9 января 2017

Как я приручила тайм-менеджмент, или пять инструментов ТМ для человека-оркестра

Ольга Кошелева
Оптимистка, идеалистка, автор сайта home-and-work.com «Простые правила работы из дома». Фрилансер, копирайтер, seo-оптимизатор. Люблю читать. Ищу способы быть продуктивной и гармонично совмещать работу и семью.
  • home-and-work.com
  • Что делать, если жесткие рамки и конкретные планы не только не помогают вам стать эффективней, но и, наоборот, расхолаживают и навевают грусть? Может ли помочь тайм-менеджмент тому, кто вечно опаздывает и никогда не знает, как выбрать цели на пять лет вперед? Думаю, да. Мне, по крайне мере, помог. Главное, найти именно те инструменты, которые будут созвучны именно вам.

    Начну с того, что я человек-хаос. Если в нашей квартире и бывают разбросаны носки, то это не носки мужа, они мои, родные. Свои муж сворачивает аккуратными клубочками и сразу же относит в стирку. Зато мои могут оказаться и под столом, и на столе и за кроватью.

    У меня вечно море планов в голове и еще больше на бумаге, но четко следовать намеченному плану удается крайне редко. А ещё я уже 10 лет работаю из дома, и девять из них я — мама. Выполнить за один раз дело, на которое требуется 2-3 часа усидчивой и вдумчивой работы — фантастика и редкая удача.

    Вопрос эффективного планирования времени и продуктивности волнует меня давно. А с тех пор, как мне приходится совмещать детей, семью и работу, его не получается игнорировать или откладывать на потом.

    Тайм-менеджмент помогает мне лучше понимать себя, свои цели и делать ежедневную жизнь более осознанной и спокойной. Однако путь к нему был непростой. А начался он с того, что однажды я ощутила, что не успеваю вообще ничего.У меня было несколько проектов в работе, на руках годовалый сын и большой перечень дел по дому. Самые срочные дела я, конечно, делала, но большая часть списка изо дня в день так и оставалась нетронутой.

    Я чувствовала себя белкой в колесе. И так, наверное, и выглядела. Пока я сосредотачивалась на работе, у меня потихоньку зарастал пылью дом. Если бросала работу и сосредотачивалась только на семье, падала самооценка. Я пыталась успеть все и найти идеальный баланс между работой и домом. Но получилось у меня это с переменным успехом.

    Тогда я начала целенаправленно изучать искусство управления временем. Вначале я прослушала аудиоверсию книги«Тайм-драйв» Глеба Архангельского, затем «Семь навыков…»Стивена Кови и«365 дней очень творческого человека» Яны Франк, прошла тренинг по успеванию c детьми. К сожалению, многие методики тайм-менеджмента я так и не смогла встроить в свою жизнь, так как они требовали хотя бы какого-то подобия регулярного графика. Зато нашла те, которые выручают меня на 100%.

    И сейчас я хочу поделиться теми инструментами, которые стали мне полезны и, которые я использую практически каждый день. А также теми, которые мне не подошли, но может быть подойдут вам.

    Тайм-менеджмент: что мне не подошло

    1.  Хронометраж

    Во многих книгах и тренингах по тайм-менеджменту первым заданием является проведение хронометража времени. Ведь только узнав, на что реально уходит наше время, можно определить, какие резервы у нас имеются. Звучит хорошо и логично. Но имея на руках маленького ребенка и целый список дел по дому, которые ни отменить, ни отложить, провести хронометраж оказывается совсем не просто.

    Я честно пыталась записывать все свои дела дней 5 подряд. Но уже с 11 утра список записанных дел начинал редеть, хотя в реальности обязанности и дела разной степени важности накатывали большими волнами. Каждый раз я испытывала ужасный стресс от того, что приходится фиксировать все эти «почитала, поиграла, убрала, две строчки написала».

    Несмотря на то, что зафиксировать весь свой день полностью мне так ни разу и не удалось, это упражнение помогло мне понять, что мне нужно искать не столько резервы времени, сколько возможности качественно отдохнуть. Потому что большая часть моего свободного времени уходила на «тупление» в интернете или чтение книг запоем. В те моменты, когда наступал перерыв, а времени на полноценный отдых было мало, я пыталась изобразить бурную деятельность и не замечала, как обманывала себя.

