Эта статья о том, как я использую Evernote в повседневной жизни (спойлер: как дневник, корзину входящих, записную книжку и картотеку проектной информации, а также для планирования дня) и как мне в этом помогает возможность создания заметок по шаблону. 

Одна из задач, которые я вынесла на последнюю стодневку, висит уже не первый год: давно хочу вести дневник, много раз начинала, столько же бросала. При том, что плюсы ежедневных записей и недельных/месячных отчетов очевидны: это возможность сохранять опыт, анализировать его и делать выводы, чтобы не натыкаться на те же грабли по кругу, а еще статистика, готовая к предъявлению врачу, работодателю, психотерапевту, финансовому консультанту — и прежде всего самой себе. Иначе говоря, «зачем» было давно понятно, а «как» все не находилось.

Вот такие у меня были критерии:

• Гибкость и настраиваемость инструмента под себя — поэтому стандартные PIM-приложения я отмела очень быстро: там было много лишнего, не было того, что мне нужно, а структура навязывала чуждую мне систему.
• Мобильность, возможность постоянно держать записи под рукой.
• Легкость ввода.
• Легкость доступа к записям и поиска информации, возможность сортировки и фильтрации по разным параметрам.
• Легкость редактирования записей.
• Желательно — возможность совместить в одном инструменте дневник, хранилище данных, планировщик и таск-менеджер. Не люблю часто переключаться между инструментами.

Вот что я пробовала:

Бумажные блокноты. Пользовалась много лет. Плюсы: они приятные тактильно, их удобно носить с собой, там легко писать и рисовать, они не зависят от заряда аккумулятора и наличия сети, их можно ронять и даже утопить не очень страшно. Минусы: лишний груз в сумке/кармане, вечно теряющаяся ручка, туда нельзя скопировать информацию, вставить картинку или активную ссылку. Если блокнот кончился, он лежит мертвым грузом. Чтобы сохранить записи для активного пользования, нужно их копировать, фотографировать, перепечатывать — либо как-то индексировать бумажные блокноты — одним словом, тратить время и ресурсы.

Outlook. Пользовалась довольно долго – в те времена, когда (а) пользовалась Outlook как почтовым клиентом и (б) еще не было смартфонов. Плюсом было то, что инструмент всегда под рукой: клиент был обязательным на работе. Существенным минусом стало отсутствие синхронизации с мобильными устройствами – к тому же я больше не пользуюсь Outlook.)

Специальные PIM-приложения: MLO, Essential PIM, Wunderlist, Remember the Milk и т.п. Плюсы: многофункциональность, заточенность под таск-менеджмент. Минусы: перегруженный интерфейс, нетривиальный ввод, навязывание структуры и терминологии.

Trello. Работала довольно много и по-разному, на одной из стодневок много про это писала. Плюсы: универсальная настраиваемая программа, синхронизируется с приложением на Android, туда очень просто вводить данные, карточки легко тасуются в нужном порядке и перекидываются из списка в список. Легко открыть общий доступ. Минусы: чтобы отфильтровать там данные, найти что-то, а особенно извлечь в другое приложение, надо на голову встать. Неудобная система меток.

TXT-файлы на жестком диске плюс Dropbox. Плюсы: универсальный формат, минимальный вес, легкость ввода с ПК, вставка даты и времени по горячей клавише. Минусы: файлы терялись, в них нельзя организовать поиск, нет синхронизации с телефоном, невозможно вставить активную ссылку или картинку.

Keep. Плюсы: удобный ввод, синхронизация, легко предоставлять общий доступ к заметкам. До сих пор храню там часть списков. Минусы: неудобный поиск.

Мнемоника. Не оставляю надежды приспособить к полноценному хранению информации собственную голову. Возможно, даже поставлю это задачей на одну из следующих стодневок. Плюсы: не надо вообще никаких дополнительных инструментов, данные можно сохранять на лету в любом состоянии. Минусы: мнемоника подходит не для всех типов данных: непрочитанную статью/ссылку/картинку так не сохранишь. Доступ к данным есть только у носителя, это не всегда удобно и не очень надежно: нужно дублирование. На овладение нужно время и усилия.

Специальный аккаунт в Skype. Skype все равно открыт на ПК и установлен на смартфоне. Если создать аккаунт и завести с ним общий чат, то туда можно кидать заметки и напоминалки, не открывая другие приложения. Или крикнуть из кухни: «Молоко кончается, кинь в Записочки, что надо купить». Плюсы: удобство ввода. Минусы: это чисто корзина входящих. Если записи не обрабатывать, превратится в компост.

