9 января 2019

Инструменты Agile для персонального планирования

7560 просмотров

Аина Алиева
Путешественница, авантюристка, мечтательница. Верю, что в жизни можно получить все, стоит только захотеть и приложить усилия.
  • hundreddares.com
  • Начав тесно работать с Agile и Scrum в IT, я обнаружила, что принципы и ценности, которые используются для командной разработки ПО, подходят и для работы с личными проектами.

    Что такое Agile в работе?

    Это декомпозиция большого проекта на небольшие этапы, тестирование гипотез, эксперименты и короткие дистанции. В Agile ошибки не страшны, здесь важен опыт, как негативный, так и позитивный. Получая отрицательный промежуточный результат, можно сделать выводы, быстро скорректировать дальнейшие действия и изменить вектор направления движения к цели.

    Как применить Agile к жизни?

    Определить цель, разбить ее на короткие дистанции, расписать понятные действия и в процессе движения наблюдать за ощущениями, а также анализировать промежуточные результаты.

    Теперь я расскажу, какие инструменты я выбрала для себя и как их адаптировала под персональные проекты.

    Назначение проекта. Высокоуровневые цели

    Известно, что достижение правильной цели намного важнее, чем правильное достижение цели. Часто люди перепрыгивают этап размышлений и планирования и сразу хватаются за инструменты, чтобы совершить максимальное количество дел в минимальные сроки. Я и сама была тем еще достигатором. Вместо того, чтобы задуматься на начальном этапе о том, что мне нужно в конкретный момент и к чему я хочу прийти в будущем, я писала сумасшедшие To-Do листы и пыталась впихнуть в них все: аэробику, английский, вождение, стиль, личный бренд, выгул собаки и еще миллион бытовых задач.

    Каждый день у меня было очень много дел, я вычеркивала пункты, получая минутные удовлетворения, но не было даже абстрактного описания цели. Я училась применять инструменты, фрирайтила, помидорила, ела лягушек на завтрак, но продолжала топтаться на месте. Прежде чем изучать техники латиноамериканских танцев, нужно определиться с тем, что мы в итоге хотим танцевать: сальсу или брейк-данс. Поэтому первым делом я для себя определяю обтекаемую цель.

    Применение SMART-метода

    Аббревиатура SMART расшифровывается так: конкретный, измеримый, делегирующий, реалистичный, своевременный (Specific, Measurable, Assignable, Realistic, Timely).

    SMART-метод идеально подходит для разработки оптимальной стратегии, на ранних этапах реализации больших проектов. Этот метод предназначен для оценки и реализации идеи.

    Конкретный (Specific)

    Отвечает на вопрос «Что это значит?» Вы определяете суть проекта, и каких результатов вы хотите достичь. Приведу пример.

    Как только я определила для себя обтекаемую цель, скажем, выучить английский, я даю определение результата: «Мне нужно знать язык на уровне профессора-лингвиста или общения стандартными фразами со словарем будет достаточно? Сколько времени у меня есть? Какой результат мне нужен за эти сроки? А действительно ли мне нужно упирать на грамматику, если английский мне нужен для того, чтобы вести праздные разговоры в отпуске на пляже? И вообще, нужен ли мне английский, если я мечтаю жить в Испании?» Цель «выучить иностранный язык» не является уникальной. Но редко кто определяет для себя конкретный результат. Поставив цель, мы стремимся тут же браться за реализацию, пока запал не иссяк, заносим в таблицу маленьких шагов пункты вроде «учить по 10 слов в день» и «пройти столько-то юнитов в учебнике», но по истечении нескольких месяцев оказываемся не удовлетворены результатами либо вообще к этому времени забросили цель. Причина — на начальном этапе не было четкого определения результата. В моем примере с английским языком таким определением может быть «читать книги и статьи в оригинале с пониманием 80-90%».

    Измеримый (Measurable)

    Результат не может быть абстрактным, его нужно как-то измерить. Для этого нужно определить отдельные понятные задачи и шаги, которые приведут к успешному и своевременному завершению проекта.

    На этом этапе таблица маленьких шагов становится мощным союзником. Как только я определила для себя конкретную цель, что мне все-таки нужен английский, потому что я хочу читать книжки на языке оригинала, я разбиваю данную цель на понятные действия. Так как меня интересует чтение, то не стоит делать большой упор на слушание. Я начинаю Стодневку, посвященную этой цели. Имея средний уровень и уделяя занятиям час в день, через 100 дней я хочу сформировать словарный запас примерно в 5000 слов. Для этого мне нужно читать минимум одну статью в день, выписывать неизвестные слова и заучивать самые частоупотребляемые.

    Делегирующий (Assignable)

    Кто будет делать какой шаг? Да, этот метод больше применяется к командной работе, но он может оказаться очень полезным, даже для команды из одного игрока.

