14 февраля 2017

Повышаем продуктивность, отсекая лишнее, или 13 способов работы с пожирателями времени

Елена Клишина
Бизнес-тренер, эксперт в менеджменте, коммуникациях, деловой и личной эффективности. Предприниматель, создатель проекта easy-steps.ru. Практик с многолетним опытом работы в российских и западных компаниях. Любимое дело — помогать людям жить талантливо, успевать главное, оставаясь в балансе с самим собой и окружающим миром.
  • easy-steps.ru
  • vk.com/pifiya
  • Главная беда нашего времени — распыление внимания. Лавина информации обрушивается на наши бедные головы и требуется навык, чтобы не захлебнуться в этом информационном потоке.

    А технологии, призванные сделать нашу жизнь проще и комфортней, постепенно овладели нашим вниманием и практически установили над нами тотальное господство.

    Давайте представим день обычного менеджера. Как проходит этот день?

    Вы садитесь написать важный отчет, в этот момент — «дзынь» — всплывает напоминание о почте. Ага, письмо от босса с очередным поручением, которое надо сделать «вчера», вы отвлекаетесь от своей задачи и намереваетесь немедленно выполнить распоряжение начальника. Но тут коллега, с которым вы делите офис, задает какой-нибудь вопрос, совершенно не относящийся к делу: например, по поводу нашумевшей кинопремьеры. Несколько минут вы поддерживаете светскую беседу, но только вы собираетесь засесть за отчет, как — «дзынь» — на телефон приходит оповещение, что ваш онлайн-френд прокомментировал ваш пост. Вы открываете фейсбук, чтоб прочесть комментарий, зависаете во френдленте еще на полчаса, ставя лайки новым фоткам друзей. Тем временем близится обеденный перерыв. Вы обедаете, после снова садитесь за отчет и — о, черт! — вспоминаете, что еще не выполнили поручение босса из письма, а еще надо позвонить родителям, записаться к врачу и вообще... Так проходит целый день. А по итогам: ни-че-го не сделано. Бесконечные отвлечения рождают стойкое ощущение бездарно потраченного времени.

    По статистике, среднего менеджера отвлекают каждые 8 минут. Предположим, каждое отвлечение — в лучшем случае 3 минуты. Это уже 3 часа в восьмичасовом рабочем дне. А еще не забывайте, что нам требуется порядка 10-20 минут на раскачку, чтобы выйти на прежний уровень продуктивности, который был, до того, как нас прервали. Получаются страшные цифры. Когда же работать?

    Вот здесь кроются причины наших переработок и неудовлетворенности. Процессор перегружен, мы не успеваем обрабатывать информацию, постепенно нарастает непонимание, раздражение и стресс. Бесконечно хочется нажать «reset» и сделать перезагрузку.

    Я задалась этим вопросом лет 13 назад, в пору работы менеджером в крупнейшем российском банке. И когда мои обычные задержки на работе стали составлять 4-5 часов ежедневно, а лицо приобрело устойчивый зеленоватый оттенок, тогда я в первый раз решила: «Так больше жить нельзя».

    Модные в то время веяния в виде тайм-менеджмента были очень актуальны. Пройдя несколько тренингов и прочитав уйму книг, я основательно взялась за свою жизнь, и мне удалось снизить количество задержек и значительно повысить продуктивность. Все сильнее увлекаясь разными методиками в области эффективности, управления энергией и целеполагания, я выработала свою собственную систему работы с пожирателями времени. Я далеко не робот и живу в комфортном для меня ритме, обожаю новые гаджеты и активно их использую, но иногда провожу «чистку», ужесточаю меры, чтобы не распыляться.

    Я хочу поделиться несколькими основными способами работы с отвлечениями, которые помогают мне и моим клиентам быть продуктивнее. Возможно, некоторые мои рекомендации могут показаться чрезмерно жесткими. Вместе с тем, я убеждена, что иначе невозможно: либо ТЫ жесток к пожирателям времени, либо ОНИ — к тебе :)

    Не все рецепты будут приемлемы для вас, но какой-то набор инструментов и хаков в сфере продуктивности, управления временем и энергией вы, надеюсь, сможете применить. Здесь я собрала и свои находки, и проверенные на практике рекомендации экспертов по продуктивности. А если вы добавите свои рецепты, я буду очень рада!