Evernote. Пользуюсь им очень давно, но в основном как записной книжкой. Плюсы: удобный клиппер (делает Evernote бесценной корзиной входящих — и одновременно мусорной корзиной для бесполезных заметок), удобный поиск и система меток, дающие возможность гибкой фильтрации. Синхронизация с телефоном и десктопным приложением. Минусы: записи без системы теряются и лежат мертвым грузом. Оперировать несколькими записями одновременно невозможно. Перемещать записи и менять метки неудобно. НО! При этом синхронизация, метки и удобный поиск всегда выглядели настолько удобно, что остальные приложения я ставила и сносила по несколько раз, а Evernote всегда занимал свои кровные мегабайты на смартфоне.

Плюсы и минусы Evernote

Evernote — это прежде всего хранилище заметок. В этом его плюсы и минусы: под таск-менеджер он катастрофически не заточен, особенно под ведение таск-менеджмента в формате «одна заметка = одна задача». Приспособить его как PIM пытались не раз, в интернете полно примеров, я на них заостряться не буду. Пропишу подробнее плюсы и минусы, а потом к шаблонам.

Плюсы:

• Метки. Их может быть сколько угодно, у них древесная структура с кучей уровней вложенности, они позволяют фильтровать заметки по разным параметрам: тематике, типу, соотнесенности с проектом и т. п.
• Настраиваемый поиск и возможность сохранять поисковые запросы — как дополнительная функция фильтрации.
• Богатые возможности форматирования внутри заметки. Возможность скопировать текст из редактора или с сайта с сохранением формата. Вложение файлов, вставка картинок.
• Возможность автоматически вставить дату и время горячей клавишей (по умолчанию Alt+Shift+D) позволяет не только быстро вставить дату в заголовок, но и при желании вести хронометраж внутри заметки.
• Перекрестные и внешние ссылки.
• Функция объединения заметок делает Evernote просто идеальным инструментом для дневника: семь дневных заметок можно объединить в одну недельную (с недельной шапкой-отчетом), 4 недельных — в месячную и т. п.
• Здесь очень удобно хранить информацию, в частности заметки к проектам. Синхронизация с мобильным приложением позволяет держать данные под рукой, а поиск ищет и фильтрует по любым ключевым словам в заголовке и теле заметки.
• Веб-клиппер делает Evernote отличной корзиной входящих: сюда можно скидывать клипы к просмотру, статьи к прочтению, любые полезные ссылки. Кстати, вот лайфхак, чтобы отвыкнуть от бесконтрольного веб-серфинга: увидел интересную публикацию — не бросаешься читать, а скидываешь в Evernote с меткой «к прочтению».
• Шаблоны! :) Позволяют быстро создавать записи нужных форматов.

Минусы:

• Напоминания есть, но сделаны настолько «на отцепись», что можно считать, что их нет.
• Нет функции поставить к заметке флажок «готово». Внутри заметки можно соорудить список с такими флажками, но он не будет сортироваться/фильтроваться по готовности.
• Чтобы переименовать заметку, нужно ее открыть и отредактировать.
• Выстраивать заметки в произвольном порядке, как карточки в Trello, невозможно, можно только сортировать по стандартному набору признаков.
• Нельзя построить древесную структуру заметок.
• Присвоение и изменение набора меток, перемещение между блокнотами — требует ловкости рук и напряжения: нужно пристально целиться мышью в список мелких текстовых ссылок.

Про шаблоны

Теперь о шаблонах. Функция «шаблон» позволяет создать заметку не с нуля, а на основе шаблона: стандартного готового — или, что гораздо интереснее, собственноручно сделанного. Чтобы создать свой шаблон, достаточно «нарисовать» его в пустой заметке и сохранить заметку как шаблон. После сохранения шаблона заметку-шаблон можно удалить или заполнить нужным контентом.

Что я делаю с помощью шаблонов:

• планирую день;
• веду учет «малых шагов»;
• веду дневник;
• работаю с проектами.

Мои шаблоны

ДЕНЬ

Этот шаблон я использую каждый день и постоянно обращаюсь к нему в течение дня. Здесь мой список дел, план, сюда я заношу дневниковые записи, здесь отмечаю выполнение «малых шагов» и рабочих этапов крупных проектов, сюда вписываю новые актуальные дела/проекты по мере их возникновения.

