20 января 2015

Моя система планирования. Пошаговое руководство как все успевать

Андрей Зинкевич
Автор проекта Azinkevich.com. Предприниматель. Консультант по маркетингу.
  • azinkevich.com
  • vk.com/id260268094
  • linkedin.com/profile/view?trk=nav_responsive_tab_profile_pic&id=136946967
  • Я редко пишу о саморазвитии и личной эффективности. Мне всегда казалось, что на полках книжных магазинов предостаточно книг, позволяющих полностью разобраться в теме. Не говоря уже о различных блогах и сайтах, коими наполнен интернет.

    Тем не менее, я достаточно часто продолжаю получать вопросы:

    • Как мне удается планировать свой день и выполнять запланированное?
    • Какой системой планирования и какими инструментами я пользуюсь?
    • Можно ли легко адаптировать мою систему под себя?

    Признаюсь честно, долгое время у меня были серьезные проблемы с продуктивностью и планированием. Многие мысли просто витали в голове, я не умел расставлять приоритеты и часто тратил время на неважные задачи. При этом, читал множество книг и пробовал массу разных систем.

    Не буду долго перечислять все эксперименты, но скажу, что ни GTD, ни автофокус Форстера, ни тайм-менеджмент по Архангельскому так и не прижились у меня.

    Дело не в том, что эти системы — плохие. Для себя я сделал вывод: только сам человек способен создать под себя идеальную систему управления временем.

    Мой пример

    Давайте рассмотрим мой пример.

    Я прочитал «Тайм-драйв» Архангельского, начал выписывать списки дел, завел календарик-пинарик, и распечатал хронометраж. Через неделю, я просто возненавидел тайм-менеджмент!

    У меня было ощущение, что каждую минуту и секунду ты начинаешь тратить зря и превращаешься в белку в колесе. В итоге, я задвинул книгу подальше и приступил к изучению следующей системы.

    GTD Девида Аллена поначалу показалась мне решением всех проблем. Но, только поначалу :) Мне тяжело было справиться с системой планирования, структурированием папок, ярлыками и тегами. В итоге, я даже не дочитал книгу.

    Следующей в списке была Agile Results.

    С этой системой я познакомился в книге Дж. Д. Майера «30 дней достижения результатов». Первые впечатления после тридцати дней использования системы я описал здесь.

    Но, как и в предыдущих случаях, эйфория продолжалась недолго. Спустя три месяца я перестал пользоваться системой.

    Почему?

    Потому что, каждый из создателей систем управления временем создавал их под себя!

    Гибрид на основе Agile Results

    Естественно, полностью отказаться от системы планирования и управления временем я просто не мог. Иначе рано или поздно просто захлебнулся бы в рутине дел и вряд ли реализовал хотя бы один из своих проектов.

    Поэтому я принял решение попробовать создать систему планирования и управления временем, идеально подходящую, в первую очередь, мне!

    За основу была взята модель Agile Results.

    Почему?

    Потому что именно Agile Results позволяет гармонично охватывать все стороны жизни и концентрироваться на самых важных вещах!

    Что входит в мою систему?

    #1 — Инструменты

    • Day One — это мой ежедневник, в котором я подвожу итоги дня и недели.
    • Evernote — это мой виртуальный ассистент. В Evernote созданы блокноты по упрощенной модели Agile Results
    • Напоминания — это стандартная программа для Mac, в которую я заношу напоминания о событиях, привязанных к конкретной дате и времени
    • Eggscellent — Monocle Society. Инструмент, позволяющий разбивать работу на 25-минутные интервалы и 5-минутные перерывы на основании техники Pomodoro.

    #2 — Элементы систем

    • Agile Results — система планирования
    • GTD — блокнот «Входящее» и «To-Do»
    • 18 минут Питера Брегмана — принципы фокусировки и планирования
    • Техника Pomodoro — работа над задачами с регулярными интервалами и перерывами
    • Планирование дня блоками — позволяет четко структурировать, чем я занимаюсь в определенные отрезки дня

    Как работает моя система?

    Я буду по порядку рассказывать о том, как совмещаю эти принципы, и прилагать скриншоты из программ, чтобы наглядно показывать вам свои примеры.

    #1 — Структура блокнотов планирования в Evernote на основании системы Agile Results

    Именно таким образом выглядит моя система планирования. Она состоит из девяти блокнотов:

    #1 — Входящее (To-Do)

    Эту идею я взял из принципов GTD. В блокнот отправляются все появляющиеся задачи и идеи, которые я в конце дня раскидываю по остальным блокнотам. Главный принцип — к концу дня этот блокнот должен оказаться пустым!

    #2 — Фундамент

    Изначально идея с использованием этого блокнота у меня не пошла. Но со временем я понял: чтобы правильно вести бизнес, определять свои цели и двигаться к их реализации нужно хорошо разбираться в себе.