    Большинство дел умело маскировались под рабочие задачи. Казалось бы, ну что плохого в том, чтобы в очередной раз проверить позиции сайта или посмотреть статистику посещений? Ничего, кроме того, что никакого следующего действия дальше не предполагалось.

    2. Четкие приоритеты

    Еще одной практикой тайм-менеджента является определение приоритетов. Нужно перечислить все сферы своей жизни и расставить их в порядке убывания,от самых важных к второстепенным. И планировать свое время исходя из этого.

    Я долго билась над этим заданием. Выбрать самой главной сферой своей жизни детей и успокоиться, что не получается полноценно работать? Или выбрать работу и отдать детей в садик, чтобы ничего отвлекало? А быть может, выбрать здоровье и наконец-то отоспаться?

    А потом я поняла, что хотя упражнение и полезное, но для работающей мамы — оно лишний повод погрызть себя и упиться чувством вины. Ведь важно всё. И единственный выход — не выбирать. А если точнее, то стараться комбинировать.

    3. Идеальный день

    На одном тренинге по тайм-менеджменту мне дали упражнение — написать свой идеальный день. Расписать день подробно и обстоятельно — когда, как и что за чем. Я написала. Просмотрела внимательно то, что получилось, и дописала еще пару пунктов. Пункты не влезали. Я переписала его еще раз. И еще раз. Потом попробовала прожить хотя бы один день по этому плану. И у меня ничего не вышло. Ну вот ни разу!

    Недавно я нашла этот листок и поняла, в чем была беда. В этом дне были дела и обязанности, но совсем не было места экспромту, отдыху и приятным случайностям. Получалось, что любое отступление от плана сбивало весь график и делало день неидеальным.

    Но мы не роботы, мы не можем планировать свои дни по минутам. А мамы маленьких детей и подавно. И это не нужно. Иногда важнее выглянуть на улицу, увидеть там солнышко и пойти гулять. Просто так, без всякого плана, потому что захотелось.

    Со старшим сыном я очень переживала, что я недостаточно идеальная. И так, конечно, и было. Иногда сорвусь от усталости, иногда пол не помою. Сейчас я уже лучше понимаю, что вообще-то это нормально. К идеалу можно стремиться, но нужно быть реалистами и понимать, что если я сегодня спала три часа, потому что у младшего режутся зубки или заложен нос, то вряд ли я накопила достаточно сил, чтобы быть спокойной как слон весь последующий день.

    Гибкое планирование

    Есть люди, для которых следовать режиму легко и естественно. Но это точно не по меня. Жесткий режим дня для меня — это жизнь в постоянном стрессе и бег за уходящим вдаль поездом. Моя жизнь наполнена разными делами, которые сложно планировать по времени, мой график пестрит прерываниями. Для комфортного существования мне нужна гибкость, свобода и место для спонтанности.

    В общем, пройдя несколько тренингов по тайм-менеджменту, и успев расстроиться, что большинство инструментов и техник, которые там дают,подходят всем, кроме меня, я все-таки нашла для себя несколько инструментов, которые помогают мне быть более эффективной и уменьшают количество стресса в моей жизни.

    5 инструментов тайм-менеджмента для человека-оркестра

    1. Маленькие дела

    В тайм-менеджменте есть техника, которая называется «съесть слона по частям». Заключается она в том, что любое большое дело можно поделить на маленькие части, которые можно легко сделать за один присест. Работая дома с маленьким ребенком, я полюбила этот инструмент от всей души. Именно детальная разбивка помогает мне работать.

    Вроде бы, что можно успеть за 5 минут? А оказывается можно:

    • Написать план статьи

    • Набросать несколько вариантов тем

    • Найти информацию

    • Подобрать картинку

    • Сделать мета-теги для страницы сайта

    • Запустить проверку позиций

    • Ответить на письмо

    • И даже почистить картошку, чтобы сварить её чуть позже.

    Работать с прерываниями сложно, но если по-другому невозможно, такие небольшие шаги делают это реальным. Не все можно сделать заходами по 5-15 минут, но этого времени достаточно для качественной подготовки к задаче, которая требует гораздо большей концентрации и внимания.

