4 февраля 2015

Как управлять информацией, чтобы она была: нужная, в одном месте, под рукой, всегда

14673 просмотра

Илья Коноплев
Директор по франчайзингу сети фитнес-клубов World Gym Russia. Развиваю фитнес-клуб, делаю маркетинг услуг через доверие. Бегаю трейлы.
  • ikonoplev.livejournal.com
  • Я участвую в нескольких проектах. В одних как владелец и заказчик, в других как руководитель, в иных — аналитик, иногда — помощник. Мой главный проект — жизнь.

    Каждый из проектов образует потоки данных: переписки с партнерами, наблюдения, связанные с деятельностью проектов, планы, задачи, переговоры, действия, новости связанные с развитием конкурентов и еще всякая разная информация.

    Некоторое время назад я осознал, что испытываю дискомофорт, вызванный тем, что информация разных типов по одному проекту хранится у меня в разных местах. А это не ок. Я был искренне уверен, что я управляю всей информацией, что ходит вокруг и через меня. Оказалось — нет.

    Оказалось, что часть данных у меня живет в Gmail (переписки, задачи, планы, некоторые новости), а вот наблюдения из интернета — в Evernote. И это непорядок, подумал я и оптимизировал эту досадную оплошность.

    Времена, когда основная сложность, связанная с информацией заключалась в ее поиске — прошли. Сейчас данных настолько много и они лезут в наши головы отовсюду, что задача, которую должен успешно решить каждый человек, которому хочется, чтоб голова не пухла от «не забыть» и не парилась вопросами «зачем мне это», заключается в том, чтобы эти самые данные:

    а) отфильтровать и запустить только те, что действительно нужны

    б) запустить данные так, чтобы они не потерялись где-то в закладках

    в) легко и непринужденно иметь доступ к любой информации, которая оценена как нужная и сохранена.

    Полтора года назад я рассказывал как была устроена моя система управления информацией тогда. Некоторые вещи поменялись. Вдруг кому пригодится. Или, может, только я один парюсь управлением информацией. Если сложно разобраться, могу помочь.

    Для меня управление информацией — это три вещи:

    1. Зафиксировать источники.

    Они, к счастью, для всех одинаковы и их перечень конечен. Ну, неоткуда больше взяться данным, кроме как из тех мест, что я перечислил. В работе с источниками есть одна очень важная хрень: ее надо фильтровать. Если вы хотя бы иногда задумываетесь о том «зачем я это читаю/смотрю/слушаю/нахожусь тут», у вас с фильтрацией входящих данных не лады. И над этим надо работать. Это отдельная тема для размышлений и, если кому-то интересно, мождно как-нибудь порассуждать об этом. Все шутки из серии «Как начать зарабатывать на Вконтакте? Закрыть Вконтакте и начать работать» -из этой оперы. Фильтры. Настройте свои фильтры для своих источников.

    2. Создать xранилища и их структуру.

    Хоть в моей схеме хранилища — только на третьей позиции, работа с ними начинается после осмысления необходимости работать с информацией. Хранилище — это место, куда вы будете складывать обработанные и нужные данные. Это шкаф, в котором хранится ваше чистое белье, отглаженные рубашки и сложенные парами носки.
    Хранилища могут быть какими угодно. Я говорю о цифровых местах хранения того, что может создавать хаос в наших головах, но мы же знаем правило — в голове должно быть пусто.

    Для меня хранилище — это Gmail. Самая обычная гуглопочта с одним из платных тарифов. У нее есть ответвления. Есть Google диск, куда складываются на временное хранение файлы, с которыми необходимо какое-то время работать.
    Для хранения файлов я использую SugarSync, который синхронизируется с жесткими дисками нескольких компьютеров и гуглодиском. Таким образом обеспечивается резервное хранение. Мне все равно, если Google прикроют. Гуглопочта еще на Яндекс пересылается автоматом.
    Многие пользуются для хранения Evernote — это отличное решение, которое весьма полезно, но имеет один минус, там нет почты :), а в моей почте — куча данных, необходимых для хранения.
    И как раз эту задачу я и решал. Я сделал проводку из Evernote в Gmail, при помощи Zapier, но это уже проводники — о них позже.
    Так вот, в хранилищах (если их все же несколько, а отказаться от наличия нескольких хранилищ тяжко, хотя можно иметь несколько хранилищ, а работать с одним) должна быть структура. То есть полочки, на которые будет раскладываться поступаемая в них информация.