• Блок «План» не обязательно включает конкретные задачи вида «next action». Сейчас я чаще вставляю ссылку на проект, над которым хочу поработать, и указываю количество времени в пятнадцатиминутках. Конкретные задачи расписаны уже в заметке проекта. Здесь я пишу все дела на неделю, при необходимости дописывая новые. Ежедневные дела (сейчас это малые шаги по стодневке) выделены жирным, другие задачи на сегодня — курсивом.
• Блок «Лог» — это события и мысли за день. Собственно, дневник короткими записями — либо в течение дня, либо вечером.
• Блок «меню дня» — тут все очевидно.)
• Блок «план по часам». В часе обычно умещается 3 пятнадцатиминутки, одну из них я стараюсь проводить не за компьютером: хожу по дорожке или занимаюсь домашними делами (хорошо быть фрилансером, правда?).

Повторяющиеся и незаконченные дела из «Плана» я копирую в заметку следующего дня, а в воскресенье — в недельный бланк.

НЕДЕЛЯ

Это отчет-шапка, под которым я объединяю семь заметок за прошедшую неделю. Чтобы объединить заметки в правильном порядке, нужно, удерживая Ctrl, в нужном порядке щелкнуть их мышью, потом щелкнуть выделение правой кнопкой и в контекстном меню выбрать пункт «Объединить заметки».

• События и мысли недели — яркие вехи недели: что запомнилось.
• Хвосты недели — не завершенные за неделю и все еще актуальные задачи и проекты. Собираются автоматически из последнего «Плана» (воскресного). Специально неделю сейчас не планирую, но при подведении итогов пробегаюсь по недельным записям (вдруг что забыла вынести как задачу), списку проектов и списку отложенных дел. Если за что-то цепляюсь, добавляю к хвостам и пишу в «План» понедельника.
• Меню недели. Просто табличка, куда собираю рационы за неделю, чтобы не искать их по записям. Аналогично можно записывать, скажем, расходы, нахоженные шаги, выпитую воду (у меня для этого другие трекеры).

ПРОЕКТ

Когда создавала этот шаблон, не ожидала, что он настолько приживется. Сейчас он для меня просто палочка-выручалочка. Для полноценного проект-менеджмента с графиками, KPI и т. п. Evernote, понятно, не идеальный вариант, а вот для мелочи вроде «расплеваться с налоговой за первый квартал», «переводы по игрушке ААА», «перебрать несезонные вещи и избавиться от лишнего» — самое то.

• Готов, если. Если прописать этот пункт, то сразу можно отличить проект от, скажем, ремонта, который нельзя закончить, можно только прервать. Ну, и вообще ясности прибавляется.
• Текущий статус. Тут не ограничиваюсь формальным «в работе», а расписываю как есть: первая часть готова, жду ответов от заказчика, надо сделать спеллчек. По второй жду отмашки от переводчика, менеджерка грозится прислать третью в конце недели. Надо решить вопрос с переводом термина «ХХХ»!!!
• Задачи. Все подзадачи по проекту в формате Next Action — то есть, готовые к исполнению. Прогнать по тексту спеллчек, поставить вопрос о термине в общем чате, просмотреть текст на основе полученных ответов, если придут до дедлайна, заменить все Ё на Е и все дефисы на тире.
• Заметки. Все полезные ссылки, инструкции, телефоны и прочее: либо информация по проекту, либо ссылки на нее — в том числе внутренние (внутри Evernote).

ТЕКСТ

Этот пост я собирала в шаблоне «Текст». :) Это, собственно, видоизмененный шаблон проекта. В левой части собираю «снежинку»: план текста в формате многоуровневого списка, постепенно расширяющийся и дополняющийся. В правой — дописываю, про что нужно упомянуть, что не забыть сказать/сделать (например, наделать скриншотов к статье), на что сослаться. Когда снежинка разрастается до серьезных размеров, я переношу ее в раздел «Черновик» — или просто в Word.

Резюме

Evernote — это инструмент, заточенный под сбор и хранение информации. Функция шаблона делает его отличным хранилищем для дневниковых записей и отчетов, а также для работы с простыми проектами. Шаблоны снижают «цену входа»: сделать запись гораздо проще, если нужно не начинать с чистого листа, а заполнить небольшой бланк. Плюс – у кого как, а мне, например, мой внутренний перфекционист тычет в морду сиротливо незаполненным рационом за день, напоминая вести дневник питания.

Если есть желание настроить Evernote под стратегическое планирование и таск-менеджмент, придется повозиться: для этих целей лучше приспособлены специальные приложения, а из универсальных лошадок — Trello. Но… Как показывает практика, можно и зайца научить курить.

Саморазвитие #Evernote #опыт_стодневщиков #Планирование #Приложения