    Я была человеком, который делает все сама. В противном случае мне казалось, что я достигла цели обманным путем, будто списала на контрольной. На самом деле делегирование очень упрощает жизнь, экономит время и позволяет сконцентрироваться на главном. Если продолжить говорить о моем примере с изучением английского, почему бы не рассмотреть возможность не самой ехать за учебниками, а попросить знакомого, который уже собрался ехать в книжный магазин, захватить учебник и для вас. Если вы преподаватель, подумать, какую работу можно поручить ассистенту, тем самым выкроить время на прохождение курса по повышению квалификации.

    Реалистичный (Realistic)

    Этот шаг помогает спрогнозировать, что может угрожать нашим проектам. Если не анализировать возможные проблемы, с которыми нам, вероятно, предстоит столкнуться на пути реализации целей, мы не сможем беспрепятственно двигаться вперёд. Знание и понимание реальной обстановки, предвидение негативных ситуаций, с которыми нам, вероятно, предстоит столкнуться, позволят заранее продумать решения, которые помогут избежать проблем в будущем и не буксовать после нескольких недель движения к цели. Очень часто люди отказываются от проектов, потому что не учли возможные неурядицы и составили очень оптимистичный план.

    В примере с изучением языка можно поставить цель заниматься ежедневно в течение 100 дней и пополнить словарный запас на 1000 слов к сотому дню. Однако, можно заболеть и пропустить неделю, и если 1000 слов еще можно как-то нагнать, увеличив изучение количества слов в день, то цель заниматься 100 дней подряд однозначно обречена на провал. Некоторые начинают корить себя в неудаче и забрасывают изучение языка на неопределенный срок. Давление становится гораздо меньше, если в начале планирования учесть вероятность болезни, рабочих авралов и других внештатных ситуаций, и выделить на пропуск, скажем, 10 дней из 100. Армен в Стодневке советует поступать именно так.

    Своевременный (Timely)

    Ограничения во времени заставляют нас быть эффективными. Я придумываю разумные сроки для идеального исполнения каждой задачи, причём обязательно закладываю определённый запас времени, чтобы не стать жертвой неправильного планирования. К примеру, если у вас начальный уровень владения языком, не стоит ставить планку смотреть и понимать фильмы без титров и перевода через 100 дней. Вряд ли за 100 дней кому-либо удастся прокачать навык до такого уровня, а вот разочарования не избежать.

    В целом, СМАРТ идеально подходит для проработки идеи проекта и разрешения какой-то глобальной проблемы. Однако, этот метод не всегда эффективен, если дело доходит до ежедневной работы.

    План в воскресенье — пятничный обзор

    Многие предпочитают планировать в понедельник утром, но я предпочитаю воскресенье вечер.

    Во-первых, я в целом предпочитаю вечернее планирование. Так у меня во время сна в голове укладывается план завтрашнего дня, я просыпаюсь даже раньше, чем планировала, полная сил и энергии для реализации наполеоновских замыслов. У меня даже возникает ощущение, что во время сна мне кто-то подсыпает энергии ровно столько, чтобы хватило на все запланированное. Если я с вечера ничего не запланирую и оставлю это на утро, проснусь поздно, с головной болью и с желанием проваляться весь день. Как будто если нет плана, незачем и тело подзаряжать энергией.

    В прошлом, когда я не любила учебу и работу, я ненавидела воскресенья. Вечером все закрыто, не пойдешь ни в кино, ни на дискотеку, а даже если и открыто, то очень мало желающих составить тебе компанию весело провести время — впереди рабочая неделя, нужно экономить силы. И самой тоже не хочется начинать понедельник в разбитом состоянии, до пятницы еще очень далеко, а значит всю неделю можно смело вычеркивать из жизни.

    Позже я пришла к выводу, что воскресенье можно идеально использовать под планирование. Остаться наедине с собой вечером, освежить в памяти достижения, подумать о будущем — что бы мне хотелось иметь и каких результатов я хочу достичь? Потом переместиться мыслями в ближайшую пятницу и представить, что мне удалось выполнить за пять дней. Четко представив будущее, я возвращаюсь в настоящее и составляю детальный план, как достичь желаемых результатов к пятнице. Чтобы быть реалистичной, я обычно выбираю три основные задачи на неделю.

    Когда приходит пятница, я подвожу итоги недели: что удалось достичь, что не получилось, а самое главное: по какой причине. Определяю 2-3 сферы, в которых все хорошо, или 2-3 клиентов, с которыми все лучше всего, и 2-3 сферы или 2-3 клиента, с которыми дела идут не очень. Учитываю это в воскресенье при планировании следующей недели.

    Инструменты для приоритизации

    MoSCoW

    «Обязательно», «Необходимо», «Желательно и «Хотелось бы» (Must, Should, Could, Want)

    Метод подходит для любителей списков, а не графиков, когда необходимо расставить приоритеты на большое количество задач.