    Это тоже просто, если об этом думать. Работают правила декомпозиции и осмысления. Начинается структура с того, что выписывается на листочек вообще все, из чего состоит ваше бытие, вот полностью.
    Моя структура первого уровня состоит из трех ценностей:
    — Жизнь
    — Идеи
    — Работа
    Детальней видно на картинке. То есть структура должна отражать 100 % ваших типов деятельности, разделенных по признакам и типам. Причем, понятие «прочее», «иное» и т.п. не имеет права на существование.
    Сложно?

    3. Настроить проводники.

    Это те самые штуки, которые обеспечивают прохождение отфильтрованной информации в продуманную структуру хранилищ. Знаете, что является главным проводником? Наша голова, которая думает, потому что именно она определяет наборы помогающих проводников. И такое думание тоже можно загнать в привычку.

    В плане проводников я иду по принципу упрощения. Давайте подробней пройдемся по связкам источник-проводник.

    Все, что приходит в голову или является предметом договоренности, пишется в обычный смартфоновский заметочник, у которого есть чудесное свойство прямой интеграции в Gmail. То есть я записал мысль «проверить, устранена ли течь на крыше объекта на Кашириных, 152», а смартфон ее уже в специальную папочку Gmail положил, ее надо только оттуда взять и поместить на нужную полочку, а это делается головой и ручками. Более трех лет пользуюсь этой связкой и считаю, что нет ничего более простого и эффективного чем фиксация мыслей/вопросов/идей в обычный заметочник и оттуда обработка.
    Все интересное, что видят глаза и слышат уши, фиксируется фотоаппаратом смартфона и пишется через приложение Recordium. Таким образом реальная информация превращается в цифровую. Оттуда она или напрямую или через другой проводник Evernote получает нужные теги и попадает в Gmail/SugarSync, в зависимости от проекта.

    Для сбора и чтения новостей раньше я пользовался PulseMe, но после того, как он стал частью проекта LinkedIn (а, как известно, LIn — самая бесполезная социальная сеть) я снес его и заменил на Feedly. Новости в Фидли классифицрованы по папкам, чтобы всякие гадости со Slon.ru или с Дождя не попадались и если выпадает интересный материал, то при помощи кнопочки Saved и сервиса Ifttt он попадает в Evernote.

    Когда интересный материал попадается во время работы за компьютером, к процессу подключается Evernote web clipper. Этот парень снабжает тегами любой выделенный контент и отправляет его в Evernote.

    Но главная фишка в последнее время заключается в решении по обработке информации с мобильного. Я просто оргазмировал, когда нашел решение, позволяющее перегонять в Evernote любой контент из любого приложения смартфона, аналогично работе WebClippera. Это EverClip (есть версия и для Android). То есть, читаешь ты, например, ленту фейсбука, а там кто-то мысль интересную кидает, ты ее бац «выделить-скопировать» — и она уже в Evernote.

    Таким образом, некоторое время назад Evernote стал хранилищем нужных данных и Gmail такой же, но другой части данных. И вот теперь я настроил Zapier и он забирает все, что скапливается в Evernote и отправляет в Gmail, а мне нужно только раскладывать по полочкам. Вуаля.

    В этом и заключается суть проводников. Они обеспечивают трансфер информации. Логистику. Но раскладывать надо ручками. И это еще одно правило, которое для меня ключевое. Никаких автосортировок. Только ручками.