    Ну что, поехали.

    Начну с рекомендаций для таких инфоманьяков, как я :) Давайте вернемся к той стопке непрочитанных книг, папке купленных, но непройденных электронных курсов на компьютере и закладок в сети с непрочтенными статьями, до которых никак не доходят руки.

    Во первых, все эти «непрочитанные» вещи, как и все незавершенные дела, сосут из нас энергию и только способствуют росту неудовлетворенности, поэтому, выход один — брать быка за рога, фильтровать всю входящую информацию и работать с отвлечениями.

    Итак, как не утонуть в информации:

    Сядьте на низкоинформационную диету

    Впервые раз я услышала эту фразу от Тимоти Ферриса и она мне очень помогла. Начните хотя бы с правила «никакого интернета после шести». Снизьте количество информации в вашей жизни. И проверяйте любую входящую информацию на предмет нужности и своевременности. Станьте стражем вашего мозга. А для этого:

    Установите фильтры

    Любая информация, которую мне хочется проглотить, проходит проверку стоп-вопросом: «Как это пригодится мне в ближайшее время?» И если ответ отрицательный, я откладываю чтение до момента надобности. Например, дополнительную по теме предстоящего тренинга я читаю непосредственно перед тренингом, чтобы она была актуальна.

    Ограничьте количество новостей в жизни

    Ничего важного вы не пропустите, уверяю. Все самое важное вам обязательно расскажут. Я читаю заголовки в новостной ленте в интернете и если что-то мне особенно интересно, захожу и трачу на это не более двух минут в день.

    Откажитесь от телевизора или ограничьте время на него

    Вся телеиндустрия заточена на то, чтобы удерживать вас у телеэкранов. Таким образом, они реализуют свои цели, а вы — нет. Вы просто тратите время своей жизни. Другой вопрос, если телевизор помогает вам расслабиться, но для этого достаточно получаса-часа в день.

    Еще немного цифр. По статистике, россияне тратят на телевизор порядка 3-6 часов в день, это 45-90 дней в году. Три месяца жизни! Вы только представьте, как бы изменилась ваша жизнь, если бы вы потратили это время на улучшение ее качества! Хотя, я почему-то уверена, что среди наших читателей мало любителей посидеть перед телевизором :)

    Абсолютно то же самое касается соцсетей

    Многие мои друзья и коллеги уже много лет не смотрят телевизор, но благополучно заменяют его болтовней в соцсетях и сами не замечают, какое колоссальное количество времени тратят впустую. У большинства участников наших курсов и тренингов, основной поглотитель времени — социальные сети.

    Ограничьте свое пребывание там или используйте их более функционально. Моя новостная лента настроена так, что я читаю только анонсы по интересным мне темам и новости интересных мне людей.

    В своей книге «Сомнение» Слава Баранский хорошо описывает этот современный синдром и вообще предлагает тотальный отказ от друзей в фейсбуке, например. По мне, это чересчур, так как теряется смысл социальной сети, но что-то в этом, определенно, есть.

    Используйте правило «50 на 10».

    То есть 50 минут продуктивной работы без отвлечений и 10 минут вознаграждения в социальных сетях в виде блуждания по френдленте и раздачи лайков :) У меня такой ритуал на ночь, я открываю инстаграмм, пролистываю его за две минуты и сладко засыпаю.

    Раз в неделю делаем полный отказ от гаджетов.

    Никаких телефонов, айпадов, ноутбуков и даже книг. От-дох-ните! Сконцентрируйтесь на мире вокруг, на зелени листьев, голосах друзей, музыке, ощущениях тела. Хватит жить в вымышленном мире!

    Меня удивляет, когда я вижу бесконечные посты и фотографии в фейсбуке о хронологии ежедневных действий знакомых и коллег и возникает вопрос, а когда они успевают жить и успевают ли, если вся жизнь происходит через призму инстаграмма и фейсбука? Сколько драгоценного времени уходит на то, чтобы сфотографировать и запостить, вместо того, чтобы продышать и прочувствовать жизнь.

    Я как никто понимаю, что социальные сети — прекрасный инструмен, помогающий найти единомышленников, поделиться важным с миром, пообщаться с интересными тебе людьми, не говоря уже о возможностях маркетинга и продвижения идей. Но, пожалуйста, лимитируйте это время, иначе очень скоро от вас ничего не останется. Здесь очень важно соблюсти тонкую грань между реальной и виртуальной жизнью, не впасть в зависимость от внешних факторов, а осознанно проживать свою жизнь.

