11 сентября 2018

Семь пунктов, которые мешают вашей продуктивности

Вероника Терешкова
«Мой мозг бунтует против безделья. Дайте мне дело! Дайте мне сложнейшую проблему, неразрешимую задачу,запутаннейший случай — и я в своей тарелке. Я ненавижу унылое, однообразное течение жизни. Ум мой требует напряженной деятельности. Именно поэтому я и выбрал для себя свою уникальную профессию, точнее, создал ее». (Артур Конан Дойль)
  • medium.com/@veronicatereshkova
  • vk.com/id5003893
  • Когда слишком много на себя берешь, список дел растет неконтролируемо. А вот количество часов в сутках не увеличивается, и возникает риск надорваться.

    Вероника Терешкова перевела статью маркетолога и социолога из Канады КамМи Фам, в которой с научной скрупулезностью рассмотрены семь главных врагов нашей продуктивности.

    КамМи Фам
    Маркетолог, диджитал-аналитик, блогер, партнер агентства KwinMedia. Написала статью для блога Medium о правильном управлении энергией. А также о том, чем деятельность отличается от продуктивности.

    В 17 лет я трудилась по 20 часов в день, разрываясь между учебой и работой.

    Я училась в школе, на переменах делала домашнюю работу, по ночам работала на некоммерческие организации.

    Такой нечеловеческий график позволил мне быть причастной к бесчисленным государственным кампаниям, а также сулил возможность сотрудничества с компаниями первого эшелона и успешную карьеру в целом.

    Это было давно. С возрастом мое отношение к работе изменилось.

    Я поняла, что путь к успеху не всегда зависит от того, насколько усердно ты работаешь.

    Время — крайне ограниченный ресурс

    Возьмем мелкого бизнесмена. Максимум, на который он может рассчитывать, это 24 часа в сутки 7 дней в неделю. В то время как его более состоятельные конкуренты  могут просто «влить» больше денег в свое дело, расширить команду и тем самым посвятить куда больше времени работе над тем же самым продуктом.

    Тогда почему у мелких стартапов получается добиваться целей, которые даже не снились крупным корпорациям?

    Огромный Facebook купил маленький Instagram, состоящий из команды в 13 человек за миллиард долларов.

    Snapchat, молодой стартап, состоящий из 30 человек, уже в который раз отвергает коммерческие предложения таких гигантов как Facebook и Google.

    Можно сказать, что их успех был удачным стечением обстоятельств. Но это лишь отчасти. Львиная доля — в эффективности.

    Ключ к успеху не в тяжелом, а в умном труде

    Между понятиями «быть занятым» и «работать продуктивно» есть значительная разница.

    Занятый делами человек не всегда работает продуктивно.

    Продуктивность — это, скорее, про менеджмент своих сил, нежели про тайм-менеджмент. Это бизнес-процесс самой жизни. Мы должны научиться тратить как можно меньше энергии для получения лучшего результата.

    Мне очень повезло работать в замечательной команде Filemobile. Эти люди постоянно стимулируют меня, помогают определять приоритеты для получения наиболее высоких результатов и достижения наибольшей продуктивности.

    Благодаря этому я смогла сократить свою рабочую неделю до 40 часов вместо 80 прежних. При этом я выполняю намного больше задач, чем раньше.

    Другими словами, сейчас для меня меньше означает больше.

    Семь пунктов, которые тормозят вашу продуктивность

    1. Прекратите работать сверхурочно и увеличьте свою продуктивность

    Вы когда-нибудь думали, откуда взялся восьмичасовой рабочий день и пятидневная рабочая неделя?

    В 1926 году американский промышленник и основатель компании Ford Motor Генри Форд провел эксперименты, которые привели к любопытным результатам: если сократить рабочий день с десяти часов до восьми, при этом работать пять дней в неделю вместо шести — продуктивность вырастет.

    Источник: Source: Calculating Loss of Productivity Due to Overtime Using Published Charts — Fact or Fiction

    Чем больше вы работаете, тем менее эффективным и продуктивным становится ваш труд. Как в краткосрочной, так и в долгосрочной перспективе.

    «Оценка эффекта переработок на строительных площадках» (Scheduled Overtime Effect on Construction Projects) — так назывался отчет американской общественной организации «Круглый стол бизнеса», опубликованный в 1980 году.

