~ 2 часа)

    Чтобы облегчить свою жизнь и уберечь себя от себя самого, сформируйте список жизненных принципов.

    К примеру, в жизненных принципах может быть следующее:

    • быть верным жене
    • не пользоваться кредитными картами
    • быть застрахованным от несчастного случая
    • не садиться за руль выпившим

    Этот список позволит вам не думать лишний раз о том, что стоит делать, а что нет.

    Одним из своих принципов я сделал правило — не бросать формирование привычек до ежемесячной сессии планирования. Я говорю себе: «Эй, парень, месяц — не такой большой срок, чтобы ты не мог удержаться на дистанции. Если к концу месяца будет так же фигово, ты оставишь эту затею».

    Обычно, к концу месяца привычка почти сформирована. Благодаря этому принципу я теперь не срываюсь с круглосуточного учета времени, веду систему личных финансов, успеваю прочитывать одну книгу в день, питаюсь исключительно свежими овощами и фруктами и делаю еще много вещей, о которых, возможно, расскажу в следующий раз :)

    Список долгосрочных целей (~ 1 час)

    Долгосрочные цели — это такие цели, которые вы вряд ли выполните за свою жизнь. У женщин это может касаться того, чтобы вырастить счастливого ребенка, который сам тоже сможет вырастить счастливых детей, которые в, свою очередь, будут отличными родителями... ну, вы поняли, о чем я).

    У мужчин это может быть построение большой корпорации, которая помогает людям комфортно спать благодаря качественным матрасам.

    Не всегда долгосрочные цели приходят сразу, поэтому вы можете выписать 1-2, а через полгода дополнить, если посчитаете нужным.

    На этом стратегическое планирование закончено. Когда у вас будет стратегия, появится и твердая уверенность в том, что вы реализуете свои цели, и отпадет всякое желание их срывать.

    Тактическое планирование (~ 2 часа)

    Если стратегия позволяет сформировать вектор своего движения, то тактика помогает подобрать инструменты, с помощью которых вы собираетесь добираться туда, куда вы направляетесь.

    Тактическое планирование включает в себя:

    • среднесрочные цели на 3-5-10 лет
    • годовое планирование

    Среднесрочные цели на 3-5-10 лет (~ 1,5 часа)

    Обычно я планировал свою жизнь только по одной или двум сферам — деньгам и работе. В результате у меня часто случались проблемы со здоровьем, отношениями или личной эффективностью. Охватив планированием каждую сферу жизни, я обнаружил, что многие из них вели меня в разные стороны, из-за чего было достаточно сложно реализовать свои планы.

    Можете использовать для этого стандартное Колесо Жизни.

    А можете детализировать сферы жизни синонимами. Например, вот так:

    • Здоровье. Энергичность. Самочувствие.
    • Стиль, ритм и вкус жизни. Баланс между работой и отдыхом. Яркость. Развлечения. Комфорт. Путешествия.
    • Личная эффективность. Организация и выполнение дел.
    • Отношения с людьми. Взаимодействие с социумом.
    • Отношения с партнером. Секс. Построение отношений.
    • Финансы. Управление финансами. Планирование финансов.
    • Бизнес. Практическая реализация.
    • Личное развитие. Обучение. Трансформации. Практики.

    Для каждого понимание сферы жизни свое, индивидуальное. Я привел в пример свой перечень, Для вас он, скорее всего, будет другим.

    О том, как строить планы по восьми сферам жизни, я не расскажу вам ничего нового, можете использовать для постановки целей обычный метод SMART.

    План на год (~ 2 часа)

    Используя тот же шаблон, что и для среднесрочных целей, сформируйте план на ближайший год.

    План на квартал (~ 1 час)

    Разделите годовой план на 4 квартала и детализируйте ближайший квартал, используя стандартный шаблон сфер жизни.

    План на месяц (~ 1 час)

    Разделите квартальный план на 3 месяца и детализируйте ближайший месяц, используя стандартный шаблон сфер жизни.

    План на неделю (~ 1 час)

    Разделите месячный план на 4 недели и детализируйте ближайшую неделю, используя стандартный шаблон сфер жизни.

    План на день (~ 1 час)

    Разделите план на неделю на 7 дней и детализируйте ближайший день, используя стандартный шаблон сфер жизни.

    Это был блок планирования. Он позволяет осознанно сформировать свои планы на год, более-менее реально оценивая объем задач.

    2. Блок подведения итогов

    Система абсолютно никак не работала бы, если бы не подведение итогов запланированных задач. Постоянный контакт с реальностью помогает вовремя взяться за голову и начать работать, если вы не успеваете выполнить план.

    Однажды взглянув на то количество денег, которые вы собирались заработать за следующий месяц, или окинув взглядом список задач, которые хотели выполнить, и сравнив это с реальными результатами, вы начнете строить для себя более адекватные планы.

    Итоги составляются наоборот, снизу вверх. Для этого вам нужно просто взять планы на каждый отрезок времени и прокомментировать, что сделано, а что нет.