    В этом блокноте указаны моя миссия, ценности, сильные стороны, мой манифест и 10 перемен в жизни, которые могут произойти вследствие прикладываемых усилий.

    Я достаточно часто заглядываю в этот блокнот — он является моим маяком и ориентиром.

    #3 — План дня

    План дня состоит из нескольких частей.

    Первое — это три ключевых результата, которых я хочу добиться в течении дня. Над этими делами я работаю в первую очередь.

    Второе — список остальных задач на день.

    Третье — перечень обязательной ежедневной рутины, к которой относится чтение, занятие английским и словацким, тренировка с сыном, и остальные вещи, которыми важно заниматься регулярно.

    #4 — План недели

    Планирование на неделю происходит с небольшими отличиями от ежедневного планирования. Помимо трех ключевых результатов я также выделяю:

    • Главный приоритет недели (задачи из этой группы выполняются каждый день)
    • Топ-10 задач на неделю (к которым относятся самые приоритетные задачи для меня)
    • Перечень остальных задач, к которым я перехожу в том случае, если выполнил все запланированное.

    #5 — Пятничный обзор

    Пятничный обзор помогает мне объективно посмотреть, насколько я выполнил все запланированное и приблизился к достижению своих целей, а какие сферы стоит подтянуть.

    #6 — План месяца

    План месяца идентичен планированию на неделю с той лишь разницей, что в нем нет разбивки на ключевые и неключевые задачи.

    Почему?

    Потому что, 30 дней — достаточно приличный промежуток времени, в рамках которого могут поменяться приоритеты и задачи. Поэтому, я оставляю себе гибкость в работе с ежемесячными задачами.

    #7 — План года

    План года полностью аналогичен ежемесячному планированию.

    #8 — Проекты

    В блокнот «Проекты» отправляются все задачи из блокнота «Входящее» и разносятся по важным для меня направлениям. Дальше, эти задачи отправляются в блокнот с ежемесячными целями, откуда распределяются на недельные и дневные задачи.

    #9 — Идеи

    Блокнот «Идеи» очень похож на папку «Когда-нибудь» из GTD. В этот блокнот я переношу задачи и появившиеся идеи, к которым не планирую приступить в ближайшее время, но к которым обязательно вернусь в будущем.

    Этот блокнот нужно регулярно пересматривать и чистить (я это делаю каждую неделю), так как идеям свойственно терять актуальность :)

    #2 — Мои принципы планирования и управления временем

    Теперь немного расскажу о том, как я работаю с этой системой.

    #1 — Ежедневно

    Каждое утро я выделяю 5 минут (помните 18 минут Питера Брегмана?) на планирование трех ключевых результатов дня, просмотр напоминалок со встречами и плана на неделю, а также составление перечня задач на день.

    Такой способ позволяет мне фокусироваться на самых важных и приоритетных задачах, при этом не забывая о регулярной рутине, к которой относится спорт, чтение, английский, и т.п.

    В конце дня я выделяю 5 минут, чтобы быстро подвести итоги дня, оценить, что получилось и не получилось. Итоги дня я переношу в электронный ежедневник Day Onе.

    #2 — Еженедельно

    Раз в неделю я заполняю пятничный обзор, в котором подвожу итоги работы по нескольким направлениям. Я отмечаю три направления, над которыми я хорошо поработал, и три направления, которые стоит подтянуть.

    Также раз в неделю я подвожу итоги недели, объективно оцениваю свою работу, анализирую, почему не удалось выполнить запланированное и что можно сделать лучше.

    Полученные выводы я переношу в свой электронный ежедневник Day One.

    #3 — Ежемесячно

    Ежемесячно я подвожу итоги своей работы:

    • Уровень доходов и расходов
    • Выполнение маркетинговых целей
    • Достижение поставленных задач на месяц
    • Анализ эффективности сайта и публикаций

    Также раз в месяц я полностью пересматриваю блокноты «Проекты» и «Идеи» и избавляюсь от неактуальных задач.

    #4 — Ежегодно

    Раз в год я подвожу итоги года, пересматриваю блокнот «Фундамент» и описываю себе свой день через три года. Сколько себя помню, еще ни разу эта методика меня не подвела.

    Саморазвитие#Evernote#Инструменты#Планирование#Эффективность

    Интересные комментарии

      Tatiana
      2 года

      Хорошая статья, но только ошибок много (грамматических)...

      Анна Штаер
      2 года
      Татьяна, а вы бы не могли подсказать, где именно есть ошибки? Что-то от меня они попрятались :) *ошибки в скриншотах я исправить не могу
      Андрей
      2 года

      Признаюсь честно — я не сильно заморачиваюсь на ошибках при написании задач :) Очень часто использую Evenote с телефона, поэтому пишу быстро. Главное, чтобы задачи и цели выполнялись вовремя! :)

      Ольга
      2 года

      Большое спасибо! Отличная статья: читать интересно и сразу хочется попробовать применить!