    Автор ресурса AlterNet Сара Робинсон в своей статье ссылается на исследование, проведенное военным комиссариатом США, в результате которого было выявлено: «Недосыпая один час каждую ночь в течение недели, организм начнет испытывать нарушения когнитивных функций, сравнимые со средней степенью алкогольного опьянения».

    Вы рискуете быть уволенным, приходя на работу в алкогольном опьянении, однако работа после бессонной ночи считается приемлемой практикой.

    Для постоянного поддержания высокого уровня продуктивности важно не «загонять» себя работой и высыпаться. В следующий раз, когда вы будете удивляться своей непродуктивности, подумайте —  возможно, вы просто входите в 70 % людей, страдающих недосыпом.

    • Леонардо Да Винчи дремал несколько раз в день и меньше спал по ночам.
    • Французский император Наполеон не лишал себя возможности поспать, когда ему этого хотелось, каждый день позвляя себе вздремнуть в светлое время суток.
    • В отличие от Наполеона, Томас Эдисон стеснялся своей привычки поспать днем, однако никогда не пренебрегал ею.
    • Элеонора Рузвельт, жена президента США Франклина Рузвельта, часто повышала свою активность, ненадолго засыпая перед важными выступлениями.
    • Джин Отри, «поющий ковбой», на каждом концерте спал в своей гримерке между выходами на сцену.
    • Президент Джон Кеннеди обедал в постели, а затем укладывался на послеобеденный сон каждый день!
    • Нефтяной промышленник и филантроп Джон Рокфеллер каждый день засыпал после обеда в своем офисе.
    • Послеобеденный сон Уинстона Черчилля был событием необсуждаемым. Он полагал, что именно это помогало ему в два раза повысить свою дневную продуктивность.
    • Президент Линдон Джонсон засыпал каждый день в 15:30, чтобы поделить свой рабочий день на две смены.
    • Несмотря на критику в свой адрес, президент Рональд Рейган не скрывал любви ко сну.

    Из личных наблюдений: когда я начала спать семь-восемь часов в сутки, то стала куда более продуктивной. Теперь я могу выполнить намного больше задач, чем во времена ежесуточной шестнадцатичасовой работы.

    Кто ж знал, что сон может быть для маркетолога волшебным инструментом!

    2. Прекратите слишком часто отвечать «да»

    Согласно принципу Парето, 20 % усилий производят 80 % результатов, тогда как 20 % результатов требуют 80 % усилий.

    Таким образом, вместо того, чтобы работать больше, нам стоит сосредоточиться в первую очередь на задачах, которые принесут 80 % результата и отказаться от всех остальных. У нас появится больше времени, чтобы сосредоточиться на самых важных делах.

    И нужно прекратить отвечать «да» задачам, которые не приносят результата или дают незначительные результаты.

    Отсюда вытекает вопрос: чему нужно говорить «да», а чему «нет». Если у вас не получается определить, насколько полезным окажется ваш следующий шаг, стоит ли его делать, выполните простой тест: отслеживайте все, что вы делаете, а затем оптимизируйте, если это возможно.

    Большинство из нас говорят «да» куда чаще, чем нужно, просто потому что отказать сложнее. Никто не хочет быть плохим парнем.

    В 2012 году Journal of Consumer Research опубликовал следующее исследование. Ученые разделили 120 человек на две группы, одной из которых нужно было отвечать: «Я не могу», другой: «Я не буду».

    Результаты получились крайне интересными:

    В следующий раз, когда вы захотите отказаться, используйте «я не буду» вместо «нет».

    Еще один отличный способ избежать бесполезной для себя деятельности заключается в простом правиле: подумайте на двадцать секунд дольше о деле, за которое вам не стоит браться.

    3. Хватит выполнять все самостоятельно, позвольте людям помочь вам

    Когда-то я пыталась управлять огромным сообществом и далеко не всегда удачно. Главной ошибкой было то, что я пыталась все делать самостоятельно.

    В результате выдохлась, и сообщество взяло бразды правления ресурсом в свои руки. К моему удивлению, пользователям моя работа удавалась куда лучше, чем мне.

    Так я осознала потенциал сообщества и поняла — почему брендам нужен контент, которые генерируют юзеры. Просто они лучше любого маркетолога знают, чего хотят и как.

    Вы знали, что согласно Octoly, видео, выложенные на YouTube обычными пользователями, набирают в десять раз больше просмотров, чем видео, выложенные компаниями?

    Исследования подтвердили: когда рядовому американцу необходимо найти информацию о какой-либо компании/услуге, более половины пользователей доверяют отзывам обычных людей, а не информации о компании на ее официальном веб-сайте (таких 16 %). Тех, кто доверяет рекламе, и того меньше — 14 %.

