29 октября 2018

План — всему голова, или Как планировать, чтобы достигать результата

Татьяна Жданова
Влюбленная в перемены. Создатель курса «Переменам Быть!». Помогаю знакомиться с собой поближе и двигаться в направлении мечты.
  • mylifetestdrive.com
  • vk.com/mylifetestdrive
  • instagram.com/tanya_peremenambyt/
  • — Есть ли у вас план, мистер Фикс?
    — Да у меня целых три плана!

    К осознанному планированию я шла долго. Мне всегда казалось, что я тот человек, который способен удержать в голове тонну информации, распланировать день, неделю, месяц, расставить приоритеты и выявить важное.

    На практике же бОльшую часть времени я прокрастинировала, поскольку информация, накопившаяся за длительное время, в голове превращалась в кашу «дружба». Конечно, я делала какие-то дела, но до настоящих результатов было далеко.

    В борьбе с замутненным сознанием и непониманием, куда бежать и за что хвататься, я выписала все дела, которые крутились в моей голове. Все, что я должна или хочу сделать. И этот список на листке бумаги каким-то чудесным образом изменил все.
    Источник фото:
     freepik.com

    Так началась моя история составления планов.

    Почему важно составлять планы

    Если вы тоже верите (как я когда-то), что для эффективной работы план вам не нужен, попробуйте ради эксперимента написать: чего вы хотите достичь, что для этого предпримете.

    Что у вас получилось? Чаще всего это будут разрозненные дела, обрывки мыслей. Иногда — полная растерянность и неспособность написать даже несколько дел.

    Даже составив огромный список дел, сможете ли вы за несколько секунд выбрать, какие из них нужно сделать в первую очередь, какие можно отложить, а какие — вообще вычеркнуть?

    Когда в голове крутятся мысли: «Мне надо сделать это, это, вот это и еще вот то», вы не можете решить, за что взяться.

    В итоге заканчиваете день на диване с ощущением паники и того, что все выходит из-под контроля, что дел слишком много, и вы не справляетесь с ними.

    Как написать план, если в голове каша

    Если вы обнаружили себя с ощущением перегрузки и отсутствием понимания, что вам сейчас делать, рецепт прост: берите лист бумаги и пишите.

    Пишите все, что сидит в вашей голове и не дает покоя. Все дела, которые вам необходимо сделать сегодня, на этой неделе, в этом месяце и даже в этом году. Распишите все, что вас мучает.

    Когда список будет готов, я уверена — вы почувствуете облегчение. Теперь нужно распределить дела по важности и срочности.

    • Посмотрите внимательно список и отметьте звездочкой (или как вам угодно) те дела, которые нужно было выполнить «еще вчера».
    • Кружочком отметьте те дела, которые важно сделать сегодня, но не прямо сейчас.
    • Стрелочкой отметьте то, что можно перенести или вообще выкинуть из списка.
    • Сделайте это для всех дел на неделю.

    Теперь, когда вы провели сортировку дел, вам хорошо видно — с чего нужно начать.

    Не откладывайте, берите первое дело с экстремальной срочностью (из категории «нужно было еще вчера») и принимайтесь за его исполнение.

    Далее переходите к делам, которые нужно завершить сегодня. Если после этих дел остается время, сделайте что-нибудь из списка со стрелочками. Если времени нет — перенесите дела на другие дни.

    Как составить план, когда цель слишком большая и/или незнакомая

    Год назад я решилась провести вебинар про новогодние желания.

    Идея меня вдохновляла, я кипела желанием свернуть горы, но ничего не предпринимала. Почему? Потому что не знала, как подступиться к этой новой для меня задаче. Как слушатель я была на многих вебинарах, однако не представляла, как самой организовать это мероприятие.

    Чтобы не дать себе возможности соскочить, я проанонсировала свой вебинар, опубликовала его на TimePad и попросила друзей о перепосте в соцсетях.

    Начались регистрации, назад дороги не было, но дело все равно не двигалось. Приближалась дата вебинара, откладывать дальше было нельзя.

    Я села и написала все, что знаю о вебинарах (нужна презентация, хороший интернет и т.п.). Написала все дела, которые могу сделать уже сейчас, и все, чего не знаю (как выбрать площадку, провести трансляцию и т.п.). Получилось два списка — список задач и список вопросов.

    Затем я села и ответила на все свои вопросы. Если вам кажется, что вы ничего не знаете, на самом деле какой-то ответ у вас все равно имеется.

    Например, на вопрос: «Как выбрать площадку для проведения вебинара?» я ответила, что нужно спросить Дашу, Лену и Аню, поскольку у них есть опыт проведения вебинаров.