    Вот, собственно, несложные правила, которые позволяют мне удивляться :) Я очень сильно удивляюсь тому, что показывают по телевизору — у меня его нет с 2001 года, иногда я сижу с круглыми глазами на главной странице ЖЖ, там такую херню пишут, но глаза круглеют от количества комментариев, то есть эту херню еще и читают!

    Нечасто, но иногда мне становится дурно от чтения новостных сайтов, типа Slon.ru, на которых я бываю эпизодами. Настройка фильтров нужна, чтобы вы получали то, что нужно, и я очень рад, что подобные удивления посещают меня настолько редко, что я ими не парюсь совершенно.

    Потому что я настроил фильтры на нужный мне контент, создал удобные для себя хранилища, в них логичную структуру и настроил проводники.

    Как у вас с этим делом? Что-то похожее? Что-то не похожее? Проще? Сложнее? Вообще ничего нет? Помощь нужна?

    Интернет#Гаджеты#Приложения

    Интересные комментарии

      Ольга
      4 года

      Интересно. Спасибо! Очень люблю подсматривать чужие лайфхаки. :)

      У меня всё таки есть папка Прочее. :) Как вариант «входящие» в GTD. Там всё на что нет категории или хочу просмотреть позже. Потом или удаляется или перемещается в какую-то категорию или в работу.

      Илья, Автор
      4 года

      Ну вот да, у меня для этого папка входящие, но оттуда все по полочкам, по по-лоч-кам

      Полин
      4 года

      Интересная система. Я пользуюсь Evernote и для хранения почты тоже. Одной кнопкой «переслать» нужное письмо попадает в отведенную для хранения писем папку, ведь у Evernote есть присвоенный ему почтовый адрес. Или при помощи сервиса ifttt все новые письма автоматически пересылаются в Evernote.

      Илья, Автор
      4 года

      для хранения почты? Классно. Это чтобы не забыть обработать письмо по теме?

      Ольга
      4 года

      Как правило, я работаю с письмами в Gmail. Затем, отсортированные на хранение письма пересылаются в Evernote попадая в папку Входящие. Для почты у меня есть набор блокнотов под одноименным названием и в нем нужное количество блокнотов по адресатам. Можно каждому письму присвоить метки и тогда искать их проще простого.

      Tato
      4 года

      Отлично! Надо попробовать применить такой метод. А то в самом деле бывает каша из большого потока информации

      Илья, Автор
      4 года

      Причем, чем больше информации. тем гуще каша

      Илья, Автор
      4 года

      Очень приятно, что есть польза. Если вдруг у читателей появятся вопросы, то запросто отвечу и прокомментирую. Контакты в профиле

      Велислава Виноградова
      4 года

      Очень классно!

      Для меня вопрос синхронизации и единого хранилища также очень актуален. И я тоже допускаю мысль, что если что-то загнется, то моя информация должна быть у меня ВСЯ! Также использую сервисы google. Особенно важной часть для меня стал календарь, который у меня синхронизируется с приложением korganizer (для opensuse) и с которым можно спокойно работать оффлайн. Календарь мне заменил использование google keep, личного дневника, todo list-ы, хранилище необходимых мне текстов и моих наработок. Почему так произошло — потому что в календаре есть функция поиска по словам или по тегам. Также интересно пересматривать записи и видеть, что ты делала, например, 4 января.. А ведь так и не вспомнишь.

      Сейчас работаю над проектом единого корпоративного хранилища со всеми моими «маниакальными» заморочками на этот счет ваша статья мне очень в этом поможет. Спасибо!

      Илья, Автор
      4 года

      Пожалуйста жаль, что нам, виндоидам, korganizer не потестировать

      Олег
      2 года

      Спасибо за статью, я для себя выбрал google keep как заметки по идеям , задачам, так как удобно синхронизируются со всеми устройствами. А на счет сортировки ручками, согласен, другого варианта нет, но с этим часто бывают проблемы, там как нет времени сортировать ТАКОЕ кол-во пропускаемой информации. Илья, как с этим справляетесь ? какое то время на это выделяете?