    Этот метод приоритезирует список дел по срочности и дает гарантию, что вы выполняете главные дела, а не воюете с ветряными мельницами.

    Всё, что находится под грифом «обязательно», не подлежит обсуждению. Поэтому вносить половину списка в «обязательно» не рекомендуется. Например, нужно заплатить преподавателю английского, иначе будет не с кем заниматься. Или купить необходимую литературу. Также записаться на курсы минимум на два раза в неделю.

    «Необходимо» — чуть менее жестко, чем «обязательно». Мне необходимо позаботиться о том, чтобы выделить минимум 5 часов в неделю для занятий иностранным языком и выполнять основные упражнения и учить минимальное количество слов в день.

    «Желательно» — это те задачи, которые нужно сделать, но ничего смертельного не произойдет, если они не будут выполнены именно сегодня. Например, помимо основных заданий, репетитор вам дал книгу на языке оригинала. Было бы очень желательно прочитать ее к следующему уроку, но все же лучше сначала выполнить основные упражнения, а к книге перейти только после завершения всех пунктов из списков «Обязательно» и «необходимо». Даже если это может случиться не раньше выходных.

    «Хотелось бы» включает пожелания, которые хочется сделать, но они не являются необходимым в данный момент. Это то, что может быть отложено на будущее. Например, хотелось бы ежедневно просматривать по одному фильму на иностранном языке, но если ради этого придется постоянно жертвовать сном или выполнением необходимых упражнений, то лучше оставить просмотр до менее загруженных времен или отказаться совсем.

    Матрица Эйзенхауэра

    Я больше предпочитаю списки, но тем, кто любит графики, я рекомендую Матрицу Эйзенхауэра.

    Этот отличный инструмент для визуалов, который помогает определить, какие задачи являются приоритетными, а какие только отвлекают.

    Матрицу Эйзенхауэра легче всего продемонстрировать на рисунке:

    Принцип Парето

    Съесть десерт первым, или что при наименьших усилиях дает 80% результата? После того, как я расставила приоритеты в необходимости и важности каждого дела, я начинаю оценивать дела на соотношение усилий и результата. Например, у меня уже довольно прокачанный английский, и я легко запоминаю фразы из фильмов. У меня несколько приоритетных задач на ближайшую неделю: выполнить упражнение по грамматике, прочитать статью и выучить 10 фраз. Первым делом я посмотрю фильм, получу удовольствие, и возможно запомню даже 20 фраз, почти не затратив усилий. Т.е. через 1,5 часа у меня в копилке уже минимум +10 фраз. Статью я буду читать последней, потому что на усвоение текста у меня уходит немного больше времени, и для  результата нужно намного больше усилий.

    Оценка времени, которое нужно затратить на каждую задачу

    Я отношусь к тактильному типу, поэтому каждую задачу записываю на отдельный стикер и приклеиваю на стену перед собой. Прежде чем приклеить стикер на стену, я оцениваю примерное время, которое мне нужно затратить на поставленную задачу и записываю в правом верхнем углу. Это очень помогает, когда неожиданно появляется свободное время и сразу можно определить, какое полезное действие можно совершить в данную минуту. Например, на прочтение статьи у меня уходит 1 час, на упражнение по грамматике 10 минут, а на тест — 30 минут. Если у меня появляются свободные полчаса, рациональнее всего будет выполнить тест.

    Timeboxing — меньше, значит больше

    Timeboxing подходит для тех, кто ставит перед собой небольшие задачи и с перерывами выполняет их целый день, или для тех, у кого более одной сферы ответственности.

    Этот метод помогает осуществлять ежедневный план с помощью распределения списка дел по конкретным периодам времени для конкретных задач.

    Исследователи обнаружили, что человек, который занимается незначительными делами и часто переключается, в какой-то момент становиться несобранным, забывает, что он хотел сделать, на чем остановился и не может сконцентрировать свое внимание. В таком состоянии он может находиться до получаса. Если вы понимаете, что слишком много времени тратите на мелочи, которыми можно заняться и завтра (например, проверка электронной почты или соцсетей), и слишком мало внимания уделяете приоритетным делам, эта методика для вас.

    Чтобы начать применять метод Timeboxing, необходимо просто разбить свой день на временные отрезки или блоки с конкретными задачами под каждый блок. Вот как может выглядеть один день:

    Раньше я забивала свой день блоками под завязку, не оставляя себе даже 15 минут для перерыва. Но работая в таком плотном графике, можно потерять креативность и выполнять задачи на автомате. Производительность и удовольствие от работы при этом резко снижаются. Поэтому я стала оставлять время на «потупить» между блоками. Очень часто во время таких перерывов случаются внезапные озарения.