    • Итоги недели (~ 0,5 часа)
    • Итоги месяца (~ 1 час)
    • Итоги квартала (~ 1 час)
    • Итоги года (~ 2 часа)

    Меня хорошо поймут люди, которые строят грандиозные планы на следующий год и не выполняют их. Я тоже с этим регулярно сталкивался и могу с уверенностью сказать, что неадекватный план влечет за собой абсолютное нежелание подводить итоги.

    Со Взломом Планирования подводить итоги очень удобно, потому что у тебя всегда под рукой есть детальные планы, которые написаны один раз и не меняются. Ты можешь прокомментировать каждый пункт. Обычно никто не фиксирует планы так системно. В лучшем случае, есть список дел, который многократно переписывается с течением времени.

    Работа с планами занимает всего несколько десятков часов в год. Заниматься этим можно в любом месте. Evernote, блокнот и ручка — вот все, что мне нужно

    3. Поддержка

    Эффект от применения Взлома Планирования достигается за счет его систематичного использования.

    Ниже я опишу рекомендуемый объем работы для поддержки функционирования системы.

    Большинство людей пересматривает свои планы раз в день (я тоже раньше считал, что это нормально), и неудивительно, что они меняются так часто, что в итоге не реализовываются.

    Для примера: попробуйте сходить в магазин, ежесекундно принимая новое решение — идете вы за молоком или нет.

    Раз в год делайте крупную стратегическую сессию (дней на пять минимум) для подведения итогов года и пересмотра стратегического плана, добавления тактического и операционного.

    Раз в полгода я рекомендую делать дополнительную сессию подведения итогов и планирования. На ней следует сформировать план действий на следующие 12 месяцев (получается, у вас всегда будет план на ближайшие полгода и вам нужно будет только детализировать задачи на ближайшие шесть месяцев и сформировать план на шесть следующих). Планы на ближайшие полгода вы можете только немного корректировать, принципиально менять в них ничего не следует.

    Раз в квартал подводите итоги трех месяцев и детализируйте планы на следующий квартал.

    Также я рекомендую делать небольшие сессии планирования раз в месяц и раз в неделю. Недельная сессия планирования займет у вас всего 1-2 часа и позволит адекватно распределить свои усилия на следующую неделю по дням.

    Мне нравится экспериментировать с недельными активностями. На эту неделю я запланировал основную часть работы на понедельник-четверг, а пятницу и субботу оставил для обучения и финала хвостов. В воскресенье у меня одна сессия планирования, и я свободен.

    Наверняка, у вас в голове сейчас крутится что-то вроде «А жить-то когда, если столько времени заниматься планированием?» Не соглашусь с вами, потому что в пересчете на год, поддержка функционирования Взлома Планирования составляет всего несколько десятков часов, что эквивалентно просмотру 2-3 фильмов в месяц. Не так уж много.

    В этой статье я сжато рассмотрел лишь самую основную часть своей системы.

    Есть еще много интересных деталей относительно того, как:

    • фиксировать новые идеи и распределять их таким образом, чтобы они 100 % внедрялись в поставленный срок
    • облегчить внедрение полезных привычек
    • эффективно справляться с поставленными задачами на день
    • интегрировать систему с тегами в Evernote
    • интегрировать систему с гаант-диаграммами в бизнесе
    • интегрировать систему с учетом времени
    • интегрировать систему с Google-календарем

    К сожалению, формат публикации рекомендуемый размер которой я и так превысил вдвое :) не позволяет рассмотреть все детали более подробно, но, надеюсь, и базовой части вам будет достаточно для внедрения Взлома Планирования.

    Благодарю за прочтение этой неслабой статьи, желаю успехов в реализации планов!

    Если вы решите воспользоваться моей системой, пишите в комментариях — я с удовольствием отвечу на все вопросы и помогу вам «взломать» ваше планирование.

    Буду благодарен за отзывы и рассказы об инструментах планирования, которыми пользуетесь вы. Знания нужны, чтобы ими делиться!

    Архив номеров#Планирование#Продуктивность#прокрастинация

    Интересные комментарии

      Юлия
      4 года

      Очень близко то, что написано. Спасибо автору!
      Часто думаю о том, почему люди ленятся планировать. Ведь для многих временные затраты на планирование оказываются гораздо меньше, чем ежедневный просмотр телевизора.

      Tamara Naydenova
      4 года

      Максим, большое спасибо за статью! Ваша система очень похожа на ту, которую использую я, также переработав и адаптировав под себя несколько десятков известных источников по теме. С удовольствием прочитала Вашу статью — всегда приятно встретить единомышленника :)

      Ольга
      4 года

      не поняла все же что такое операционное планирование и чем оно отличается от тактического?

      Max Dzhabali
      4 года

      Юлия, мне кажется, на самом деле, настоящая причина, по которой люди не любят планировать, кроется глубже.

      Сознание и подсознание человека обычно сильно поляризует понятия «жить строго по планам, ни шагу влево-вправо» и «жить свободно, спонтанно». Пока человек не схлопнет эту полярность и не осознает, что разницы между этими понятиями никогда не было, что это все 1 процесс и крайностью жить просто нецелесообразно, вся его сущность будет против планирования =

      Max Dzhabali
      4 года

      Тамара, и мне приятно =

      Max Dzhabali
      4 года

      Ольга, тактическое — это среднесрочные цели на 3-5-10 лет и годовые планы. Полугодичный, квартальный, месячный, недельный и дневной планы — операционные.

