15 ноября 2013

I have a dream… Продолжение

Дмитрий Кузин
Предприниматель из Нижнего Новгорода. Владелец «Мастерской идей Дмитрия Кузина». Совладелец «Кофехостела». Убежден, что бизнес, построенный на хорошем продукте и с развивающейся сервисной составляющей, — наиболее устойчивая модель развития.
  • coffeehostel.ru
  • Весной я написал для журнала «Жить интересно!» статью I have a dream. Говорят, «если мечта не сбывается — значит это просто мечта». Отчитываюсь: мечта сбылась. Она превратилась в цель. Цель была переложена в проект. А проект — реализовался.

    Представь себе, дорогой читатель: в любой момент времени перед тобой стоят как минимум 150 задач. И они требуют, чтобы ты ими занялся. Некоторые задачи еще молчат. Это задачи не срочные и не важные. Некоторые начинают беспокойно подергиваться. Это задачи, которые скоро станут срочными. Есть задачи, которые нашептывают что-то. Это важные задачи. А есть те, которые во всю глотку вопят: «Займись мной немедленно!» Это те, которые уже перезрели. А еще есть задачи, которые молчат в любой момент времени, но являются критически важными для вашего развития. И вот все они подергиваются, шепчут, вопят и молчат в одной многострадальной голове и не дают заняться одной-единственной задачей, которая предназначена именно для этого, настоящего момента.

    Для многих уже ясно, что задачи необходимо выгрузить из головы, иначе они отнимают всю психическую энергию, не дают продвинуться вперед, сосредоточиться на главном. А как понять, что является главным именно сейчас? Это еще одна задача. И она также требует решения.

    Кто как выходит из положения? Кто-то пользуется классическим ежедневником плюс тетрадью. Кто-то создает более сложную структуру. Кто-то пользуется приложениями в своем смартфоне. И, наверняка, у каждого есть удобная именно ему система.

    Я же хочу предложить свою систему. Да, еще одну. Да, в бумажной форме. Да, это ежедневник. Но — необычный ежедневник. Такого вы еще не видели. Мы его разработали совместно с David Seah, американским дизайнером и адептом управления задачами. Дэйв разработал свои формы для работы с задачами. Одну из них мы и заложили в основу системы.

    Работа с Дэйвом над ежедневником — это отдельная, почти анекдотическая история. Порекомендовал мне к нему обратиться Валентин Перция, который давно и с удовольствием пользуется формами Дэйва. Когда Валентин прочитал мою предыдущую статью в «Жить интересно!», он и порекомендовал мне его. Я обратился... А надо сказать, что английского языка я не знаю. И переписка наша на первых порах была весьма смешным переводом русского текста через googletranslate. Но когда у человека есть мечта, а второй человек поддерживает ее и очень хочет помочь реализовать, преград не существует. Даже языковых. Даже если формулировать приходится техническое задание на разработку. Частично мы переписывались, Дэйв уточнял... Если я чего-то не мог сформулировать словами, я рисовал, и отправлял Дэйву фотографию рисунка. И... все получилось.

    Дэйв даже предложил впоследствии опубликовать нашу переписку в его блоге, чтобы читатели вместе с нами посмеялись над целеустремленным Uglish (так я в первом же письме обозначил свой английский) from Russian-creasyman.

    Из чего я исходил, когда формулировал задачи для Дэйва и свое видение ежедневника?

    Принцип 1

    Разгрузи голову

    Моя голова не должна служить хранилищем задач. Во-первых, самый острый ум сделает это хуже самого тупого карандаша. Во-вторых, это отнимает психическую энергию.

    Принцип 2

    Приоритеты и поток задач

    Одни задачи необходимо выполнить прямо сегодня, а другие можно закинуть в поток задач, откуда потом вылавливать их по одной по мере необходимости.

    Принцип 3

    Спринт и отдых

    Наша физиология подразумевает наличие циклов работы и покоя (или приливов и отливов). Наш сон проходит через циклы глубокого и поверхностного сна. Пульсирует сердце. Наши легкие вдыхают и выдыхают. В работе тоже стоит руководствоваться ритмом смены циклов.