    Едем дальше.

    Освобождайте свой мозг

    Постоянно сбрасывайте всю информацию в одно место, это может быть список в ежедневнике, на планшете или компьютере, желательно, чтобы носитель информации был один. И ежедневно разбирайте свой единый список и структурируйте информацию. Главное, не пытайтесь удержать весь хаос идей, мыслей и дел в голове. Нажимайте кнопку «сброс». Чтобы структурировать хаос, я использую интеллект-карты.

    Медитируйте, расслабляйтесь, занимайтесь фрирайтингом, только не держите все в оперативной памяти, если не хотите «зависнуть».

    Это особенно важно, если вам нужно принять качественное решение, нагенерить идей. Здесь вы должны оставить все заботы позади и освободить голову, полную стереотипов, для новых идей и свежих решений. А для этого просто запишите все хаотические мысли на бумагу, опустошите ваш драгоценный сосуд и — вперед, к новым идеям!

    Не бойтесь списков

    Это не западня, как думают иррационалы — это свобода, свобода вашего разума думать о том, что действительно важно, а не застревать в ворохе пролетающих идей и мыслей.

    Разберитесь с телефоном

    Мы и не заметили, как стали рабами наших гаджетов. Один телефонный звонок может разрушить наши грандиозные планы. А ведь ни-че-го не случится, если вы ответите не сразу, а чуть-чуть позже. Только, если вы не сотрудник МЧС и скорой помощи. Для меня это понимание пришло во время тренингов. Когда я веду тренинг, естественно, что я недоступна по телефону, но я всегда перезваниваю в перерывах, в конце дня или через день, в зависимости от актуальности.

    Когда я поняла, что мир не рушится, если я не перезваниваю сию минуту, я стала применять эти же навыки и в обычной жизни и частенько ставлю телефон на беззвучный режим, когда решаю серьезные задачи и перезваниваю, когда могу. Причем, я коплю звонки и потом отвечаю на все сразу. Значительная экономия времени. Здесь я полностью согласна с Дэном Кеннеди, который сказал об этом в свойственной ему манере:

    В жизни нет ничего такого, что нельзя отложить на часок. Или на пару часов. У всех своя специфика, но никто не должен быть всегда доступным для входящих звонков. Это все равно что ходить с табличкой „Пни меня“ на спине. Если вы принимается все входящие звонки, значит, постоянно прерываете работу над задачей известной вам важности в пользу вопроса или лица неизвестной важности. Вы отдаете контроль над своим временем неизвестному. И это будет выматывает вас, но вы так и не будете успевать главное.

    Постепенно вы приучите своих клиентов, друзей и близких уважать время и начнете уважать его сами.

    Снизьте, наконец, количество проверок электронной почты

    Так же, как телефон и соцсети, электронная почта стала настоящим хронофагом, который бесконечно пожирает ваше время. А все потому, что мы считаем, что должны мгновенно реагировать на каждое прилетающее письмо. Помните, мы должны действовать не реактивно, а проактивно, управлять самому. Абсолютно не обязательно смотреть только что пришедшее письмо. Гораздо эффективнее выделить несколько временнЫх блоков для проверки почты. Нет ничего такого сверхсрочного, на что вы не можете взять небольшой тайм-аут.

    На тренингах всегда видно: чем выше уровень руководителя, тем меньше он отвлекается на телефон и почту, а часто не отвлекается вообще, так как умеет расставлять приоритеты и концентрироваться. А если участник постоянно на телефоне, то это сразу показатель, что человек не умеет организовать свое время. Как правило, так ведут себя начинающие сотрудники, который служат всем, но только не себе. Телефон часто нужен для ощущения собственной востребованности, хотя это мнимая нужность и показатель того, что мы не в состоянии организовать свое пространство.

    Отключите push-up уведомления и оповещения

    Проверяйте почту и френдленту тогда, когда вы действительно этого хотите, а не тогда, когда хотят этого от вас.

