8 февраля 2019

Как спланировать свой день и успевать не менее 80 % от задуманного

11787 просмотров

Дарья Игнатович
Тренер и консультант по личной продуктивности. Автор онлайн-курса «Формула времени» и онлайн-игры «Удвой свою продуктивность». Опыт работы в роли HR в крупных IT-компаниях (Wrike, Playrix, Яндекс). Уверена, что можно успевать всё — работать и получать результаты, жить, развиваться и отдыхать.
  • how2plan.ru
  • vk.com/dariaignatovich
  • Наверняка вам знакомо чувство вины и сожаления, когда вы не успеваете выполнить все задуманное, и ваши планы так и остаются только на бумаге.

    Сама я не раз пробовала составлять расписание и строго ему следовать. О своих предыдущих попытках планирования я писала здесь, здесь и здесь.

    Каждый раз это был новый виток, который позволял мне внедрить полезные привычки, привыкнуть к планированию и перестать воспринимать его как набор ограничений, с которыми нужно считаться. Ведь по большому счету самоорганизация нужна не только ради результатов.

    Я любитель систем. Мне нравится внедрять сразу несколько элементов, чтобы все вместе они работали как надо. Например, если это тайм-менеджмент, я использую стратегическое планирование и схемы, которые можно применять не только в работе, но и к разным сторонам жизни.

    Однажды я поняла, что основная причина того, что мои планы остаются на бумаге – это нарушение своих ежедневных обещаний. Даже когда прекрасно знаешь, к чему стремиться, и у тебя нет проблемы выбора.

    Лучший планировщик на неделю и на день, который мне попадался – американский ежедневник Full Focus от Майкла Хайятта. С ним моя жизнь была вполне удачной, но затем мне захотелось переделать его под себя, причем кардинально.

    Тогда я задумалась, что же важно для меня в планировании на день? Ответы получились такими:

    Лучшим решением для меня оказался самый простой инструмент – лист белой бумаги. Именно с него теперь начинается мой день.

    Планирование «больших камней»

    В основу моего метода легла идея Стивена Кови о «больших камнях». Представьте, что у вас есть две банки, в которые нужно поместить набор больших камней, много гальки и песка. Если положить сначала песок, он спрессуется, а галька ляжет сверху. И крупные камни вряд ли войдут, так как все пространство банки уже будет заполнено.

    Если вы сначала положите камни, потом засыплете гальку и песок, то все поместится, как на этой картинке. В тот же самый объем вы сможете вместить гораздо больше!

    Это базовый принцип, по которому можно планировать дела как на день, так и на неделю.

    • «Большие камни» – задачи, выполнение которых приведет вас к лучшему будущему. Однако приступать к ним их порой совсем не хочется, поэтому мы чувствуем внутреннее сопротивление, самосаботаж, прокрастинацию.

    На камни приходятся высокие затраты энергии, но и отдача соответствует. Завершая большие дела, вы испытываете эмоции в духе: «Победа, ура! Я молодец, я все могу!».

    В моем случае большие дела это – написание постов, проведение вебинаров и живых эфиров, новые способы продвижения проекта, внедрение технических решений. Иногда – важная книга, курс или срочная задача.

    • «Галька» – понятные задачи. Они важны, но не сильно продвигают нас вперед, зато занимают время. При равных условиях вы всегда выберете «гальку» – ей проще заниматься, и затраты на нее средние. Однако выполняя эти дела с утра до вечера, вы сильно устаете. Общее у этих задач то, что они понятны, поставлены на поток и не требуют сверхусилий.

    В моем случае «галька» – это встречи, звонки, проверка заданий курса, написание уроков.

    • «Песок» – дела самого мелкого калибра. Например, ответить на сообщение, отреагировать на обновление, сделать какой-то звонок, заказать вещи онлайн. Энергии на такие дела тратится очень мало.

    Мой шаблон Листа на день выглядит так

    Заполнять свой To Do List я предпочитаю от руки.

    Пример одного из моих ежедневных планнеров:

    Как я пользуюсь своим Листом на день

    1. В начале недели записываю большим списком все задачи, что предстоят на этой неделе. Если некоторые привязаны по времени, я вношу их в соответствующий лист.
      Всего у меня листов пять на каждый будний день.
    2. Вечером, после завершения всех задач, я от руки заполняю лист на следующий день.
    3. Распределяю предстоящие дела на три группы: «камни», «галька» и «песок». Затем заполняю остальные графы, в зависимости от контекста дня.
    4. Проделываю упражнение «мой день» и представляю, в какой части дня я могу выполнить те или иные дела.  
      Особенно это касается задач, которые не привязаны ко времени – выше риск, что они не будут сделаны.
      Эта практика помогает увидеть, нет ли проблемы между ожиданием и реальностью, не планирую ли я невозможного.
    5. Утром беру заполненный лист и продумываю порядок действий. Это совсем несложно, когда вы уже проснулись, наметили основные дела и, прежде чем к ним приступить, хотите распределить – что и когда будет сделано.

    Почему Лист удобен и работает в моем случае?

    • Можно придумывать свои разделы, если какие-то из имеющихся потеряли актуальность.
    • Легко подводить итоги – когда смотришь на лист в конце дня, многое становится понятным.
    • Просто оценить, какие привычки преобладают и тормозят. Например, привычка делать  «гальку», брать в три раза больше ежедневных задач, чем в силах выполнить, ставить нереалистичные ожидания на день вроде «создать сайт».
    • Лист заполняется наглядно, хочется завершить как можно больше пунктов. При этом он не становится исчирканным списком, а просто заполняется аккуратными квадратами.

    Мне в этом помогает хронометр, который я веду больше года и прекрасно осознаю, на что уходит время и сколько займет то или иное дело. Хотя порой все равно ошибаюсь в прогнозах, чаще в большую сторону. Поэтому какое-то дело может занять больше отведенного на него времени. Например, на создание этой статьи я запланировала час, но при написании поняла – мне потребуется больше.

    Как сделать так, чтобы план заработал

    • Упрощать формулировки и следить, чтобы не было задач, занимающих больше часа.
    • Делать хотя бы один шаг в намеченной задаче, это все равно продвижение. Например, почитать десять минут вместо получаса. Писать тридцать минут, а не час, и так далее.

    Что делать, если не удается выполнить даже половину задуманного, несмотря на все планы и расписания? Все просто – взять чистый лист и с предвкушением нового дня заполнить очередную страницу :)

     

    Саморазвитие#Инструменты#Планирование