    2. Список дел на день

    Еще в институте я выписывала на листок список курсовых, лабораторных и других важных дел и помещала его на видном месте, чтобы не забывать и с удовольствием вычеркивать выполненные пункты. Однако когда я оказалась дома с детьми и работой, оказалось, что:

    • Этот список можно смело называть «100 неотложных дел», поскольку дел действительно очень много.

    • Многие дела повторяются изо дня в день с небольшими вариациями, и конца-края им нет.

    Поэтому я стала записывать список дел на каждый день. В этот список вначале входили все дела, которые мне нужно было сделать сегодня. Например, там были и «записаться к врачу», и «постирать белье», и «сварить борщ» и «погулять с ребенком».

    Когда повторяющиеся дела становились через какое-то время рутиной и начинали выполняться на автомате, я их понемножку из этого списка убирала. А иногда что-то и не делала. Но перед глазами всегда был список того, чем можно заняться, и это помогало не опускать руки.

    3. План дел на неделю

    Хотя список дел на день — отличный инструмент, к сожалению, он не дает возможности увидеть перспективу на несколько дней вперед. И иногда возникает ощущение, что сделать нужно срочно и все.  Горящие дела делаются, а важные и не срочные — откладываются на потом.

    И однажды, на тренинге по тайм-менеджменту, который был основан на книге Стивена Кови, я узнала, что можно планировать сразу на неделю.

    Вначале это пугало. Ведь, если у меня столько дел на день, то, сколько же их окажется в целой неделе. Но все оказалось не так страшно. И все те дела, которые я безуспешно пыталась впихнуть в  один день, а  потом переносила на следующий и следующий,  я равномерно распределила по всей неделе.

    В одной колонке я записываю дела, которые я хочу сделать, в другой — встречи или звонки, которые мне нужно сделать в определенный день. Расписывая дела на среду, оказывалось, что список, который казался бесконечным, равномерно (и без напряга!) распределяется по неделе и еще остается время для отдыха.

    4. Использование кайросов

    Кайрос в тайм-менеджменте — это удобный момент для выполнения чего-то. Как я уже писала, жесткие привязки ко времени мне плохо подходят. Зато гораздо эффективней получилось привязывать одно дело к другому. Например: «выпить витамины сразу после завтрака», «почитать сыну книгу во время прогулки» или «почитать профессиональную литературу, пока укладываю ребенка спать».

    5. Планирование отдыха

    И еще один момент, который я вынесла из тренингов и книг по тайм-менеджменту — планировать отдых нужно также тщательно, как  работу. Обычно отдых у нас идет по остаточному принципу и не считается важным делом. Мы привыкли оценивать свою продуктивность по количеству выполненных дел. А отдых делом не считается.

    Но факт в том, что организм не может долго и счастливо функционировать без качественного отдыха и выдавать хорошие результаты. Мы начинаем лениться, уставать, в некоторых случаях даже здоровье дает сбой. Производительность от такой жизни падает, и счастья не прибавляется. И оказывается, что вместо того, чтобы планировать свои «хочу», список дел превращается в сплошное «надо».

    Сейчас я стараюсь не работать на выходных и оставлять себе буферное время между делами. И больше спать. Как ни странно, успевать сильно меньше я не стала, но зато жить стало спокойней и как-то более расслабленно.

    Саморазвитие#Дети#Планирование#Тайм-менеджмент#фриланс

    Интересные комментарии

      Ирина
      1 год

      Хорошая статья, все по делу, спасибо. Отдельная благодарность за приоритеты, я тоже с ними билась-билась. Хотя вот хронометраж мне понравился — можно увидеть, что день не резиновый и дела таки требуют времени, хоть приблизительно его можно прикидывать.

      Из описанного вами, того, что вы используете, у меня 1 и последний пункт — то, до чего я пока не дошла. Однако очень важные они. Может, вообще день стоит начинать планировать с того, как и когда я буду отдыхать, наполняться и радовать себя.

      Ольга Кошелева
      1 год

      Ирина, спасибо за обратную связь!