    Так что маркетологам следует обращаться за помощью к обычным клиентам этой компании.

    Очень важно осознать, что мы можем воспользоваться помощью, когда нам это необходимо. Мы не можем все делать самостоятельно.

    Иногда делегирование своей задачи тому, кто может сделать ее лучше, приносит блестящие результаты. Например, высвобождает дополнительное время для важнейших на данный момент дел. Кстати, во многих ситуациях ваши друзья могут помочь вам выполнить ту или иную задачу куда продуктивнее, даже если они не очень разбираются в вашей работе.

    4. Душите в себе перфекциониста

    В ходе исследования продуктивности, мы обнаружили, что перфекционизм очень мешал преподавателям. Чем более преподаватель был склонен к перфекционизму, тем менее продуктивной была его работа. Такой вывод был сделан доктором Саймоном Шерри, доктором наук и преподавателем психологии в университете Далхаузи.

    В журнале University Affairs описано его исследование перфекционизма и продуктивности. Доктор Шерри обнаружил четкую взаимосвязь между повышенным перфекционизмом и пониженной продуктивностью.

    Вот некоторые проблемы, связанные с перфекционизмом:

    • Количество времени, потраченного на задачу, у таких людей в разы больше.
    • Такие люди склонны откладывать важные решения и ждут подходящего момента. К сожалению, когда ты понимаешь — наступил подходящий момент, чаще всего этот момент уже упущен.
    • Зачастую такие люди не способны увидеть всей широты картины, так как сосредоточены на мелочах.

    5. Прекратите выполнять повторяющиеся задачи и придумайте, как их автоматизировать

    Согласно исследованию, проведенному компанией Tethys Solutions, команда из пяти человек, тративших 3 %, 20 %, 25 %, 30 % и 70 % своего времени на повторяющиеся задачи, через два месяца повышения продуктивности научились сокращать это время до 3 %, 10 %, 15 %, 15 % и 10 % соответственно.

    Неделю назад я потратила пятнадцать минут на написание элементарной программы на Python. Задача состояла в том, чтоб сгенерировать контент из источника, который находился на API Твиттера с помощью Руби бота. Затем с помощью Hootsuite мне нужно было запланировать время постинга этого контента.

    Раньше результат такой задачи занял бы у меня весь день, теперь он занимает не более пяти минут.

    С тех пор каждый раз, когда мне приходится выполнять повторяющиеся задачи (более пяти раз), я спрашиваю себя: нет ли такой программы, которая могла бы делать это за меня.

    Обычно мы выполняем все задачи вручную, потому что так проще и не требует углубленного изучения новых механизмов.

    Вполне реально промодерировать тридцать картинок в Инстаграме для вашей юзер-генерируемой кампании. Тем не менее, если эта цифра вырастает до тридцать тысяч фото и видео с разных платформ, вам понадобится хорошая система управления цифровыми ресурсами.

    Мы в Filemobile помогаем людям решить проблему управления куда большими объемами данных. Так же, как и в менеджменте мультимедийной рекламы, вы можете купить программное обеспечение, которое поможет решить проблемы, связанные с интернет проектами.

    Если вы не можете найти автоматическое решение вашей проблемы, наймите эксперта, который вам поможет. Всегда помните: чтобы заработать денег, вам сперва придется их потратить.

    Совет маркетологам: поглядывайте в GitHub и Google app script library. В большинстве случаев вы найдете здесь готовые решения вашей проблемы, не требующие обширных знаний в программировании.

    6. Прекратите предполагать и начните подкреплять свои решения фактами

    Раз уж мы научились оптимизировать положение веб-сайтов в поисковых системах, то оптимизировать собственную жизнь для активного роста и достижения максимального потенциала — наша святая обязанность.

    В мире так много разнообразных исследований, отвечающих на всевозможные вопросы, которые возникают у людей любой профессии.

    К примеру, вы знаете о существовании научного эксперимента, подтверждающего, что большинство людей работают наименее сосредоточенно с 12:00 до 16:00? Этот эксперимент был проведен доцентом психологии государственного университета Пенсильвании Робертом Матчоком.

    Даже если вам не удается найти необходимую информацию, иногда можно осуществить собственное исследование, которое не займет много времени.

    Никогда не останавливайтесь на достигнутом, постоянно спрашивайте себя: Могу ли я сделать лучше? Что мне для этого нужно?