    В этом нам помогает интеграция работы и отдыха. Переключения с одного занятия на другое. Встряска в течение дня.

    Принцип 4

    Порядок выполнения работы

    Разные типы задач потребляют разное количество энергии. Если мы совместим наиболее энергозатратные задачи с временем суток, когда именно у нас больше всего энергии, мы с большей вероятностью реализуем их. Остальные задачи можно «разложить» по времени дня так, как удобно нам.

    Принцип 5

    Процедуры

    Выполнению задач помогает дисциплина. Дело в том, что мозг постоянно ищет способы сбережения энергии. Так поможем ему в этом! Заведите распорядок дня, чтобы он «знал», что в этот час он будет выполнять определенные задачи, а в другой час — совсем другие. Ему станет спокойнее. Возникнет взаимопонимание. И привычка. Очень эффективная.

    Принцип 6

    Дозирование

    Переключение контекста съедает много психической энергии. Поэтому многие эксперты рекомендуют выполнять определенные задачи «па-кетами», не переключаясь на них постоянно. Это относится к электронной почте, звонкам, оповещениям и уведомлениям.

    Принцип 7

    Концентрация и целеустремленность

    Я обнаружил, что две вещи вызывают у меня стресс:

    1. Ощущение, что я не знаю, что должен делать именно сейчас. И, следовательно, постоянные раздумья о том, что я сейчас должен делать.

    2. Возникающее в конце дня чувство, что я не выполнил все то, что хотел или что мне нужно сделать.

    Я заметил, что эти две вещи возникают тогда, когда я реагирую на задачи не проактивно, а ситуативно. Возникла задача — я бросаюсь ее делать. Или берусь за ту из них, которая перекричит остальные у меня в голове. Выход: концентрироваться на одной задаче в одну единицу времени и выполнять ее либо до конца, либо до того момента, когда понимаешь, что дальше работать над этой задачей неэффективно.

    Заложил эти принципы в основу системы — получил ежедневник.

    Как ежедневник помогает в реализации этих принципов?

    Каждый сменный блок ежедневника, рассчитанный на 90 дней, поделен на блоки. Начинается он с определения главных целей на период времени и основных проектов на него. Затем следует календарь. Потом — самый важный блок — собственно ежедневник. Каждому дню в нем посвящен отдельный разворот. Правая часть разворота просто разграфлена, чтобы вы могли на нем делать заметки, рисовать, чертить ментальные карты. Все, что придет в голову в дневном рабочем графике. Левая часть — это структура работы над задачами. Есть место для трех главных задач дня. Есть дневной график. Есть блок визуализации времени работы над той или иной задачей. Есть периоды, когда нужно «остановиться — оглядеться» и по-новому взглянуть на то, чем вы сейчас занимаетесь, а также на то, что изменилось с утренних часов. Наконец, просто для того, чтобы встать и прогуляться, переключиться с работы на отдых.

    Выполнили основное запланированное раньше времени? Поздравляю! Можете включить себе дополнительные задачи или уже отдохнуть.

    А что делать с задачами, которые возникают в течение дня, но которые не нужно выполнять прямо сейчас? Кидайте их в «Поток задач». Это отдельные развороты сразу после очередных 30- дневных разворотов. Вы записываете их туда, без разбора, без раздумий над приоритетами, просто закидываете в поток. По мере необходимости вы заглядываете в поток задач и «вылавливаете» из него задачи, которые вставите затем в свое дневное расписание.

    Вот такая сложилась система. Мне она очень удобна. Кажется, я начал избавляться от собственного раздолбайства. И успеваю гораздо больше. Попробуйте и вы.

    Например, я точно знаю теперь, что работа над этой статьей заняла у меня 48 минут. А концентрация была такой, что готовый материал практически не пришлось редактировать.

    Я рассказал не обо всех «фишках» ежедневника. Хотел бы отметить еще одну. Внутренние сменные блоки можно облачить в обложку из натуральной кожи. Это кинестетическое удовольствие. И награда себе за то, что начал пользоваться новой системой.

    А лучшей наградой разработчикам будут благодарные пользователи ежедневника и обратная связь от них. Которой я с нетерпением жду.

    Архив номеров#GTD#Инструменты#Продуктивность