      По поводу отдыха, на первых порах мне еще здорово помогало планировать дела не впритык, а оставлять между ними немного "воздуха". Тогда общий фон дня более расслабленный. И да, даже банальный список интересных фильмов для просмотра, составленный заранее, уже помогает настроиться на отдых и отдохнуть более качественно.

      Ксения
      1 год

      Спасибо за статью. Очень правдиво описано всё в отношении мам в декрете. Действительно, как ни старайся следовать графику (я как раз не испытывала с этим сложности никогда), с детьми это нереально - в любой момент всё может пойти не по плану. Для меня трудностью было как раз воспитание в себе гибкости, позволять себе отклоняться от плана. Когда в конце дня я садилась с маркером вычеркивать дела, а на деле оказывалось, что выполнила я процентов 15-20 - вот это было для меня большим огорчением. Я активно над этим работаю. И вот какие у меня вопросы:

      1. Вы пишете, что стали больше спать - раньше ложиться? Спать днем?

      2. Когда Вам удаётся работать днем, если состояние потока накладывается на дела по дому или занятия с детьми?

      У меня, наверно, смешная проблема: я тщательно пишу дела на предстоящий день. А потом... просто забываю или не успеваю открыть ежедневник (мне всё время кажется, что я помню этот список). В итоге, как я уже говорила, выполняется минимум дел. Вешать список куда-нибудь на холодильник или другое видное место я стесняюсь (перед мужем).

      Заранее спасибо за ответ.

      Ольга Кошелева
      1 год

      Ксения, спасибо!

      1. Днем спать у меня пока получалось плохо - разбитая просыпаюсь да и времени жалко. Разве что очень рано встаю, тогда днем отдыхаю.

      Стараюсь ложиться раньше. Не всегда получается, но я над этим работаю:) Мне помогло, что я перестала вечером работать, после того, как дети лягут спать (а раньше использовала это время для работы и сильно уставала). Соответственно, вечер более спокойный. Ну и пока еще встаю ночью к младшей, то сплю столько, сколько получается. По будильнику встаю крайне редко.

      2. Работа по SEO не часто требует состояния потока, скорее четкий план действий, поэтому работаю в основном в дневной сон и пока дети заняты игрой. Что касается написания текстов, то если возникают идеи во время других дел - записываю их в блокнот, и потом дорабатываю.

      По поводу списка дел на видном месте - очень Вас понимаю! У меня такая проблема была с частыми гостями. Сейчас делаю так - завела толстый блокнот с удобной закладкой и просто держу его открытым на видном месте. В блокнот пишу и дела на день и на неделю, и по проектам. Когда не нужен - закрываю, ставлю на полку. Но и на отдельном листе тоже удобно. Можно его тоже держать открытым, на столе например, или на холодильник вешать, когда кто-то приходит - снимать. На холодильнике у меня периодически висит меню на неделю, тоже очень удобно и совсем не стыдно:)

      Еще список дел можно вносить в телефон. Вещь личная и всегда при себе. Многие еще и напоминания ставят, но мне проще без них.

      Мария Титова
      1 год

      Ольга, спасибо! Мне всегда было интересно читать статьи о тайм-менеджменте, но в конце появлялась мысль "автор- молодец! а теперь добавь двух маленьких детей и что получится?". Хотела, но стеснялась, написать по теме, и очень рада, что вы проблему озвучили.

      Многое в статье как с меня писали :-))

      По спискам - раньше висели на холодильнике, теперь там только таблица месяца с графиком разовых событий (посещение врачей, родительские собрания, стрижки, дни рождения и тп). Ежедневные, еженедельные и ежемесячные планы перекочевали в тетрадь со съёмными блоками. лежит на столе в кухне.

      Кстати самое сложное для меня было признание факта, что воспитание детей и работа по дому (рутина) - это тоже работа. и от неё должны быть выходные! или хотя бы 3 часа на себя. Ещё сложнее было донести эту информацию до окружающих, у нас же считается " женщина в отпуске по уходу за ребёнком ОТДЫХАЕТ" :-((

      Ольга Кошелева
      1 год

      Мария, спасибо за комментарий!

      Да, многие вещи хорошо звучат в теории, но на практике все приходится примерять к своей ситуации. Главное пробовать и не сдаваться:)

      Про воспитание детей и работу по дому - согласна с Вами на все 100%. У меня было все так же.