    И самое важное, научитесь вежливо говорить «нет» ненужным делам и людям

    Вы наверняка замечали, как много времени и энергии уходит на пустые разговоры и занятия. А мы не можем найти правильных слов, чтобы вежливо отказать человеку или дать понять, что мы заняты. Хорошая новость состоит в том, что умение говорить «нет» — это навык, и ему можно и нужно учиться. В тренингах по коммуникациям — это самый частый запрос участников. Как это делать, я обязательно напишу в отдельной статье.

    Будьте в меру жесткими, не идите на поводу у информации и отвлечений. Мы живем в информационном веке, так надо использовать информацию и технологии себе во благо, а не становиться их рабами.

    Сегодня мы прекрасно видим, как легко управлять нами через информационные потоки. Не будьте рабами, распоряжайтесь своей жизнью сами. Фильтруйте, блокируйте, отказывайте. Это ваша жизнь, ваше настроение, ваша территория.

    Успехов вам!

    Медиа#Инструменты#Медиа#Технологии

    Интересные комментарии

      sakura_ga_saku
      4 года

      Полезно! спасибо!

      Diana Phoenix
      4 года

      Огромное спасибо! Многое беру на заметку и буду потихоньку реализовывать!
      Правда не сказали что делать с коллегами и их нашумевшими кинопремьерами :)... ну или в моем случае с родственниками, которые постоянно тыркают то стирку поставить, то в магазин сходить, то еще что-то...

      Halfgrosser
      4 года

      Годно, спасибо

      Евгения Задруцкая
      4 года

      Спасибо за статью! Как раз размышляла об этой стороне жизни и думала, как ее упорядочить.
      Советы пригодятся!

      Elena Klishina
      4 года

      Друзья, спасибо! Рада, что статья оказалась полезной! По поводу коллег и кинопремьер — обязательно напишу отдельно, как правильно отказывать и, при этом, сохранять отношения.

      Велислава Виноградова
      3 года
      Елена, спасибо огромное! Сейчас для меня это очень актуальная информация. Вчера я приняла решение отказаться от социальных сетей. Было непросто. Это правда. Было непросто отказаться от привычного бесполезного новостного потока. Непросто нажать кнопку «Удалить аккаунт» Facebook. Потому что соблазн жестокий. Жесткой фильтрации поддалась rss-подписка, из которой были вычеркнуты «лайфхаки» и их 115 способов чего-то там опять сделать, adme с познавательно-развлекательным, но не несущим особой пользы (увы) контентом. И подобные им. Остался любимый ain.ua, interesno.co, несколько новостных лент, еще что-то, что касается и-нет-маркетинга.Позже, уверенна, добавится и другие ресурсы, целевые ресурсы.Информацию надо уметь фильтровать и выделять для ее поглощения время, но не допускать, чтобы информация поглотила вас. Еще пару слов о ФБ  Меня, пожалуй, доконало то, что на НГ праздники двое суток лента была наполнена ёлками и козами. Вот так вот внезапно начался мой 2015 год.
      Анна
      3 года

      Спасибо большое! Полезно! Кстати, о беззвучном режиме: у меня компьютер без звука, я его принципиально включаю только тогда, когда отдыхаю: смотрю кино, например. На телефонные звонки отвечаю всегда: мне никто не звонит, когда я не нужна, тем более по мобильнику. В социальной сети (вконтакте) давно уже только фильмы смотрю и музыку слушаю, но все равно хочу вот отказаться летом. Как раз группа моя любимая выпустится, я им буду уже не нужна и выйду.

      Максим Дранко
      1 год

      Лена, привет. :)

      А как смотришь на такую постановку вопроса. ТВ и FB сами по себе не зло. Демонизировать их - одна сторона медали. Вопрос более глубокого порядка: а что делать с высвободившимся временем?

      Очистив жизнь от пресловутых хронофагов человек получает более сложный вопрос: "А что дальше?". Куда и на что расходовать появившееся свободное время.

      Озадачившись этим вопросом для своей практики понял очевидную и даже банальную мысли: нет идеальных советов по организации времени. Но изучать стоит разные системы, чтобы составить свою. Все чаще вижу как народ компилирует разные подходы. У Армена вот связка Автофокуса и Bullet Journal. Универсальна ли она? Нет. Стоит ли внимания? Безусловно, да.

      Но разбираться стоит сначала с корневым вопросом: "Для чего тебе это время?". И каким образом человек может решить эту задачу без коучей, тренеров и прочих "хелперов"?