    7. Прекратите работать и позвольте себе просто ничего не делать

    Большинство людей не осознают, что концентрируясь на чем-то одном и долгое время, они помещают себя в изолированную от внешнего мира коробку.

    Важно уметь абстрагироваться от рабочего процесса и время от времени посвящать себе немного свободного времени. Согласно статье The power of lonely, опубликованной в Бостон Глоуб, время, проведенное наедине с самим собой, хорошо сказывается как на умственной деятельности, так и на духовной.

    Очень важно находить для себя время на размышления. Нередко мы находим подходящие решения, когда вовсе не ищем их.

    Предупрежу сразу: стать более продуктивным за один день не получится. Как и все в нашей жизни, это требует усилий.

    Не надейтесь на изменения, если вы просто сидите и ждете, что они произойдут сами собой.

    Нужно стремиться узнать как можно больше о нашем теле и возможностях, чтобы оптимизировать расход энергии и жить успешно.

    Саморазвитие#перевод#Приоритеты#Продуктивность

    Интересные комментарии

      Константин
      3 года
      Вероника, спасибо большое за перевод. Очень полезная статья. Особенно зацепили пункты про Парето, задушенного перфекциониста и автоматизацию. Действительно, мы часто тратим время — не то, чтобы впустую, я не о прокрастинации — на то, что кажется нам важным, но таковым не является. Перфекционист... Как его душить-то? Если с детства учили, что нужно все делать хорошо, а лучше идеально. Автоматизация — да, я тут вот тоже подумываю, не написать ли под свои конкретные нужды автоматизацию домашней бухгалтерии. Так что навели на разные мысли, Вероника, спасибо! Переводите еще!
      Valentinas
      3 года
      Константин, Вы такой же, как и я. Еще до недовнего времени даже написать простое «Спасибо» в ответ на оказанную услугу было для меня задачей, которую я по несколько раз откладывал, поскольку хотелось как-то вот так по особенному поблагодарить, с каким-нибудь приятным и умным комментарием. Что уже говорить об «идеальных» рассылках — я их вылизываю до тех пор, пока они уже становятся неактуальны. Выбираюсь я из этого, говоря себе, что письмо, которое я отправлю, будет прочитано (скорее всего даже не до конца) и забыто, так что нет смысла создавать шедевры.
      Антон
      3 года
      хорошая статья, спасибо за перевод! объясните мне только смысл абзаца «Еще один отличный способ избежать бесполезной для себя деятельности заключается в 20-ти секундном правиле: подумайте на 20 секунд дольше о той деятельности, за которую вам не стоит браться.»Снизьте время самоактивации для тех навыков, которые вы хотите приобрести, тем самым повышая это время для тех навыков, которых вы пытаетесь избежать. Снижая или даже совсем устраняя время самоактивации на полезную деятельность, мы улучшаем свои способности запускать позитивные изменения в своей жизни».» — смысл его ускользает от моего мозга. Вероятно, причина кроется в переводе.
      Вероника
      3 года
      Здесь речь о приоритезации вещей и дел. Нужно крепко подумать, можно и дольше 20 секунд (в данном случае речь о каждодневных задачах), и принять решение какая из видов деятельности на сегодня принесёт вам наибольший выхлоп, наибольшую пользу и выгоду. И не раздумывая и не тратя время на кофе, инстаграм или что то ещё, немедленно поступать к реализации — это и есть время самоактивации. Таким образом, вам удастся приучить себя не тянуть с самыми важными делами. А уж прокрастинация настигнет вас в любом случае, но лучше уж на менее важных задачах.
      Наталья
      3 года
      Спасибо за статью!!!Как полезно себя оптимизировать!
      Katya
      3 года
      Отличная статья! Признавать свою неэффективность — тяжело, но необходимо для изменений.
      Александр
      3 года
      Статья хорошая. Ее стоит прочитать хотя бы ради фразы: «Недосып по 1 часу в течение недели приводит к состоянию, эквивалентному средней степени алкогольного опьянения». Я порой засиживаюсь по ночам, и ставлю будильник из расчета 5 часов сна. Потом весь день пьешь кофе... Понимаю, что неэффективно, что надо бы раньше ложится. Но вот такое сравнение — с алкогольным опьянением (я давно и слабоалкогольных напитков не употребляю, не то что сильно — как раз из-за того, что состояние опьянения не нравится) -х ороший стимул пораньше ложится спать