    Если у вас несколько объемных задач, то не обязательно дробить день на части. Можно устроить Тематический День и запланировать время только под одну сферу деятельности. Таким образом, вместо того, чтобы в течение дня переключаться между различными типами работы, вы посвящаете один или каждый день недели определенной теме.

    Канбан-доска для личных проектов

    Прежде чем перейти к описанию инструмента, скажу, что данный метод подходит для людей, которые берутся за множество проектов, но доводят до конца очень мало из них. Очень часто, взявшись за несколько дел одновременно, теряется нить прогресса и спустя какое-то количество времени перестаешь понимать, на каком ты этапе, что уже завершено, над чем должна идти работа в данный момент, что отдано на аутсорс, а что просто забыто и затерялось в памяти или напоминалках.

    Этот метод помогает визуализировать прогресс и увидеть статус всех проектов, которыми мы занимаемся в данный момент.

    Я использую стену напротив своего рабочего стола. Нужно визуально разделить ее на три части: «Сделать», «В процессе», «Сделано».

    Разделение на категории помогает наблюдать, как совершается переход от постановки задачи к её реальному поэтапному решению. Таким образом, у меня перед глазами постоянно находится список задач, который помогает мне не перескакивать с одного дела на другое, а систематически завершать начатые проекты и лишь потом браться за новые. Кроме того, визуализация процесса работы вселяет уверенность в том, что все под контролем, а это снижает уровень стресса.

    На моем фото уже не осталось ничего в колонке «Сделать». Стикеры, которые справа, показывают то, что еще в работе, а которые слева — что уже сделано. Стикеры на моей стене разного цвета — это значит, что каждому проеку я назначила собственный цвет для более наглядной визуализации.

    Кайдзен — результаты дня

    Кайдзен дословно означает «изменение и усовершенствование», — это философия, суть которой составляет постоянное улучшение существующего положения, медленное, но постоянное движение вперед.

    Часто мы начинаем активно суетиться, когда нас поджимают дедлайны или дела идут, мягко сказать, не очень. Но как только у нас все в порядке с бизнесом или личными проектами, мы часто разрешаем себе почивать на лаврах, а потом просто с них не встаем, потому что «Зачем напрягаться? Зачем что-то изобретать, ведь и так хорошо». Так мы пропускаем сначала мелкие сигналы, что пора бы обратить внимание на ситуацию и начать потихонечку шевелиться, пока не наступил очередной завал.

    Начав применять философию Кайдзен, я ежедневно задаю себе вопрос: как я могу еще улучшить свою жизнь, что предпринять, чтобы мое дело и я сама стала лучше. Постоянный поиск возможностей для улучшения и совершенствования жизни — это основа учения кайдзен. Даже когда кажется, что все и так очень хорошо.

    Чтобы стало понятнее, приведу пример.

    Давайте отвлечемся от языка и займемся спортом. Ежедневно мы выходим на пробежку и бежим 3 км. Есть ли здесь кайдзен? Нет. Задачу нужно постоянно усложнять и совершенствовать. Если вы пробежали сегодня 3 км, то завтра нужно пробежать 3 км и 1 метр. И так каждый день: нагрузка хоть ненамного, но должна увеличиваться.

    Но одного этого мало. Необходимо, чтобы выполнялось еще одно условие — постоянство продвижения вперед. Больше всего нужно бояться застоя, потому что остановка означает деградацию. Как только развитие останавливается, начинается неизбежная деградация. Это закон любой системы, все сущее либо развивается, либо умирает, компромиссных исходов не бывает.

    Спайки — эксперименты

    В Agile существует этап разработки архитектуры, так называемый architecture spike, прототипирование или создание пользовательских историй для следующего релиза продукта. Выполнение этой работы перед началом «официальных» итераций работы над продуктом помогает выявлять риски и при необходимости выработать планы по их смягчению. Спайк может проводится и как эксперимент, например, у вас появилась новая замечательная идея, но вы не знаете, насколько в итоге она окажется удачной. Для тестирования этой идеи можно выделить небольшой промежуток времени, чтобы в случае неудачи не сильно отстать по срокам и не потерять в бюджете.

    В личной системе планирования я тоже периодически устраиваю эксперименты. Например, если я занимаюсь спортом, почему бы в течение недели не попробовать новую диету или новые упражнения, а вдруг это поможет мне быстрее прийти к желаемому результату, затрачивая меньшее количество усилий. Если в течение недели я пойму, что упражнения мне не подходят, то с понедельника возвращаюсь к исходному питанию и упражнениям. Ничего страшного не произошло, просто делаю вывод, что именно эта диета или эти упражнения мне не подходят.

    Я здесь много понаписала об инструментах и методиках, но цель этого всего — не удариться в достигаторство, а наоборот, тратить на выполнение задач и проектов минимальное время, а на удовольствие — максимальное!

    Саморазвитие#Инструменты#опыт_стодневщиков#Планирование