    Эти ответы я также дописала в список задач. В итоге получился большой список дел, которые я УЖЕ могла начать делать.

    Задача перестала казаться нереальной. Процесс пошел.

    Составив первоначальный список дел, необходимо расставить приоритеты, наметить промежуточные результаты и определить сроки.

    Советую выполнить упражнение из статьи «Три списка для повышения продуктивности: как взломать свой поведенческий код». Оно поможет определить ваши условия продуктивности и начать внедрять их уже на этапе планирования (для меня, например, был важен четко обозначенный конечный срок и результат).

    Также на этом этапе важно отсечь те дела, которые делать не так уж обязательно. Приступая к чему-то новому, мы часто хотим сделать все идеально, поэтому добавляем в список много дел, которые на первом этапе лучше не пытаться реализовать.

    Посмотрите на свой список дел и примените к нему правило Паретто. Отсеките все, что можно отсечь. Когда вы закончите более важные дела, а ваша цель будет совсем близко, сможете добавить «красоты». Пока же  оставьте лишь самое необходимое. То, без чего ваша цель не будет реализована. Не гонитесь за идеальным решением, начните с прототипа.

    Теперь выберите составляющие вашей цели. В примере с вебинаром я выбрала следующие промежуточные подцели:

    Все свои задачи я разнесла по этим трем категориям.

    После этого определите, какая подцель идет первой, какая за ней, а какая параллельно.

    Написание и репетицию речи я оставила на самый конец, поэтому дела из этого списка делала в последнюю очередь, не отвлекаясь на них в начале. Часть дел из технической части поставила в главный приоритет (выбор площадки, к примеру), затем шла подготовка презентации.

    Как еще можно помочь себе

    1.     Бывают дни, когда совсем ничего не хочется делать, нет сил. Чтобы не сливать их в абсолютный ноль, составьте план на «ленивые дни». Запишите в него задачи, которые можно сделать легко и быстро, и задачи, которые не требуют серьезных усилий — механическую работу, не загружающую мозг. В дни, когда вы чувствуете, что не можете ничего делать, нет сил, достаньте свой «ленивый» план и выполните пару дел из него. Вечером вы будете гордиться собой, вот увидите :)

    2.     Ежедневно перед началом работы потратьте пять минут, чтобы записать цели и приоритеты. Это вернет ваш фокус внимания на текущие задачи и поможет избежать зависания в соцсетях. После того, как вы запишите свои цели и приоритеты, перечислите задачи, которые вы сегодня сделаете.

    3.     Оформляйте ваши планы таким образом, чтобы вам хотелось на них почаще смотреть. Используйте стикеры, цветные маркеры, красивую бумагу.

    4.     Не перегружайте свой ежедневный план. Лучше написать меньше, но выполнить список, чем изо дня в день переносить одни и те же задачи, на которые у вас не хватило времени.

    5.     Заведите себе партнера по планированию и раз в неделю обсуждайте с ним свои задачи и проблемы. Вместе с единомышленниками процесс идет легче.

    Как и где планировать

    В вопросах планирования важно найти «свои» инструменты. Пробуйте разные способы ведения плана — бумажный, электронный, списки, таблицы, майнд-карты.

    Сегодня я веду план в бумажном ежедневнике + Trello. Некоторые задачи для наглядности я планирую через майнд-карты на сайте www.mindmeister.com.

    В бумажном ежедневнике я использую систему Bullet Journal. Она претерпела некоторые изменения, но мне все равно нравится.

    Также у меня есть мини-блокнот — в него я перед работой переписываю цели и составляю список дел на день.

    В дни, когда я не чувствую высокой концентрации, я начинаю планирование с фрирайтинга. Пишу свои приоритеты и спрашиваю себя, что я могу сделать сегодня, чтобы приблизиться к желаемой цели. Сначала со скрипом, но дела появляются, а фокус становится четче.
    Источник фото: Unsplash

    В Trello я веду несколько досок, они носят стратегический характер. Туда я записываю все идеи и дела, которые мне нужно обдумать, задачи на дальнее будущее. Там же у меня имеется список клиентов, доработок по сайту и прочее.

    Майнд-карты для меня достаточно новый инструмент, но он позволяет прописать последовательность действий по некоторым задачам. Я не использую его повседневно, но он помогает наметить для сложных задач главные составляющие, разделить дела по категориям.

    Никто не сможет дать вам идеальный рецепт того, как именно нужно вести вашу систему планирования. Вам нужна собственная, но вы не сможете прийти к ней, не попробовав разные методики.

    Пробуйте, экспериментируйте, планируйте, действуйте!

    Саморазвитие#Планирование#Самосовершенствование#Цели