14 февраля 2018

Четыре правила ежедневного планирования. Выходим из реактивного режима

Елена Клишина
Бизнес-тренер, эксперт в менеджменте, коммуникациях, деловой и личной эффективности. Предприниматель, создатель проекта easy-steps.ru. Практик с многолетним опытом работы в российских и западных компаниях. Любимое дело — помогать людям жить талантливо, успевать главное, оставаясь в балансе с самим собой и окружающим миром.
  • easy-steps.ru
  • vk.com/pifiya
  • Сколько себя помню, с малых лет меня интересовал вопрос личной эффективности. Я искала способы «оптимизации»: как сделать все быстрее, лучше и с удовольствием.

    Будучи человеком активным, интересующимся и ориентированным на результат и развитие, я всегда старалась узнать и успеть больше, реализовать все свои мечты. А они всегда были достаточно дерзкими :).

    Когда ты ставишь высокую планку, требования к себе тоже достаточно высоки. Рано или поздно неизбежно достигнешь предела и столкнешься с тем, что тебе перестало хватать ресурсов: времени, сил, энергии, мотивации. Здесь-то и начинается новый виток развития: управлять временем, достигать целей, сохранять жизненный баланс и энергию теперь нужно по-другому — еще более эффективно.

    Я искала ответы в книгах, собирала лучшие практики, опрашивала своих успешных друзей и коллег, которым удается сочетать прибыльный бизнес и гармоничную жизнь. Пробовала внедрять инструменты сама, училась на своих и чужих ошибках, благодаря чему могу сказать: сейчас я живу той жизнью, какой хотела жить. С той степенью личной и финансовой свободы, которых мне достаточно.

    Более того, увлечение вопросами эффективности в итоге стало делом жизни, переросло в проект easy-steps.ru, цель которого — помогать людям жить талантливо, успевать главное и при этом оставаться в балансе с собой и окружающим миром.

    Несмотря на то, что я — человек активный, свободолюбивый и абсолютно неусидчивый, благодаря инструментам личной эффективности, я научилась дружить со временем и успеваю реализовывать значимые для себя цели в разных жизненных сферах. Я много путешествую, много работаю, много отдыхаю и много уделяю времени друзьям и близким.

    Одним словом, стараюсь, чтобы жизнь была полной во всех сферах. На протяжении многих лет обучаю деловой и личной эффективности сотрудников российских и западных компаний и всех, кто как и я влюблен в тему продуктивности.

    Меня часто спрашивают: как с такой плотной тренинговой загрузкой, расписанной на год вперед, и большим количеством командировок развивать бизнес, при этом постоянно путешествовать и уделять время любимым людям и занятиям? Признаюсь: у меня это тоже получилось не сразу. Путем проб и ошибок, порой очень дорогих, я последовательно, шаг за шагом, приближалась к желанному стилю жизни.

    Жизнь — очень мудрая штука. Она всегда подкидывает нужные события и порой капитально выталкивает из зоны комфорта, выписывая тебе волшебный пендель.

    Я опробовала много систем управления временем, стараюсь постоянно держать руку на пульсе всех новинок в сфере личной эффективности. Но в итоге я ушла от сложных систем, которые делают из планирования культ и пропагандируют жизнь по расписанию.

    Хочу поделиться с вами простыми и действенными способами планирования, которые помогают мне успевать сделать главное. И при этом — иметь возможность наслаждаться каждой минутой жизни.

    С годами ход жизни убыстряется, события следуют одно за другим. Одни вовлекают нас в свой водоворот, другие просто проносятся мимо, и тогда ты чувствуешь себя пассажиром поезда, который смотрит в окно на ускользающую жизнь. А конечная станция — не за горами.

    На оставшемся жизненном отрезке у нас есть два пути: мы либо реагируем на входящие события, позволяя жизни управлять нами, то есть живем в реактивном режиме, либо сами управляем жизнью, задавая ритм и выбирая задачи, которые важны именно нам. Как правило, происходит ровно наоборот.

    Все потому, что мы живем, реагируя на задачи, прилетающие извне. И таким образом, погрязаем в бесконечной беспросветной рутине.