      Irina Baldina
      4 года

      Максим, огромное спасибо! Ваша статья — то, что я давно искала. Благодарю!

      Vladimir Ezerskiy
      4 года

      «несогласованность стратегии, тактики и операционного уровня действий», если учитывать что несогласованность стратегии выявляется с системного уровня, то да :-)

      Дмитрий
      4 года

      >Вставить картинку «колесо жизни»

      Можно вставить картинку?

      Жить интересно!
      4 года

      можно. Поставили. :) Спасибо за внимательность! :)

      Elena Bukey
      4 года

      Спасибо, Максим! Вечером почитаю, и напишу более подробный комментарий на этой неделе

      Владимир
      4 года

      Молодец и спасибо! А я еще использую простую программу тайм менеджмента mainplans.ru, благо — бесплатно, но и заплатил бы, если б стала платной

      Екатерина
      4 года

      Очень интересная статья! Ты молодец, Макс! =
      Многие люди к такому планированию жизни приходят годам к 30 или больше, если вообще приходят...
      Мне, в свои 22, тоже стало интересно попробовать выстроить свою жизнь по некому плану с «осязаемыми» целями и реальным подведением результатов! (Я думаю проблема именно в этом у большинства- мы врем сами себе, что «когда-нибудь может-быть мы это сделаем», но не делаем ничего и откладываем-откладываем-откладываем...)
      Лично я начала систематизировать только материальные затраты и рабочее время, но очень нуждаюсь в интеграции контроля личного времен на личные цели.
      Удачи тебе в жизни и бери только самое интересное от жизни! =

      Max Dzhabali
      4 года

      благодарю, Екатерина =

      Goal-Life
      2 года

      Здравствуйте, очень хорошая статья, но я лично склоняюсь к тому, что ежедневное планирование нужно, но не постоянно. Нужно например как раз после отпуска, чтобы втянуться в новый график, или когда только начинаешь ставить какую-то цель, чтобы адаптироваться. Вот тут хорошо написано по этой теме https://goal-life.com/page/life-balance/stress-ot-ezhednevnogo-planirovaniya, всё это необходимо, но в меру. Гораздо важнее планировать долгосрочно, хотя бы на месяц или на год вперед, а лучше и на 5-10 лет.

      Настя
      1 год

      Отличная система.

      Начну внедрять! Пока есть вопросы, точнее сомнения, как отмечать запланированное/сделанное, но думаю, смогу приспособить эверноут под это дело.

      Спасибо.

      Юля
      1 год

      Привет, Максим!

      Поясни, пожалуйста:

      1)например появляется какая-то новая бизнес идея\возможность - ты ее рассматриваешь только (условно) на полугодичных сессиях? не будет упущенных возможностей?

      2) как происходит\должна происходить адаптация планов после форс-мажоров?

      Максим Джабали
      1 год

      1) На еженедельных сессиях. Дальше или ставлю задачу на следующую неделю, или помечаю тегом, когда рассмотреть эту задачу (месяц, квартал, полгода, год).

      2) У меня гибкая система планирования с минимальным количеством жестких планов (до 5% задач). Все легко переносится на неделю-две или вообще отменяется.

      Юлия Чижевская
      1 год

      Еще помогает делать проверку иерархии ценностей на истинность, как впрочем и целей. И обратное планирование из будущего творит чудеса)))

      Светлана
      1 год

      А эта статья публиковалась уже? У меня абсолютное ощущение, что я её читала и с этими же картинками и кажется здесь же, на этом ресурсе но чуть ли не год назад

      Наталья
      1 год

      Спасибо за статью. Попробую проработать. В очередной раз свой тайм-менеджмент. Заметила, что застреваю в мелких рутинах, и за мелким перестаю видеть крупное. Но вот еще вопрос. Я мама двух маленьких детей, т.е. мои дела во многом зависимы от других, значимых мне людей. Интересно, это об'ективно? Или я так сама себе об'ясняю сброс своих планов?

      Анастасия
      1 год

      Хорошая статья и полезная информация, спасибо. Полностью разделяю данный подход к планированию. Еще раз спасибо.

      Екатерина
      1 год

      Полезная статья, упускаю в своей жизни стратегическое планирование. Поняла чего хочу, и от сюда сразу расставляются приоритеты и на 3. Года и на год и на день))спасибо вам

      Lovushka
      1 год

      Максим, спасибо за статью! Вопрос как раз про "заманухи" - интеграция планирования с другими системами. Как отслеживаешь выполнение целей? Автоматизировано или вручную? Я уже много времени пытаюсь сделать систему планирования и отслеживания, но пока все не идеально. Например, вроде удобно и наглядно писать задачи под проекты в Asana, а синхронизация с Google-календарь там страдает (календарь не ставит в то же время, что и в асане). Очень любопытно про последние три пункта (интеграции) :)

      Анна
      1 год

      Максим, по-моему ваш блог хакнули, там какие-то статьи на английском про терроризм...