      Андрей
      2 года

      Ольга, Татьяна, спасибо за отзыв! :) Рад, что статья понравилась.

      Луиза
      2 года

      Спасибо за ваше время и хорошо описанный подход :)

      А в списке 10 задач на месяц или неделю задачи сортированы по релевантности?

      Я бы добавила отмечать классные моменты дня и благодарности, которые чудесным образом влияют на уровень счастья, удовлетворенности днём и желанием сделать ещё больше :)

      Андрей
      2 года

      Спасибо за отзыв, Луиза! Рад, что статья понравилась! :)

      Нет, это просто перечень ключевых задач — они все релевантны в рамках определенного временного отрезка.

      Классные моменты я отмечаю в своем ежедневнике Day One :)

      Евгений К
      2 года

      Спасибо за статью.

      Построил по Вашему принципу свою структуру в еверноуте что-то конечно изменил под себя. Например сделал план не на месяц, а на стодневки, так как уже ставлю планы на стодневки. На каждую стодневку у меня свои приоритеты,

      Андрей
      2 года

      Пожалуйста, Евгений!

      Все верно! Я изначально написал свое мнение: идеальной система становится только тогда, когда сам человек адаптировал ее конкретно под себя.

      Успехов в использовании!

      Артемий
      2 года

      Статью добавил в закладки, так что теперь не потеряю, даже если выключат свет

      В жизни моей наблюдается хаотичный бардак, набирающий библейские масштабы Как с этим самому справится, до сегодняшнего утра знал косвенно. Благодаря Вашим трудам —

      1) Появилось желание посмотреть и скачать evernote — последним как раз сейчас и занимаюсь Весь компьютербумажкисмартфон завалины заметками — а нужно это все оформить в структуру, от лишнего избавиться. Про планирование вообще лучше не заикаться — там совсем все плохо) Но ваша статья, и формула «Как» -, я вижу, полностью поможет мне наладить проблемы планирования и расставить приоритеты в дненеделемесяце — жизни.

      2 Начать планировать... Ваша структура — как это сделать наиболее эффективно — полностью подходит под меня!

      3) Появилось огромное желание выразить вам, Андрей, огромную благодарность! Что я прямо сейчас и сделаю — Спасибо вам за то что нашли время поделиться полезными знаниями!

      С уважением, Артемий

      Андрей
      2 года

      Артемий,

      Спасибо за отзыв! Я рад, что статья оказалась вам полезна. Это означает, что она выполнила свое предназначение! :)

      Успехов вам!

      Константин Воронин
      2 года

      Андрей, спасибо за статью!

      Не увидел «итога дня» в вашей системе. Пятничный обзор вы делаете, а что с днем? Какой-то отзыв о дне, что понравилось, что нового, чем недоволен?

      Андрей
      2 года

      Константин, пожалуйста.

      Итог дня — Day One

      Артемий
      2 года

      Андрей как раз написал по поводу результатов дня —

      «В конце дня я выделяю 5 минут, чтобы быстро подвести итоги дня, оценить, что получилось и не получилось. Итоги дня я переношу в электронный ежедневник Day Onе.»

      Николай
      2 года

      Андрей, спасибо за статью.

      Хочу спросить, почему вы используете Day One, а не Evenote для итогов дня?

      Зачем множить сущности. Что не устроило в Evenote для ежедневных итогов.

      Андрей
      2 года

      Николай, пожалуйста.

      В Day One я использую как личный дневник + подвожу итоги в рамках дня/недели/месяца/года. Все записи хранятся в одном месте и я к ним периодически возвращаюсь.

      Из Evernote каждый день результаты я переношу в Day One, и, таким образом, следующий день начинаю с чистого листа. Когда-то делал файл с архивом в Evernote, но мне им неудобно пользоваться и я отказался.

      Но, если честно, принципиально разницы никакой, просто мне так удобней :)

      Максим Дранко
      1 год

      Андрей, спасибо большое. Ряд моментов у себя сделаю теперь иначе.

      Андрей
      1 год

      Максим, пожалуйста :)

      Max
      3 недели

      Согласен с автором. И хочу сказать что в наше время заработать очень просто , главное выбрать нужное и менее рискованное направление!недавно попал на этот сайт -http://freemoneys.hol.es за 2 дня вывел 2 тысячи рублей. Правда вложил около 400 рублей,ну не критично. в моем понимании, чтобы что то заработать нужно чтото вложить. Также там реально выйти на пассивный доход. Советую всем относиться к своим инвестициям с умом, без ума только кошки плодятся:-)

    • Ваш комментарий

      Комментарий*