    Чтобы прожить оставшуюся часть жизни так, как вы действительно хотите, надо перейти в проактивный режим, стать инициатором событий. А для этого нужно четко понимать, что вы хотите реализовать в долгосрочной перспективе и планировать ваше время исходя из этих целей, а не просто реагируя на внешние раздражители. То есть планировать сверху вниз, от долгосрочных целей к краткосрочным, сегодняшним.

    Как ставить долгосрочные цели, я писала здесь. Сегодня же речь пойдет об ежедневном планировании.

    Выйти из реактивного режима помогут долгосрочные цели. Имея перед глазами желанную мечту, образ результата, вам легко будет составить ежедневный план, задавая себе всего лишь один вопрос: «Какие три самые важные задачи я должен сделать сегодня, чтобы приблизиться к желаемой жизни»?

    • Первое: каждый день я задаю себе вопрос: «Какие три приоритета я ставлю себе на этот день?». И, кровь из носа, делаю эти задачи. Как убедиться, что приоритеты расставлены правильно?

    Вы должны видеть очевидную связь между решаемой задачей и вашей желанной целью в будущем. Только тогда ваш план будет работать.

    • Второе: вы сами знаете свои грешки: кто-то сидит в соцсетях, бессмысленно ставя лайки во фендленте, кто-то «зависает» в телефонной болтовне или перед телевизором, кто-то не умеет сказать нет и реагирует на все внешние раздражители, исполняя чужие желания, а не свои. Попробуйте включить в свой план одну задачу по работе с таким поглотителем.

    Просто включаем в дневной план пункт: «Избегать поглотителя» (например, интернет-серфинга без конкретной цели). Обращая внимание на важный для вас показатель, вы включите внутренний будильник и начнете более осознанно использовать время.

    • Третье: у каждого из вас есть свой ритм. Кто-то «жаворонок», а кто-то «сова». Кто-то «марафонец», и в силах делать длинные забеги, а кто-то, как, например, я, «спринтер» — высоко продуктивен, но в течение короткого времени. Исходя из понимания себя, вы планируете свои дела. Жаворонкам лучше планировать самые сложные приоритетные задачи на утро, совам — во второй половине дня. Марафонцы прекрасно работают три-четыре часа подряд, спринтеры дают резкий старт и могут дать максимальную продуктивность в течение часа-полутора, а потом быстро выдыхаются, поэтому им лучше планировать работу блоками.

    Зная свой ритм, поставьте в план самую трудную задачу, с самым высоким приоритетом на то время, когда вы наиболее продуктивны. А простые рутинные задачи, не требующие приложения больших усилий, смело ставьте в «непродуктивные» часы.

    Итак, добавляем в план сложную задачу с высоким приоритетом в высокопродуктивное время. Задачи с низким приоритетом объединяем в блоки и делаем в низкопродуктивное время.

    • Четвертое: ваш отдых. Я настаиваю на том, что планировать нужно не только работу, но и отдых, и то, как вы будете пополнять ресурсы энергии. Помните, что энергию можно черпать из четырех источников: эмоционального, умственного, физического, духовного. Какие перерывы и когда вы сделаете в течение дня? Как вы будете восстанавливать энергию между забегами? Запланировали, записали в план.

    Как проверить, что вы правильно регулируете ваше восстановление? Вечером, по окончании рабочего дня у вас остается энергия, вы бодры и свежи — значит, вы отлично справились! Да-да, это возможно.

    Итак, четыре пункта. Вот как выглядит ваш ежедневный план:

    Много? Нет. Долго? Тоже нет. Продуктивно? Если вы правильно определили приоритеты и выполнили их в течение дня, вы поразитесь, с каким глубоким чувством удовлетворения вы будете проживать каждый день и каким неумолимым станет ваше движение к целям! Проверено!

    Если у вас есть свои секреты ежедневного планирования, делитесь в комментариях, будем улучшать жизнь вместе! Успехов!

    Саморазвитие#Планирование#Приоритеты

    Интересные комментарии

      Юлия
      4 года

      Спасибо =

      Екатерина
      4 года

      Отличная статья!

      Elena Klishina
      4 года

      Юлия, Екатерина, спасибо! Рада, что статья оказалась полезной.

      Елена
      4 года

      Да, полезная статья, и легко и увлекательно написано. Спасибо.

      Elena Klishina
      4 года

      Елена, спасибо большое

      sakura_ga_saku
      4 года

      какие дельные советы, спасибо!

      Ирина
      4 года

      Спасибо!Отличная статья и сейчас как раз в яблочко!

      Elena Klishina
      4 года

      Вам спасибо за интерес к теме. Главное теперь применить!

      Elena Klishina
      4 года

      Ирина, рада если получится приложить к вашей реальности. Потом поделитесь успехами!

      Мария
      4 года

      Большое спасибо за статью — отлично структурированы основные идеи!

      Elena Klishina
      4 года

      Мария, вам спасибо за отклик!

      Магомед
      4 года

      Елена Клишина, низкий поклон за статью! Спасибо!!
      Есть несколько вопросов.
      1. «Избегать поглотителя» — как практически это происходит? У вас в плане прописан данный пункт. Да, не тратить время на серфинг по интету, а в план зачем? =.

      2. Так же, по изображению — Час силы — трудная утренняя задача. Что это такое? Одна из трех задач или отдельная?

      3. Задачи с низким приоритетом. — как их регулировать, по факту, их бесконечно много. Вы как-то их фиксируете по времени? Количеству? Или до упора, пока не ответите на почту, все звонки и т.д.

      Спасибо,

      Elena Klishina
      4 года

      Магомед, добрый день! Спасибо вам за отклик и интересные
      вопросы!. Буду отвечать по пунктам:

      1. По поглотителям: по моей практике, когда фокусируешься на одном поглотителе,
      получается лучше его проработать, так как весь список хронофагов (пожирателей)
      сложно удержать в голове и опять начинаешь «распыляться» в попытках искоренить все. Я обычно ставлю в план на 2-3 недели один поглотитель и работаю исключительно с ним, тогда уже формируется новая позитивная привычка и становится естественным, например, отключать телефон, когда решаешь серьезную задачу. Или серфить по интернету раз в час по 10 минут в виде вознаграждения за проделанную работу.

      2. По поводу «часа силы»: можно взять и одну из приоритетных задач и
      ударно проработать ее или неприятную задачку, которая «отравляет» вам существование.
      Отчет, звонок кому-то и т.д. Тогда весь день пройдет легко, с ощущением, что вы уже
      разделались с самым сложным и неприятным, сделали самое важное! Чувство
      необыкновенное). День только начался, а ты уже молодец.

      3. По низкоприоритетным задачам: главное, в течение дня сделать ваши приоритетные
      задачи, а низкоприоритетную рутину, я обычно объединяю в блоки по часу или 2
      часа и утром решаю «запускающие» задачи, то есть задачи, от которых зависит
      работа сотрудников или другие вопросы. А потом несколько раз в день опять
      блоками по пол-часа, часу, решаю остальные, отвечаю на почту, накопившиеся
      звонки. Главное, не распылять эти задачи беспорядочно на весь день, иначе вы тратите в 2
      раза больше времени и энергии. Если остаются «хвосты», то они переходят на
      следующий день. Главное в низкоприоритетных задачах, также проставить
      приоритеты, что важнее делаем в начале, неважное аннулируется или спокойно ждет
      до завтра.

      Надеюсь, ответила на ваши вопросы). Успехов!

      Андрей
      4 года

      Очень много, много воды. Советы конечно дельные, но такие же почти в каждой книжке про эффективность... Можно соратить статью раза в три. Прошу прощения за ворчание.

      Vad
      3 года

      >Elena Klishina

      >7 месяцев

      >Магомед, добрый день! Спасибо вам за отклик и интересные вопросы!. Буду отвечать по пунктам:

      Тот нечастый случай, когда комментарий не хуже статьи.

      Спасибо и за статью и за комментарий!

      Елена
      3 года

      Vad, спасибо. Рада, что комментарии оказались полезными

      Goal-Life
      2 года

      Здравствуйте, очень хорошая статья, для тех кто учится планировать, но я лично склоняюсь к тому, что ежедневное планирование нужно, но не постоянно. Нужно например после отпуска, чтобы втянуться в новый график, или когда только начинаешь ставить какую-то цель, чтобы адаптироваться. Вот тут хорошо написано по этой теме https://goal-life.com/page/life-balance/stress-ot-ezhednevnogo-planirovaniya, всё это необходимо, но в меру. Гораздо важнее планировать долгосрочно, хотя бы на месяц или на год вперед, а лучше и на 5-10 лет.